Formación interna de gestión notarial en Nexus y Notin - Alta de clientes, creación de asuntos y escrituras

lo primero que empiezo explicando es que Notin, lo que es Notin, se compone de tres programas, que son estos tres programas de aquí.

El Notin, que es nuestro programa de gestión, aunque es un programa que actualmente funciona y que cada vez lo estamos derivando todo más al Nexus.

Actualmente el Notin lo usaremos solamente para el tema de la facturación y para el índice.

Luego en el programa de gestión de Nexus, es nuestro programa de gestión de la notaría, en la cual nos vamos a encontrar con el apartado de clientes, con el apartado de escritura, libro indicador y es donde vamos a poder ver toda nuestra relación de la notaría.

Luego tenemos el Word, en el que trabajaremos la escritura y tenemos que saber que dentro del Word se encuentra una herramienta de trabajo que se llama el Kubo.

Lo vamos a ir viendo y desglosando poco a poco.

Y también nos encontramos con otras dos aplicaciones que hablaremos de ellas otro día, que son la notaría virtual y es el NEMO, la notaría virtual, por donde podremos ver el apartado de la agenda y una serie de cosas más.

Y el NEMO es la comunicación interna que tendremos en la notaría con nuestro compañero e incluso la comunicación con nosotros con Notin para el tema de quejas, incidencias, ayudas y demás.

Entonces, a modo iniciación lo que haremos es abrir nuestro Nexus.

Abrimos el Nexus y al abrir la ventana del Nexus nos encontramos con la siguiente Dentro del Nexus, como dije, nos encontramos con un apartado de clientes, un apartado de escritura, un apartado de pólizas y de libro indicador.

Tenemos una serie de cosas más por aquí, pero de momento nos vamos a centrar en estas cuatro.

Si nosotros clicamos sobre el apartado de clientes, nos encontramos con una ventana que se abre de forma vacía, en la que vamos a explicar qué podemos ver dentro de ella y luego explicaremos lo que hay dentro de cada ventana.

Antes de empezar con esto, empezamos ya diciendo un dato interesante y es que en Nothing, tanto a la hora de crear un nuevo cliente como a la hora de buscarlo, la forma de hacerlo, si por ejemplo desde aquí en la lupa introducimos su número de DNI.

Es importante recalcar que no hay que poner la letra porque lo calcula de forma automática el programa.

Lo mismo también pasa con los NIE, en los que sabemos que el número del NIE se compone de una primera letra inicial, seguida de una numeración y seguida de una letra final.

Lo que vamos a hacer es introducir la primera letra seguida de la numeración, pero no pondremos la última letra porque el programa también lo va a calcular de forma automática.

Si por lo contrario no tenemos un documento de identidad español ni un DNI y lo que queremos poner es un pasaporte, lo que tendremos que hacer es poner una barra baja de esta forma, seguida de la numeración que lleve el número de pasaporte.

También adelanto que la forma de crear un cliente será apellidos, nombre.

Es importante siempre seguir ese criterio porque si no el programa los va a crear de mala forma y no se van a meter en la dinámica que tiene que ser.

Visto eso, vamos a explicar qué nos podemos encontrar aquí.

En esta primera pantalla inicial, a la hora de clicar en cliente, lo que nos encontramos con un primer botón en el que podemos escanear el documento de identidad persona.

Esto es que aquella persona que tenga un escáner, el mostrador o el oficial o la persona que lo tenga, lo que hará es introducir el documento de identidad dentro del escáner y darle a este botón.

Esto lo que hará es que leerá el documento de identidad y si la ficha no está creada, nos creará la ficha y si la ficha ya está creada no va a duplicar el cliente.

¿Qué significa esto?

Que si yo tengo que actualizar el DNI a la ficha de un cliente o si yo no quiero estar oye, primero voy a buscar aquí en la lupa, voy a poner el documento de identidad, voy a ver si en su ficha está escaneado el documento de identidad, sino que directamente lo quiero hacer de una forma más ágil.

Yo simplemente introduzco el DNI, lo hago por aquí, me hace una lectura y si le coincide que ese cliente ya está creado, lo único que hace es que me pregunta que si quiero actualizar los datos y quiero actualizar el nuevo documento de identidad.

En el siguiente botón que nos encontramos es para escanear con el nuevo sistema del QR que tenemos que la pistola en el mostrador para leer el DNI de la aplicación de mi DNI electrónico.

Luego por aquí nos encontramos con un botón de añadir un cliente.

Esto es, si nosotros queremos crear un cliente desde cero, lo podemos hacer desde aquí.

Lo dicho, si yo quiero crear un cliente, yo puedo poner por aquí la numeración y darle a enter y seguir creándolo, o si quiero poner apellidos, nombre y sigo creando el cliente.

No obstante, aunque se pueda hacer desde aquí, indicaré que desde aquí poco lo vamos a usar, porque dentro de los propios asuntos se puede crear el cliente y no tiene mucho sentido venir aquí a crearlo, pero bueno, que sepáis que se puede crear desde aquí.

Ahora, para explicar toda esta ventana, lo que voy a hacer es buscar a un cliente.

Si yo vengo aquí en el apartado de clientes y en la lupa introduzco el documento de identidad, si yo introduzco el documento de identidad, se me abre la siguiente ventana.

Lo más importante de esta ventana es que aquí en datos personales vemos que aquí nos encontramos con su documento de identidad, su nombre, apellidos, estado civil, domicilio, profesión.

Esto es muy importante que los datos que se ponen y que se rellenan sean correctos, porque es lo que nos vamos a encontrar, que se van a traspasar a la escritura.

Entonces siempre hay que fijarse que todos los datos sean correctos.

Luego tenemos un poquito más abajo los datos adicionales y los avisos en los que podemos rellenar los datos adicionales que no son los que se ponen en la comparecencia, pero sí que nos sirven y que además deberían de estar siempre rellenos, como por ejemplo el número de teléfono y el correo electrónico.

Esto os explicaré más adelante porque es muy interesante que siempre en una ficha del cliente tengamos el teléfono puesto, porque veremos cómo dentro de la notaría virtual, con la agenda podremos aprovecharnos de una serie de automatismo y de una notificación que es muy interesante.

En la notaría.

Abajo nos encontramos con una serie de avisos, los cuales, por ejemplo, si hablamos de no sabe leer y escribir, se nos presenta una persona en la notaría en la que de repente nosotros creíamos que sí que sabía leer y escribir, pero nos damos cuenta de que no y oye, casi nos la cuelan.

¿Qué hago?

Si yo marco aquí que no sabe leer y escribir, la próxima vez que tanto yo como cualquier otra persona de la notaría vaya a introducir a este cliente como partícipe dentro de la escritura, le va a saltar un mensaje y le va a oye, oye, cuidado que es que esta persona anteriormente no supo leer y escribir, entonces igual todavía no sigue.

Sirve lo mismo como si necesita testigos, traductor, persona de responsabilidad pública o lo que sea.

Vale, esto explicado.

La ventana del centro, si nos vamos por aquí en identificaciones, vemos que aquí está su documento de identidad escaneado.

Desde aquí podemos verlo.

Si en su caso no hemos ido al apartado de clientes y le hemos dado al botón de escanear, sino que hemos buscado su ficha y decimos, vale, pues ahora tengo que actualizar su documento de identidad, ¿Tengo que volver atrás para hacerlo?

