Crear cotizaciones en minutos con Rental Portal

Hola, ¿Cómo andás?

¿Todo bien?

Por acá Ignacio Martínez, cofundador de Rental Portal.

Y bueno, gracias por abrir este vídeo y por tener el interés en mejorar tu empresa.

Sé que es complejo, sé que tenés muy poco tiempo y es por eso que lo voy a hacer súper breve y súper rápido.

Quiero ayudarte a que crees la primera cotización en el portal.

¿Por qué es importante crear cotizaciones en el portal y en el sistema?

Porque esto nos va a permitir alimentarlo y que puedas bloquear la disponibilidad del inventario que vas a estar utilizando.

Renta el Portal no es solo un cotizador, es un sistema que te permite bloquear el inventario, conocer la disponibilidad real de los productos que vas a estar utilizando, llevar a cabo subalquileres, gestionar los pagos, hacer el control de entradas y salidas y más.

Y para poder tener todo eso resuelto, es importante que comencemos a cotizar los eventos que tenés en curso o los próximos que se vienen.

La temporada alta siempre está muy cerca y luego cuando estamos en temporada alta es muy complejo alimentar el sistema porque no hay tiempo.

Entonces lo primero que vamos a hacer es crear una cotización.

Lo más importante que tenés que saber es que la cotización se puede crear en estado presupuestada o en estado aprobada.

Y la diferencia está en que la presupuestada todavía no me va a bloquear el stock del inventario, pero la aprobada sí me bloquea el stock del inventario cuando yo la creé.

Y también esto hace que viaje al monitor.

El monitor es esa pantalla que vas a ver dentro del sistema más adelante Que te permite controlar la entrada y la salida, es decir, hacer el chequeo.

Eso es específicamente para el equipo de bodega.

Antes de pasar a eso, primero tenemos que elegir un cliente.

Y ahí vas a poder crear un nuevo cliente.

Y solamente ingresando el nombre vas a poder tenerlo listo y ya crear al cliente.

ya con eso creo el cliente.

Y luego tengo que seleccionar la fecha de retiro y devolución.

Estas fechas son los momentos en que los productos salen y vuelven a bodega, No son las fechas del evento, son las fechas que nos van a comprobar la disponibilidad del inventario.

Entonces para eso selecciono fecha de retiro, el momento, el horario también en el que los productos salen de bodega y que vuelven a bodega.

Y ya con eso el sistema automáticamente me va a comprobar cuál es el período de uso de ese material.

Se está saliendo por tres jornadas y yo voy a poder configurar como vendedor cuál es el periodo de cobro, si quiero una jornada y media o si quiero cobrarle a mi cliente una jornada.

Y eso vas a poder definirlo por cada orden.

Y una vez que tenés esto, ya puedes comenzar a crear la orden con los productos.

Acá hay una cosa clave, es que vas a poder agregar productos de tu inventario o vas a poder crearlos rápidamente.

Entonces acá para mí lo importante es que comiences utilizando los productos que salen en el 80 de los casos.

Y para eso vamos a crear un producto rápidamente.

Ahí puedo agregar el nombre del producto y ya con esto el sistema hace una búsqueda en Google de una imagen más precisa.

Puedo cambiar la imagen, elegir otras imágenes y ya con eso tener la imagen más precisa para mi producto.

Lo luego vas a poder cargar una imagen, o en este punto también la podés cargar, pero con esto te permite reducir mucho los tiempos de cotización y de cargar la información al sistema.

Ya con eso podemos agregar una categoría.

Yo en este caso ya tengo algunas categorías creadas y la voy a buscar.

Y ya con eso queda el producto vinculado a una categoría.

Ahora tengo que elegir el formato de seguimiento.

Si quiero utilizar una etiqueta única, por cada producto por cada unidad de stock o si quiero manejar la misma etiqueta o el mismo identificador para todas las unidades.

En este caso yo como quiero trackear qué mesa fue, por ejemplo a mantenimiento o qué mesa específicamente salió del inventario para cada orden voy a trackearlas individualmente.

Entonces supongamos que tengo 50 mesas y ya con eso me va a crear un identificador único para cada una de las mesas, la mesa número 1, 2, 3 y así sucesivamente.

Le voy a poner un precio sin impuestos ya con eso puedo tener el producto creado.

De forma opcional vas a poder agregar datos de rendimiento o datos de, por ejemplo, marca, modelo, dimensiones y peso.

Ya con eso creamos el producto y ya podemos cotizar rápidamente.

¿Qué pasa si en algún caso yo solicito más inventario que tengo disponible?

Bueno, algo que está muy bueno el sistema es que te va a permitir llevar a cabo un subalquiler.

Vas a poder crear un subalquiler con un nuevo proveedor, elegir la cantidad de stock que estás subalquilando, especificar el monto que te cobra el proveedor y buscar o crear el proveedor.

Entonces resolví la escasez rápidamente, no tengo que salir a último momento a resolverla porque el sistema ya me va a dejar esto registrado y voy a poder hacerle un seguimiento efectivo.

¿Qué pasa si en tu evento cotizan por servicios y no tanto por productos?