No, desde aquí se nos habilita el botón del escáner en el que yo lo introduzco y entonces lo puedo escanear y actualizarlo desde aquí.

Si.

Una vez que yo lo tengo escaneado, vaya, pues es que ahora necesito imprimirlo, necesito un PDF o necesito ver los documentos anteriores que han habido aquí en la impresora para imprimirlo aquí, para generar el PDF.

Oye, que me he equivocado, que el escáner me ha salido fatal, no he estado atento, yo que sé.

Ha dado cualquier fallo.

Eliminarlo.

Lo elimino de aquí y en este histórico podré ver los documentos de identidad que han sido escaneados anteriormente.

Esto aquí con su DNI.

Vamos a imaginarnos de que esto en vez de ser un DNI fuera un NIE y que yo le tuviera que escanear ahora un pasaporte.

¿Cómo le puedo añadir yo el pasaporte dentro de Nothing?

Porque además quiero que la identificación del pasaporte también aparezca reseñada dentro de la comparecencia de la escritura.

Entonces yo lo que tengo que hacer aquí es, en identificaciones secundarias le doy al más y lo que hago es dese un documento de identificación adicional.

Si yo aquí elijo en este caso un pasaporte, puede ser una carta de identidad, puede ser un número de extranjero, lo que sea.

Yo aquí lo añado y al añadirlo, tal y como se me habilita un botón aquí del escáner, se me habilitará aquí debajo otro para que le escanee ese documento de identidad también.

Esto con la primera ventana.

La segunda ventana nos encontramos con archivos digitales.

¿Vale?

¿Qué es un archivo digital?

Para mí lo mejor para explicar qué es un archivo digital es hacerlo con un caso de una persona jurídica.

Vamos a imaginarnos de que en vez de estar dentro de IBAN estamos dentro de una sociedad, distribuciones notariales SL, yo me encuentro dentro de distribuciones qué puedo hacer, aquí en archivo digital será donde yo voy a poder dejar escaneado toda su documentación, la escritura de la Constitución, el cambio de domicilio, cualquier papel o cualquier cosa que sea relacionado con esta sociedad, que sé que lo quiero tener todo unificado.

Esto es para que en las notarías suele haber una costumbre y es de que dentro del servidor se crea una carpeta en la que vamos a ir guardando cosas y al final siempre es un poco caótico conseguir encontrar, sobre todo si yo como oficial llevo una sociedad y mi compañero luego tiene que hacer otra, o sea, tiene que coger mi sociedad, igual no sabe encontrar la documentación.

Entonces, si todos trabajamos el archivo digital, nos es muy fácil a cualquiera de la notaría encontrar toda la documentación.

Respecto de esta sociedad de la que estamos hablando, tengo varias posibilidades.

Puedo oye, me lo traen físicamente, cojo, me voy al escáner y le doy a este botón de aquí para escanearlo.

Es que resulta que no, que no lo tengo escaneado, sino que me lo han adelantado por correo.

Oye, mira, estas son las escrituras de la sociedad que va a firmar.

Oye, pues yo me puedo venir aquí, añadir documento, fichero y yo selecciono desde donde sea, por ejemplo, me vengo aquí y lo que sea, lo selecciono y se me añade aquí como documento.

aquí tengo opción.

Pues una vez que ya lo tengo, lo puedo visualizar, lo puedo imprimir, puedo incluso abrirlo en pizarra, que es una herramienta de trabajo que hablaremos de ella más adelante, para poder trabajar con este documento y copiar y pegar de forma rápida.

Luego, en la siguiente ventana nos encontramos con los representantes.

Dentro de los representantes aquí es donde se va a indicar quién es el que representa a esta persona física o jurídica.

Entonces, por ejemplo, aquí parece ser que vamos a decir el primer caso, por Jorge ha intervenido como representante de Iván alguna vez.

Entonces, ¿Cómo puedo ver yo el título por el que hace la representación?

¿Cómo puedo ver yo el texto que le correspondería dentro de la comparecencia?

Aquí en el ojo recalco un poco más esto para que se entienda.

muy importante añadir el representante, porque a la hora de añadirlo desde aquí nos encontramos con este ojito en el que nosotros aquí vamos a poder escribir en la parte derecha esta que se nos abre aquí, el título por el que está haciendo la representación.

Entonces esto es muy interesante porque sigo diciendo, si todos trabajamos con un único formato, nos es muy fácil, porque yo pongo aquí sus representantes y el texto que le corresponde.

La próxima vez que yo vaya a meter a este representante en la sociedad, si el texto de aquí está correcto, ya se me va a formar de forma automática lo que es la parte del intervienen.

No voy a tener que estar yo buscando lo típico que se suele hacer de pues voy a ver qué es lo último que ha firmado esta persona, tanto física como jurídica, para ver cuál es el texto que le corresponde, quién ha sido y quién es demás, sino que si lo tenemos todo trabajado desde aquí, pues nos será muy fácil identificarlo desde aquí es el texto, desde aquí me dice que Jorge que es apoderado, si es apoderado, administrador o cualquier cosa que sea, lo elegimos por aquí y desde aquí si clicamos sobre el título podemos aquí añadirle los datos del título sobre el que está haciendo esta representación.

Salgo por la puerta, habéis visto que acabo de salir por una puerta y esto es un dato que también tenemos que tener en cuenta en Notting, siempre salimos por una puerta, nunca le damos a la cruz, ni nunca hacemos cualquier otra cosa, siempre por la puerta.

Al igual que cada vez que se sale por la puerta los datos se guardan, si yo aquí vengo y modifico algo, se queda guardado, pues si yo añado algo desde aquí, salgo por la puerta, se queda guardado.

No obstante, para aquellas personas a las que les encanta siempre darle un disquete de guardar, hemos puesto aquí un disquete y aquí le podéis dar a guardar todas las veces que queráis y no os fiáis de que en el programa se quede guardado.

luego, bueno, como importante de esta ventana más directamente pasamos a estas comprobaciones externas, en la que dentro de estas comprobaciones externas podemos hacer una serie de consultas dentro del signo, como por ejemplo, ahora vamos a abrir cuando termine de explicar aquí para ver mejor esta parte, una sociedad jurídica en la que vamos a poder ver cómo voy a poder sacar consulta del titular, real, CIF, revocado, justificantes de signos, todo desde esta pantalla sin necesidad de salir fuera de ella.

Como importante de aquí terminamos con otorgamientos, en los que por aquí podemos ver los otorgamientos que se han hecho en la notaría, pero que desde este botón se ve como de una forma un poco más grande.

Pero si tenemos este mismo libro aquí, que es el de otorgamiento, es lo mismo, pero de esta forma lo podemos ver un poquito mejor organizada y de forma más grande.

Se nos abre esta ventana de aquí.

Puede parecer un poco caótica o como que vemos aquí demasiadas cosas y no estamos entendiendo nada.

Aprovechamos un poco para meter ya un dato inicial de Nothing.

que hay una diferencia entre este tipo de numeración y este otro.

Incluso hay una diferencia de colores en este primer color.

Y este primer número es un número corto, a diferencia de este.

Este número corto significa que es un asunto.

¿Qué es un asunto nothing?

Un asunto es un exped.

Un previo, como suelen decir algunos.

Al final yo me entrego una documentación y yo al coger esa documentación empiezo a preparar mi asunto.

Entonces eso es mi número de asuntos.

Desde aquí veo los números de asuntos que ha hecho en la notaría.

Aquí veo un número de protocolo.

¿Por qué el número de protocolo se ve así?

Pues muy sencillo, vamos a descifrarlo por partes.

El 1 es en base al notario que está haciendo referencia.

Hay notarías en las que hay más de un notario.

Entonces será 1, 2, 3.

En base al notario que le corresponda.

Lo siguiente es un 26, que puede ser 25.

¿Veinticuatro de qué va a ser?

Del año seguido de los cinco números del protocolo.

Ahora sí, vulgarmente, cuando en la calle diremos el protocolo 3, pues tendremos que buscar aquí el que sea el 3.

Y bueno, luego nos encontramos por aquí también con un libro indicador.

Y un poquillo más abajo encontraremos también por ahí alguna póliza.

¿Qué más puedo hacer dentro de esta ventana?

Oye, estoy buscando dentro de un cliente.

Me he venido aquí a sus otorgamientos, he visto todo lo que está firmando.

Es que resulta que yo quiero buscar un asunto que le preparé, pero que no llego a firmarlo.

Yo me puedo poner aquí como oficial y que se filtre solamente por las cosas que le he preparado yo.

Si tuviéramos más de un notario, pues podría buscar por el notario.

Oye, que no, que yo soy departamento de pólizas.

A mí todo este rollo que me está contando de escrituras y demás me da igual.

Y yo quiero ver las pólizas.

Yo me vengo aquí, le doy a pólizas y me enseñará las pólizas que ha firmado y Luego aquí me encuentro con un intervalo para ponerle un periodo, años, especificar fechas o un intervalo de fechas.

que ya tenemos esta ventana del buscador vista, pues salimos por la X.

Me vais a decir, le acabas de dar una X, pero me acaba de explicar que le esté dando a una puerta.

Bueno, no siempre en el 100 de los casos hay una puerta, pero siempre que sea una X dentro del propio programa, nada de una X fuera, ni en la grande esta de arriba, ni nada.

explicado otorgamientos.

El siguiente botón que me encuentro es crear un asunto, porque yo desde la ficha del cliente puedo crearle un asunto.

Oye, me entra alguien por la puerta, entro por mostrador, Oye, quiero hacer un testamento.

Ah vale, te lo hago de forma rápida.

Lo primero que hago igual le escaneo el documento de identidad desde aquí le quiero crear un asunto, pues desde aquí puedo decir crear un asunto, selecciono el asunto y le crearía el asunto correspondiente.

puedo crearle también un libro indicador.

¿Qué libro indicador puedo crear desde aquí?

Esto está pensado para que aquellos casos en los que el cliente te oye, necesito un testimonio de mi documento de identidad.

Si nosotros venimos aquí, su documento de identidad ya está escaneado, entonces yo desde aquí le puedo dar a crear un nuevo libro indicador, en la que más adelante veremos cómo, me va a insertar directamente el documento de identidad y me inserta el texto que le corresponde del testimonio.

Esto hace que no tenga que estar yo en la impresora, que si dándole vuelta al folio, que si viendo cómo lo cuadro con el papel timbrado para que se me escanee y demás, sino que desde aquí ya sale de forma automática.

luego como importante, pues nada, nos vamos directamente a este botón de aquí, que es la notificar de llegar al cliente.

Imaginamos que si trabajamos en mostrador y entra alguien y oye, tengo una firma con el oficial Juanjo, ¿Cómo puedo avisar a Juanjo de que esta persona ha llegado?

Pues le puedo bien notificar por aquí.

Yo le digo, vale, pues a Juanjo yo le digo por aquí.

Y esto hará que le salte una notificación a Juanjo en el ordenador diciéndole oye, que la clienta esta ya ha llegado para la firma.

Y bueno, esto es así como lo más importante que podemos encontrar dentro del apartado de clientes.

Dije que íbamos a ver una persona jurídica, así que vamos a buscar aquí en clientes, en la lupa, voy aquí en la crucilla esta a quitar al cliente Iván y voy a poner aquí un CIF de una sociedad.

Veis que ha cambiado un poco lo que evidentemente en una sociedad pues no va a haber ningún documento de identidad escaneado, sino que se nos habilita como esta fábrica de aquí.

Vale, antes de explicar esto de aquí, aquí es muy sencillo, en la parte izquierda de datos personales también, en la que vamos a poner el nombre de la sociedad, el CNAE, el domicilio, si queremos añadir la actividad que hace, la fecha de constitución y demás, aparecía en una persona física su documento de identidad.

Aquí aparece esto.

¿Oye, qué es este texto que aparece aquí?

Vale, texto que aparece aquí es el texto descriptivo de la sociedad.

¿A qué llamamos el texto descriptivo de la sociedad?

Pues en el que ponemos su objeto social, su domicilio en el que está inscrito y demás.

Este va a ser el texto troncal, que es bien distinto de que recalco otra vez por aquí, que en el apartado representantes, cada representante tiene un ojito que es donde vamos a escribir la representación que hace cada uno de ellos.

Entonces, si yo tanto este texto como este de aquí dentro lo tengo bien puesto en ambos dos, cuando se me monte la operación y me monte la intervención, automáticamente la intervención me saldrá casi sola, simplemente tendré que revisarlo y ya está.

De hecho vemos que hay diferencia de que cuando yo introduzca esta sociedad en una escritura quiero que me salga este texto y cuando yo lo introduzco en póliza quiero que me introduzca esto.

Esto es porque suele haber una variación y es que en las pólizas realmente no se describe tanto la sociedad como en una escritura, sino que el texto que se pone menor, por así decirlo.

Entonces, pues bueno, está previsto para que existan las dos posibilidades y le pongas lo que le corresponde a cada uno, lo que había dicho, los archivos digitales.

Y aquí en comprobaciones externas, al ser una sociedad se me habilita.

Si me sitúo encima de cada muñequito DTR, aquí Hacienda y demás, puedo hacer las consultas.

Si por lo contrario, yo no saco un justificante por cada uno de ellos, sino que lo que hago es sacar el justificante global de signos en el que me incluye todas las cosas, yo le voy a dar aquí y me saca los justificantes de signos.

Entonces bien, esto con el apartado de clientes.

Si yo quiero volver a la pantalla inicial, yo le doy aquí al botón de la casita, al botón home y entonces vuelvo otra vez a la pantalla inicial.

Ahora lo que vamos a hacer es ir al apartado de escrituras.

Yo clico en el apartado de escritura y siempre que clico en el apartado de escrituras lo que va a hacer es abrirse la última escritura o asunto con el que he estado trabajando.

bien, se me abre por ejemplo este asunto, el número de asuntos 182, lo vemos aquí que nos indica el número, nos aparece en este color además, que es el número, que es el color del asunto.

¿Entonces ahora qué vamos a hacer?

Vamos a explicar lo que es todas las partes de Nexus dentro de escritura, cómo está compuesto y qué hace cada botón y luego veremos cómo se crea un asunto y demás.

aquí está el número del número de asunto.