Bueno, vas a poder agregar servicios, crear servicios simples o con estructura o agregarlos desde los servicios que ya tenés creados previamente.

Crear un servicio lo que te permite es, por ejemplo, dividir una orden en distintas secciones, por ejemplo el salón A y ahí especificar todo lo que trae este salón, especificar un precio o puedo hacer ese precio que sea la sumatoria de los productos que yo tengo dentro.

Entonces ya con eso se hace la sumatoria simple problema y puedo ofrecerle a mi cliente una cotización con un desglose de los productos por servicio o simplemente mostrando el valor del servicio y no los productos que tiene dentro, eso no te preocupes que lo vas a poder personalizar.

Luego también vamos a poder agregar conceptos personalizados por si quieres agregar algo que no sea de alquiler con un monto adicional y ya con eso vamos a poder crear la orden.

Si querés agregar traslado también lo agregas acá en donde dice envío o puedes agregarlo como un concepto personalizado y con eso ya vamos a poder crear la orden rápidamente y exportar el documento necesario.

Entonces una vez que creamos la orden ya puedo descargar el presupuesto con detalle o sin detalle.

Tenemos dos formatos de presupuesto o cotización, el que trae detalle básicamente te va a traer el detalle de los productos y precios dentro de los servicios y el que no trae detalle te va a dar solamente listado de productos sin precios o en este caso como yo lo configuré, el servicio sin los productos dentro.

con eso sí aclararte que todos estos documentos se van a poder personalizar y lo mejor de todo que tiene el sistema es que te va a generar este detalle para chequeo, que es un listado de los productos y sus alquileres sin precios específicamente para el equipo de trabajo, así no ven precios y no tenés que preocuparte por eso.

Todos estos documentos como te decía son personalizables, vas a poder tener el logo, ocultar o enseñar información, cambiarle los colores, cliqueas acá arriba en donde dice personalizar documentos y ya vas a poder elegir el documento que querés personalizar.

Podés personalizar cada uno de los documentos distintos y agregarle toda la información que desees e incluso puedes agregar información adicional a la orden como las condiciones de alquiler o cualquier otra aclaración necesaria para que el cliente la vea.

Con esto ya te estoy contemplando la gran mayoría de los casos que me preguntan.

También vas a poder agregar los datos del proyecto, acá arriba donde dice agregar proyecto vinculas la orden a un proyecto, agregas el nombre del proyecto y también la fecha y hora del evento, la fecha y hora del transporte, cualquier aclaración extra y todo esto se visualiza también en los documentos.

Y una vez que tenés la orden creada, vas a poder llevar un mejor control del margen o rentabilidad del evento sin antes enviárselo al cliente.

Es decir que esto te va a permitir poder tener una mejor visión de cuál es la rentabilidad del evento antes de cotizarlo.

Vas a cliquear acá en donde dice margen y vas a poder agregar costos vinculados a los proyectos o costos generales y con eso conocer si te va a dar ganancia o no.

Una vez que el cliente te aprueba la cotización, la pasas aprobada.

Ahí el sistema obviamente va a validar nuevamente la disponibilidad de stock y también va a viajar a lo que es el monitor de entradas y salidas, que eso lo vemos en otro vídeo.

y lo importante es que esto que hicimos ahora lo vuelvas a hacer con los otros eventos que tengas en curso y los próximos que se vienen y que así el 100% de los eventos pasen por este cotizador.

¿Por qué?

Porque esto con prueba disponibilidad bloquea el stock y ya comienza a trabajar el equipo de bodega de forma autónoma.

Nuestros clientes pasaron de cotizar de entre 30 minutos a 3, 4 minutos y eso es clave Porque con esta reducción de tiempo vas a notar muchas mejoras en la optimización de este proceso de ventas.

Y bueno, y por último, algo que es súper importante, vas a poder tener la notificación de los proveedores.

Vas a poder conocer ese material que le está solicitando un proveedor.

Por cada uno de los proveedores se genera un documento y vas a poder compartirlo con ese proveedor de forma automática, siempre y cuando hayas agregado el correo electrónico.

Entonces con eso ya te va a ayudar mucho en la comunicación con proveedores.

Vas a poder llevar la parte, los pagos de los proveedores también y también la gestión de pagos de los clientes.

Ya con esto si tenés alguna duda sobre la cotización u otra parte del sistema, puedes hablar con Astra que es nuestro asistente con IA, clickeas ahí el botón de la estrellita y le puedes consultar cualquier cosa que está actualizada con nuestra base de conocimientos.

Entonces eso te permite recibir respuestas 24 7 y si no también en el WhatsApp que ya te estuvimos mandando mensajes, me puedes escribir que yo te voy a estar atendiendo.

y por otro lado aclararte que este portal no crece sin tu ayuda y es por eso que dentro del sistema vas a poder reportar errores en todo momento y también vas a poder proponer ideas para que de esa manera podamos construir el mejor sistema que resuelva todas las necesidades y así hacer de renta el portal un sistema más inteligente para que te ayude en el día a día.

Espero que este vídeo te haya servido, si tienes alguna duda ya sabes los puntos de contacto y cualquier otra cosa estoy acá para ayudarte.