Desde aquí podemos protocolizar si queremos, desde aquí pone sin cita y esto es muy interesante, por lo pone sin cita, aquí en el desplegable yo tengo la opción de poder agendar una firma.

Esto es que yo estoy preparando un asunto y digo, vale, ahora que lo he terminado, pues voy a agendar.

Si yo me vengo aquí y le doy agendar firma, aquí me va a preguntar sobre qué fecha y hora quiere que lo agende.

¿Por qué es muy interesante hacerlo desde aquí?

Antes os dije que dentro de la ficha del cliente había que poner el teléfono, y es que nos podemos aprovechar del automatismo de que puede recordarle al cliente de forma automática en el plazo que nosotros queramos configurarle un día, dos, de que tiene un recordatorio de venir a la notaría, que no se olvide que tiene que venir, que tiene una cita tal día a tal hora.

Esto claro, si nosotros dentro del cliente no le ponemos ningún teléfono, pues inviable que le envíe ningún tipo de notificación.

Al igual que si nosotros ponemos una cita en la agenda de forma manual sin indicarle a qué número de asunto corresponde, pues tampoco va a tener forma de poder enlazarlo, por así decirlo.

Lo siguiente que nos encontramos es el cliente principal y el acto jurídico.

Aquí donde dice notario nos indicará el oficial que está preparando esto.

nosotros un poco la dinámica que entendemos en esta ventana es que este primer cuadro donde dice documentos y adjuntos, así entero, es como el apartado prefirma.

Aquí en el medio es donde montamos la operación y en el apartado derecho es donde tenemos como el apartado de post firma.

Vamos a ver qué nos encontramos dentro de cada uno de ellos.

Yo desde aquí, en esta W del Word, le puedo dar para que se me abra el Word y poder leer la escritura de forma rápida.

Hemos hecho que desde aquí se habilite una lupa en la que yo puedo leer desde aquí la escritura.

¿Por qué?

Porque si yo doy abrir la escritura tarda un poquito en lo que me carga todo el Word y me voy a tener que poner a revisar.

Esto sirve de oye, estoy mirando varias escrituras y quiero ver si es en esta concreta que pone lo que estoy buscando.

Ah, vale, mira, sí es esto, quería copiar esto.

Yo me voy aquí, le doy a copiar o control C y ya me sirve, no hace falta que abra el Word para copiarlo.

un apartado de diligencias en la que voy a poder ver todas las diligencias que hay creadas dentro de esta escritura.

No solamente voy a poder verlas, sino que desde aquí lo puedo trabajar.

Yo desde aquí puedo crear una diligencia.

Más tarde veremos cómo se crea una diligencia.

Tengo un apartado de notas, tengo un apartado de documentos unidos.

Aquí en documentos unidos, si le damos, pues lo que vamos a hacer es que o bien lo podemos desde el botón del escáner, escanear la documentación unida o lo dicho, si también la tengo adjunta, pues puedo venir aquí a darle a agregar imágenes y adjuntarla.

Pero vamos, que lo más habitual siempre será que vayamos al escáner una vez que ya esté firmado, le demos a escanear y le damos a este botón de aquí para que se nos cargue dentro de la matriz.

Le damos a este botón de aquí, devolver a la matriz y el siguiente botón que nos encontramos aquí es un archivo digital.

¿Qué diferencia hay entre el archivo digital que os he explicado anteriormente dentro de la ficha del cliente y en este de aquí, dentro del Nexus?

En este de aquí, en este archivo digital va a ser no una documentación que quiero dejar guardada siempre de la ficha de un cliente, sino documentación que quiero dejar guardada dentro de este asunto que me ha servido para preparar esta escritura.

Oye, pues resulta que me han enviado una nota y yo quiero dejarla escaneada aquí para trabajarla.

Me voy aquí y lo escaneo.

Oye, que por lo contrario me han dejado, no sé, cualquier tipo de documentación que yo quiero dejar digitalizado para saber qué va relacionado con este expediente, pues también lo hago por aquí.

inciso para hablar un poco más de archivos digitales y es que en base a esto que acabo de explicar, digo primero desde aquí que abro el archivo digital, desde aquí igual que antes, tengo la opción de o bien escanearlo o bien añadirlo desde un documento en el que pueda buscarlo.

Pero se nos habilita la siguiente opción y es que si yo abro mi Outlook, dentro de mi Outlook yo puedo hacer lo yo aquí por ejemplo abro este correo electrónico, dentro del Outlook hay un apartado, una pestaña que se llama Notin, que es esta de aquí.

¿Qué puedo hacer yo desde la pestaña del Notin?

Pues puedo hacer lo siguiente, retomando un poco el archivo digital que acabo de explicar dentro de la escritura yo digo, vale, me han enviado un correo electrónico y yo quiero dejarlo guardado como archivo digital dentro de esta escritura porque me puede generar problemas el día de mañana porque quiero dejarlo aquí.

Visto lo que sea, yo me voy aquí, le doy a operación y al poner el número de la operación se me va a meter directamente aquí en el archivo digital de este asunto o de este protocolo.

contrario lo que quiero hacer es añadirlo a un cliente, oye no, mira que es que lo que decía antes, una sociedad va a venir a firmar, que es nueva y me envía su documentación, su constitución y demás a través de un correo electrónico.

Yo me vengo aquí, le digo a cliente y lo que hace es que lo dejo relacionado dentro de un cliente.

También me encuentro con otra opción y es la poder crear un asunto, un libro indicador o una póliza desde aquí me un correo electrónico, necesito preparar esta compraventa, el comprador es esta persona, el vendedor es esta persona y esta es la nota sobre la que hay que hacer esta escritura.

Si yo le doy asunto, lo que hace es que de esa nota que me envían es capaz de crear el objeto y encima copiarme la descripción del objeto, cosa que me va a ahorrar tener que estar yo tanto escribiéndolo o como añadiendo los datos del objeto un poquito Más adelante veremos cómo funciona esto.

Volvemos a la matriz del archivo digital vamos a estos botones de aquí.

En acciones, yo me encuentro aquí con un sobre.

Desde este sobre puedo hacer unas acciones automáticas, como por ejemplo enviar una factura y una copia simple.

Oye, que tengo que enviar una factura y en copia simple un cliente, y es que tengo que guardar la factura en un sitio, la copia simple en otra.

Luego tengo que poner en el Outlook a redactar el correo, No hace falta, yo le doy desde aquí y entonces esto lo que hace es que se me generará en la misma ventana los dos adjuntos y los podré enviar directamente.

Luego aquí nos encontramos con una campana que es de aviso de recogida de documentación.

Esto sirve de que, oye, a Iván yo le quiero notificar por ejemplo vía SMS, incluso adjuntándole la factura o un enlace de descarga de oye mira, tu documento, número tal se encuentra disponible para la retirada.

Oye, que a mí este texto no me gusta, yo le quiero añadir además el número de cuenta donde pagar es y lo añado aquí.

Esto le llegará a él como SMS y por lo menos veo que se me ha quedado, pues no me cogen el teléfono cuando les llamo, tengo mucha gente que avisar.

Pues bueno, puedo desde aquí hacerlo de forma rápida notificando por SMS, Bueno, he dicho SMS, pero si el cliente tuviera un correo electrónico también le doy aquí a enviar correo electrónico y también se me envía el correo electrónico.

Luego pasamos aquí al apartado de más datos, hablamos de cliente fijo.

¿Qué es un cliente fijo?

¿Dentro de Notin?

Para Notin un cliente fijo es aquel gestor, aquella inmobiliaria, abogado.

Entonces es muy interesante siempre que dentro de cada operación, si hay un cliente fijo, lo dejemos relacionado, porque así nosotros podemos tener un mayor control de realmente lo que nos trae esta persona, de si los clientes de esta persona pagan.

¿Por qué?

Porque yo podría sacar un informe del tipo, oye, este cliente fijo me ha traído estos clientes, a ver cuántos han pagado, cuántos no, o te viene, ay, es que no sé qué operación era, pero sé que era un cliente mío.

Pues desde aquí tú te sacas tu listado y dices, vale, era este.

podemos poner cuando se vaya a retirar la escritura, podemos aquí anotar quién es la persona que lo retira de forma rápida el programa nos va a proponer a aquellas personas que sean partícipes y si no es ninguno de ellos, pues venimos aquí y lo escribimos de forma manual.

Luego aquí nos encontramos con un apartado de seguimiento en el que aquí nos va a ir indicando siempre cada paso que se va haciendo en la notaría de la notaría digo, de la escritura, perdón.

La redacción se ha cerrado, la matriz en este documento se ha puesto para retirar, si yo genero una copia me saldrá aquí generada copia, si envío un correo electrónico desde aquí me va a salir enviado correo electrónico.

Y bueno, aquí encontramos con un apartado de notas en la que pues yo aquí le puedo dejar anotado cualquier cosa, esto son anotaciones internas o inclusamente propias para mí mismo.

Oye, que esto resulta que es una aceptación de herencia, que lo hace Iván, pero que quien lo va a venir a retirar es su hermana, pues yo puedo decir aquí retira a su hermana y entonces así la persona que le vaya a entregar la escritura pues puede ver que, ah mira, si me confirma que había dejado esto puesto.

Aquí en el medio tenemos lo que es la operación montada en la que nos va a indicar aquí su acto jurídico y sus partícipes.

En la parte derecha nos encontramos con exportación, por ejemplo, esto cuando sea un protocolo, desde aquí podremos enviar, podemos entrar a la ventana del protocolo electrónico, que lo veremos ahora.

Cuando esto sea un protocolo, desde aquí podemos ver un apartado de copias.

¿Qué puedo hacer yo desde el apartado de copias?

Aquí en la lupa puedo ver, en este caso es un asunto, no va a haber ninguna generada, pero si hubiera aquí alguna copia yo podría o bien imprimirla o bien verla en PDF.

¿Para qué esto sirve el siguiente caso, te entra un cliente y te dice, oye, he perdido la copia simple o no me la entregaste y tú estás seguro de que se la entregaste y no quieres estar generando 80 copias simples siempre de una misma escritura, pues tú te vienes aquí a tu lupa y dices, vale, sí aquí está generada, venga vale, te la imprimo, que por lo contrario no está generada, sino que me doy cuenta de que tenía razón el cliente, que no está generada, yo me puedo venir aquí a este botón, realizar la copia, yo le digo una copia simple por ejemplo, y desde aquí yo lo único que tendré que darle es a generar copia?

Si genero copia lo que hace es que se me abre el Word de la copia para yo revisarla y darle a imprimir o si estoy seguro de que lo único que quiero hacer es directamente generar e imprimir, pues le doy a generar e imprimir aquí tenemos un apartado de minutación y de facturación que todavía está un poquito por ver y que lo concretaremos más desde desde Notin.

Entonces, antes de crear un asunto desde cero y ver cuál es la dinámica de programa, voy a explicar que en póliza la ventana que vemos es exactamente igual a lo que hemos visto ahora mismo, la única diferencia, pues que dentro de lo que es la póliza, si vemos por aquí los botones son los mismos, la funcionalidad es la misma, la forma de montar la operación en el centro es su operación que le corresponda con sus partícipes.

Desde aquí nos encontramos con lo mismo, la única diferencia es que aquí debajo es donde podemos elegir la fecha del vencimiento de la póliza, si ha sido intervenida en notaría, si ha sido intervenida en dos, si en esta no firma el banco, si yo introduzco el número de expediente que pone en la póliza, lo anoto por aquí, la oficina, oye, pues mira esto resulta que lo ha traído, pues aquí dice Banco Santander y la oficina que le corresponde es la de la calle Mayor, oficina que vino no es ninguna de las que está aquí, pues yo le doy al y creo mi oficina, pongo aquí todos los datos, le doy aceptar y entonces ya se me firma, ya se me asigna a esa oficina indicador que lo dejaremos para un poco más tarde porque nos centraremos bastante en él.

Retomando el apartado de escritura, a hacer es crear un asunto.

yo desde aquí lo que voy a hacer es, en este de aquí puedo crear un asunto o si me vengo aquí, en este desplegable de escritura frecuente, puedo darle a crear un nuevo asunto también, qué son todos estos números y estas cosas que se me abren aquí, Esto es los últimos asuntos y protocolos con los que he estado trabajando.

Entonces, por ejemplo, yo le voy a dar aquí al y le voy a decir que quiero crear un nuevo asunto.

sale es esta ventana en la que yo lo que tengo que hacer es categorizar y elegir cuál es el acto jurídico que voy a realizar en este primer cuadro, en este primer desplegable, me encuentro con una serie de grupos, pero como de forma muy general, si yo por ejemplo digo que quiero hacer una compraventa, dentro de la compraventa me sale después el subgrupo, que es decir, ahora sí es el acto jurídico, además muy importante, por el cual se va a facturar y se va a exportar al índice esta operación.

No elijo más nada aquí simplemente le doy a crear asunto.

si vemos este Word está en gris porque ni siquiera nos sale el buscador que vimos antes de poder abrir la escritura de forma rápida, porque no está la escritura generada todavía, sino que ahora nosotros en este apartado lo que tendremos que hacer es montar la operación acto jurídico compraventa.

Aquí es para indicar la cuantía de la operación, vamos a poner por ejemplo que son 150 mil, le doy a enter, se me queda ya guardada de que esto es una compraventa de 150.000.

parte interesante, esta de aquí, montar los partícipes.

En esta primera opción lo que voy a hacer es categorizar el tipo de partícipe como vendedor, pues vamos a poner como vendedor, por ejemplo, me voy a poner a mí, yo es que resulta que parece que estoy casado con Marga, entonces como lo tengo metido dentro de la ficha del cliente, me dice que si este cónyuge va a participar en esta operación, en este caso le voy a decir que no.

entonces el segundo desplegable y aquí voy a poner por ejemplo el comprador.

comprador aquí pongo, vamos a poner una sociedad para ver el caso, al yo poner la sociedad me sale que bueno, está haciendo la consulta del titular real, en mi caso no porque no estoy conectado a signo, pero después de eso se me abre la ventana de los representantes, ¿Por qué?

¿Por qué distribuciones notariales la tiene que representar alguien?

Entonces yo por ejemplo voy a decir que la va a representar David Pérez, lo selecciono y salgo por aquí en la puerta.

Ahora se me va a añadir aquí, vamos a ver cómo de forma automática me va a salir que el representante, el comprador es David.

Vemos muñequito verde aquí, este muñequito de verde de aquí, o esta fábrica o industria.

Si yo clico es para que se me vea de forma rápida la ventana que hemos estado trabajando antes desde cliente, porque yo desde aquí puedo modificar los datos que quiera.

Puedo ir aquí arrastrando, puedo ir dándole al tabulador y me voy moviendo.

Si yo no me gusta, sino que a mí me gusta ver la ficha completa, yo me vengo aquí y entonces visualizo la ficha completa.

Pues vemos que aquí dentro de lo que es el representante del comprador, se nos ha habilitado un cuadrito aquí.

Este cuadrito de aquí qué es, Vamos a verlo.

lo hemos explicado antes, si os suena, aquí es donde en la derecha tiene que estar cargado el texto que se va a extrapolar a la parte de la intervención de la escritura.

aquí y entonces ya tengo mi operación aquí montada con los partícipes.

Aquí debajo tengo el apartado de objetos.

¿Qué puedo hacer yo dentro del apartado de objetos?

Pues voy a crear un objeto, por ejemplo, voy a poner, me voy a inventar un número de finca y le voy a dar añadir nuevo objeto.

Antes de darle a añadir nuevo objeto, aquí debajo se me va a habilitar una cosa que es interesante.

Si yo introduzco aquí un número de finca que resulta que ya ha sido usado alguna vez en la notaría, expongo un caso real, hace dos años yo firmé una compraventa y resulta que ahora voy a volver a vender la misma vivienda.

Si yo en su día creé bien la ficha, yo voy a tener ya todos los datos, voy a tener la descripción, voy a tener el domicilio, datos registrales.

Simplemente tendré que modificar pues evidentemente el título.

Pero si yo ya trabajé una ficha anteriormente, aquí ya se me va a cargar.

En este caso este número de finca me dice que no se ha encontrado coincidencia y por eso le voy a dar yo añadir aquí un nuevo objeto.

Ya tengo aquí mi objeto añadido, tengo la vivienda.

Dentro de la vivienda ventana, qué es esta ventana que parece que hay tantísimas cosas y parece como muy caótica.

Pues es muy sencillo de explicar.

En la parte izquierda es donde yo voy a redactar la descripción de la sociedad para que se me pase a la escritura y en la parte derecha es donde yo voy a introducir todos los datos de la escritura, de la escritura del objeto, ¿Vale?

Es muy fácil.

Aquí yo le puedo poner la superficie, el precio valor, el valor de referencia, la fecha de adquisición, datos catastrales, domicilio, datos registrales y una serie de cosas que puedo hacer.

Por aquí nos adentramos un poquito más.

Si yo pongo aquí donde dice Veracidad catastral identifica notario, yo introduzco aquí el número de referencia y al darle a Enter me voy a poder aprovechar de que me va a hacer la consulta del titular real dentro de catastro.

¿Qué significa esto?

Significa que cuando yo pongo aquí la referencia catastral, aquí se me va a habilitar un botón que se llama CDG de certificado descriptivo y gráfico, en el que podré ver el justificante de Catastro.

Sí no hace falta ir a Catastro a sacarlo, desde aquí lo voy a poder sacar, lo voy a poder imprimir y lo voy a poder trabajar igual que desde Catastro.

También se me descarga el valor de referencia, me aparecerá aquí el valor de referencia y le podré tanto dar al del CDG como el VR aquí debajo un botoncito de imprimir para que se imprima.

¿Qué más puedo hacer desde aquí?

Si yo introduzco el registro al que le pertenece, escribo su CRU o sus datos registrales del número de finca con todos sus datos, yo puedo venirme aquí a darle a petición de nota al registro de la propiedad y puedo desde aquí darle a pedir la nota online.

¿Qué hace esto?

Que va por nosotros al registro y solicita la nota continuada.

La nota continuada que recibiremos una notificación una vez que ya esté puesta a disposición del registro para nosotros y nosotros no la encontraremos aquí en la n esta de nota online.

En esta n nos encontraremos con la nota.

Podré copiar la descripción del objeto a este primer cuadrito de aquí, descripción del objeto, que es el que nos hemos encontrado, donde yo iba a poner la descripción del objeto para que se me pase a la escritura.

Desde aquí también voy a poder darle a imprimir y una vez que le dé imprimir se me va a ver en el mismo formato que si estuviera descargándola desde la página de registradores.

Ahora aquí puede haber un matiz en el que alguien muy bien Iván, pero es que resulta que yo estoy viendo una nota aquí, pero es que yo en el último momento de la firma me tengo que asegurar de cuál es la última nota que hay cargada en el registro para ver que no hay ningún embargo.

Pues Si nos fijamos aquí hay una n con un desplegable en el que yo le puedo dar a redescargar.

Esto lo que hace es que va a registradores, revisa lo último que hay, nos lo aparece en pantalla, descripción del objeto.

En la descripción del objeto es donde nosotros describiremos a la finca donde vamos a poner y lo pues esta finca tal cual, con todo lo que le corresponda.

Resulta que nosotros no solamente describimos el objeto con los datos registrales, sino que le añadimos más cosas.

¿Entonces aquí en preobjeto yo me encuentro con lo me sale una pregunta y me desea sustituir la descripción del objeto?

Le voy a decir que no porque no deseo sustituirla, lo que quiero hacer es complementarla con la información que tengo.

¿Qué me encuentro con esto?

Pues que entonces aquí esto es todo en el programa es configurable, o sea que esto se puede ordenar, se puede poner con más, menos texto, a petición de lo que el cliente quiera.

¿Que pues si yo ya he venido aquí, es que resulta que he añadido los datos por los que he pedido la nota.

Me voy a encontrar que aquí se me encuentran rellenos.

Es que yo he puesto aquí la referencia catastral para tener que ponerla simplemente una vez y que se me descargue desde aquí y no tener que ir a catastro a pedirla.

Incluso aquí en la referencia catastral se me va a añadir, si yo por ejemplo pongo aquí, la ficha.

Vale, pues ya tenemos entonces lo que sería nuestra parte de objeto terminada, la cuantía, los partícipes, el objeto y aquí me encuentro con los medios de pago.

Este simbolito de euro va a ir cambiando en base al acto jurídico que tenga.

¿Qué significa esto?

En una compraventa va a ser los medios de pago.

En un poder a pleitos, por ejemplo, pues aquí aparecerá los procuradores, un sombrerito de procuradores.

Si esto fuera un testamento, aquí aparecería el parte testamentario.

nada, ahora lo que vamos a hacer es con mi operación ya montada, aunque bueno, si quiero, vamos por ejemplo a abrir los medios de pago.

¿Para qué?

Pues para ello poner.

Es verdad que es muy complicado cuadrar los medios de pago en el momento del asunto, porque realmente casi nunca se sabe por el tema de las transferencias y demás, hasta el momento último de firma Pero por ejemplo, yo puedo saber ya de que la inmobiliaria me puede decir, oye, esta persona ha hecho unas arras de 30.000 euros.

¿Vale?

Esta ventana aquí tiene un apartado de previo, un apartado de notaría y un apartado de posterior.

En el previo, ¿Qué puedo poner?

Pues mira, sé que a fecha, no sé, vamos a poner del 2026, resulta que hizo, me lo invento, un ingreso en cuenta de 30.000 euros.

Uy, me he pasado poniéndose los de.

Entonces, incluso pues quién es el beneficiario, si quiero hacer costar la cuenta de abono y demás.

Entonces, ¿Qué me encuentro aquí debajo me dice que la operación total son 150.000, que justificados ahora mismo hay 30.000 y que faltan 120 por cuadrar?

Cuando nosotros hagamos el cuadre de los medios de pago, aparecerá aquí en verde, medios cuadrados.

Entonces cuando ya lo tengamos claro, aquí será cuando oye, mira, pues el día de la notaría han hecho tanto, entonces cuadraré y me saldrán verde como que ya está.

OK.

Una vez que lo he terminado, salgo por aquí en la puerta operación ya toda, vamos a decir, entre comillas, montada.

Voy a darle entonces aquí abrir documento de Word.

documento de Word me la siguiente crear el asunto a partir de un modelo o crearlo desde un documento en blanco.

La diferencia es que si yo tuviera un modelo introducido Nothing, con las variables de Nothing y con todo, yo me vendría aquí, clico encima y elijo el que me corresponda.

Si en su caso yo no tengo nada, yo me vengo aquí a mi documento en blanco y le doy a crear documento.

se está abriendo el Word, lo siguiente.

¿Ahora diremos, pero esta pantalla ahora qué es?

Pues mira, la pantalla se divide en dos en la primera parte, en la parte izquierda, nos encontramos con lo que es la redacción de la escritura, el texto de la escritura.

Y en la parte derecha me encontraré con lo que vamos a llamar el Kubo.

El Kubo es la herramienta de trabajo dentro del Word.

Y vamos esto se me ha abierto y se me ha cargado ya el Kubo, porque yo lo he abierto desde Nexus y me aparece ya cargado.

¿Si por lo contrario, yo le doy aquí a un documento en blanco, o yo entro por la mañana y lo primero que hago es abrir el Word y resulta que se me abre así solo, qué puedo buscar?

Aquí aparece el Kubo, aquí aparece el Kubo.

Entonces yo le daré al Kubo para que se me abra mi herramienta de trabajo a la derecha y ahora sí poder trabajar con ella.

Vuelvo a mi asunto.

¿Qué me ha hecho al crear el asunto desde Nexus?

Me ha metido la cabecera, me ha metido la comparecencia con todos los datos personales que recalco que eran importantes dentro de la ficha del cliente y con la parte de la intervención.

Habéis visto como David el nombre, representación de distribuciones notariales con el texto que le habíamos puesto.

El texto luego que sale es el de la intervención.

Entonces ya lo tendría cargado y entonces ya llega la parte del Exponent.

seguir trabajando lo que es con la escritura, tendremos que entender qué podemos hacer desde aquí.

Entonces vamos a explicar ahora toda esta botonería y un poco qué sistema de trabajo hay aquí dentro.

cuadrito azul es el Kubo, mi herramienta de trabajo de la derecha.

El primer botón que me encuentro aquí es lo que llamamos cubito.

¿Dentro de este cubito qué puedo buscar?

Dentro del cubito me encuentro con los documentos recientes con los que yo acabo de estar trabajando.

Oye, que es que me he agobiado, lo he cerrado todo y es que cerré uno y ahora no me acuerdo de cuál era.

Pues yo me vengo aquí y lo elijo y simplemente con darle un clic se me abre directamente otra vez el Word.

Oye, que por lo contrario, yo lo que quiero hacer es buscar un nuevo asunto, un nuevo protocolo.

Yo me vengo aquí a la lupa y se me abre este buscador.

Este buscador os tiene que sonar porque fue el mismo que os expliqué hace poco para el apartado anterior, en el que vemos aquí los números de asuntos, los protocolos y demás.

Si yo quiero buscar un asunto, puedo escribir una a de asuntos seguido del número que corresponda, le doy a enter y con la flecha lo podré abrir.

Si por el contrario lo que quiero encontrar es una escritura, le pongo la e de escritura y el número de protocolo.

Al poner la e y el número de protocolo no hace falta poner toda esta numeración, sino que simplemente con los cinco dígitos, lo que vulgarmente conocemos en la calle como el número de protocolo, me serviría sin tener que escribir todo el número.

Lo mismo con las pólizas y demás.

Y igual que antes, puedo filtrar por oficiales, notarios, operaciones y demás.

Eso Lo siguiente que tengo es la pizarra.

Si yo clico sobre la pizarra, se me abre esto.

Antes de explicar la pizarra, quiero que os imaginéis lo cada uno de está en nuestro despacho, con nuestra puesta cerrada, sin que nadie entre, sin que nadie nos vea, y tenemos ahí puesta una pizarra.

Si yo escribo algo en esa pizarra, nadie me lo va a poder ver.

El compañero que esté encerrado en su otro despacho no va a poder ver lo que yo anoto.

¿Por qué lo explico de esta forma?

Porque yo ahora mismo estoy trabajando sobre un asunto.

Aquí vemos que es sobre el asunto 184 y que está aquí cargado el asunto que estoy preparando.

Si yo escribo algo dentro de esta pizarra, no significa que se vaya a quedar guardado en este asunto ni en este protocolo, sino que es dentro de mi despacho.

Esto significa que la pizarra es mía personal, de mi ordenador, y que si yo escribo algo aquí, hasta que yo no lo borre o lo quite aquí en esta X, va a seguir aquí escrito y ningún compañero lo va a ver.

Vale, pizarra sirve para lo si yo me vengo aquí, oye, yo me he puesto aquí unas anotaciones, yo lo selecciono y le digo en este botón de aquí que me pase el documento a Word.

Esto es interesante porque al hacerlo de esta forma me lo va a pasar en formato notarial.

Esto sirve para cuando copio y pego y no sé, mantener el formato o lo que sea, pues si quiero puedo pegarlo aquí, trabajarlo y darle al Word para que se me pase.

Tengo opciones más interesantes para hacer.

Voy a borrar esto y borro esto de aquí.

¿Que es este botón de aquí?

Este botón de aquí es leer, pues como dice aquí, un documento, un PDF, una imagen.

Yo tengo, lo voy a leer aquí.

Me vengo aquí, resulta que tengo esta nota registral, o voy a poner justificante de esta transferencia mejor.

Estaba en PDF, me lo ha transformado de forma automática.

Entonces yo digo, ah, vale, vale, sí, pues mira, me voy a quedar con el iban con tal y con no sé qué.

Vengo aquí y digo, vale, pues esto es lo que quiero que me pase.

Y me lo pasa aquí.

También una imagen.

Esto desde el primer botón, que es un archivo con una lupa.

El siguiente es para buscar dentro de mi carpeta.

¿Qué quiere decir?

Pues que a lo mejor yo en el servidor, en mi escritorio, donde sea, tengo una carpeta donde tengo guardado un documento y yo quiero abrirlo aquí, le doy aquí encima de la palabra local y bueno, yo no lo tengo configurado, pero se me abriría directamente lo que es mis archivos para buscarlo.

encontramos Es una lupa.

¿Qué es esta lupa?

Pues esta lupa es para trabajar lo que es a doble pantalla en realidad, porque desde Notin siempre en el Word lo vamos a tener que tener abierto con el Kubo.

Entonces trabajar a doble pantalla, intentar montar dos operaciones de escritura para copiar y pegar es un poco complejo.

Entonces yo desde aquí en la lupa puedo buscar por ejemplo este protocolo, lo abriría y lo que hace es que se me abre aquí para yo trabajar con él.

¿Qué diferencia lupa, de este cubito?

En este cubito me has dicho que ahora puedo abrir una escritura.

La diferencia es que si yo lo abro desde aquí, esto lo que hace es que se me va a abrir en un Word independiente y si yo lo abro desde aquí, lo que se va a hacer es abrírseme en mi pizarra para yo poder trabajar con él.

No solamente puedo descargar el PDF y la imagen, buscar en mis archivos, buscar un asunto protocolo sobre el que quiera copiar y pegar, sino que por ejemplo en una herencia me traen el título anterior y resulta que es que me tengo que poner ahora a copiar toda la documentación, la descripción de la finca y demás.

Yo puedo ir al escáner, introducir esa documentación y darle aquí al botón este del escáner.

Esto lo que hace es que me lo escanea y me lo copia todo.

Entonces yo desde aquí ya lo tengo de poder trabajarlo y poder copiar y pegar eso la pizarra, que era el segundo botón, este de aquí, este de aquí.

El siguiente es simplemente minimizar un poco lo que es la vista del Kubo.

En el siguiente nos encontramos con subir hacia arriba del todo y hacia abajo.

Esta llave de aquí es muy importante en Nexus.

Os he explicado en Nexus o en Nothing que siempre hay que cerrar por una puerta, pues en el Kubo siempre hay que cerrar con la llave, porque la puerta la cerramos y con la llave para que se quede bien segura.

¿Qué hace la llave?

La llave hace que cierra y guarda y además lo guarda con nuestro formato y nuestro sistema que hace que no se corrompa el archivo, porque si veis tiene aquí muchísimos complementos cargados que son de Notin, entonces si nosotros cerramos de forma brusca aquí sin que él pueda seguir su formato de cierre, puede hacer que se corrompa el archivo.

Entonces para que no haya ningún tipo de problema, lo mejor siempre es darle a la llave.

Lo un pergamino de protocolo en el que yo vengo aquí y le puedo elegir el notario que le corresponda, la fecha, el número de protocolo y le doy a protocolizar.

Este número de protocolo no es obligado.

¿Qué significa que no es obligado?

Que si yo lo quiero le puedo cambiar el 14, solamente que él te lo ofrece, porque lo suyo es seguir el numerador del protocolo a medida que Notin te va dando los protocolos, porque así nosotros nos podremos dar cuenta de que aquí en pendientes me irán saliendo todos aquellos protocolos que se han quedado libres.

Y también te avisa antes de seguir con el siguiente de oye, oye, oye, que hay un protocolo libre, ¿Lo quieres usar o no?

El programa te lo avisa.

Lo siguiente encontramos es con crear un asunto.

Desde aquí se puede crear un asunto también, que bueno, tiene una serie de opciones que iremos viendo poco a poco, que ahora mismo no vamos a entrar en ellas, pero que sepáis que también se puede crear un asunto desde aquí.

Lo siguiente es una carpeta para abrir mis archivos y poder buscar algo de forma rápida.

El siguiente disquete es de guardar, aunque se puede guardar aquí y se puede guardar aquí arriba como siempre y de toda la vida.

El siguiente que nos encontramos es con la n de dar negrita.

Yo selecciono y digo vale, pues le quiero poner negrita o es que el siguiente es darle un espacio, le quiero dar espacio de notas.

Lo siguiente encontramos es con una varita mágica.

La varita mágica es lo que llamamos aplicar plantilla.

Este aplicar plantilla, además si hacemos clic derecho sobre él, podemos elegir aplicar plantilla combinado, que es el más recomendado cuando hay fórmulas o hay alguna cosa que copiamos y pegamos desde algún sitio y que no nos mantiene del todo el formato.

Si aplicamos el aplicar plantilla combinado, lo que hace es que nos lo transforma en formato notarial y intenta conservarlo lo mejor posible.

volver hacia atrás, aunque también lo encontramos aquí detrás en esta flecha.

Luego nos vamos a la W de desarrollo.

En la W de desarrollo es donde si trabajamos con un modelo de Notting y queremos que nos salten todas las variables para que nos vaya preguntando y podamos ir desarrollando nuestro modelo, vendremos aquí a la W y le damos aquí a desarrollar, aunque ahora en un poco también voy a explicar qué podemos hacer trabajar con esto.

Los siguientes autotextos.

En este teclado de aquí nos encontramos con los autotextos.

¿Qué son los autotextos?

Los autotextos son llamadas que nosotros podemos crear para trabajar con ellas de forma rápida.

Me explico, oye, aquí cuando clico sobre el tecado, se me habilita aquí una serie de cosas que no sé ni qué son.

Me vengo aquí y yo pongo en el buscador Dili, por ejemplo, yo tengo que hacer una diligencia ahora mismo y resulta que tengo que poner aquí ahora mismo, mira, Dili cocentaina es la que tengo que usar aquí.

Si yo hago doble clic, yo me vengo aquí, le digo que sí y entonces se me introduce aquí el texto de esa diligencia.

Por lo contrario, yo que sé, tengo una cláusula, tengo una nota, algo de lo que no lo tengo que buscar, sino que lo uso tanto que me acuerdo el nombre y yo pongo aquí Dilirat seguido de F y me pone el texto directamente, es indistintamente que yo lo ponga mayúscula o en minúscula, ¿Vale?

Recalco el nombre del autotexto y dándole a la tecla F, si yo lo que quiero un nuevo auto texto, será tan fácil como crear nuevo auto texto.

Me vengo aquí y le pongo el nombre del texto, vamos a poner, yo que sé, cláusula nothing, lo que hace es que se me abre un Word independiente, que además veo aquí en verde que estoy dentro del tautotexto cláusula nothing y que yo aquí podré escribir.

Esto es una prueba interna.

Una vez que yo termino con el texto que quiero que me salga en esta llamada, le voy a dar a la llave, a la llave para que me guarde y cierre y no pierda ningún formato, no haya ningún tipo de problema.

Entonces, si yo ahora vengo aquí y digo, pues me he olvidado del nombre, vengo aquí, digo A ver, sé que le había llamado con algo de Notting.

Ah, mira, si era cláusula Notting.

Ah, pues sí, es aquí.

Vale, me lo introduce.

Lo siguiente aquí con la M de matriz.

¿Qué es la M de matriz?

Esto vamos a explicarlo mejor desde aquí.

Una escritura se compone de lo que es una parte de cabecera, una parte de comparecencia, en la que son los partícipes de quienes firman en la notaría y la forma en la que intervienen el intervienen el expone, en el que se dice toda la operación.

Y luego hay un final en el que una vez dicho las advertencias, la cláusula de protección de datos y demás, tú tienes que terminar la escritura diciendo que esta escritura ha quedado o quedará impresa en tantos folios de papel de uso exclusivo notarial y tal y no sé qué.

Entonces eso en Notin facilidad y es la cuando tú ya has terminado todo esto que he dicho y tú vas a dejar tu escritura finalizada en extendido en.

¿Por qué?

Porque después del extendido en tú vas a venir al MD matriz y después le das aquí a Cerrar matriz.

Cuando le das a Cerrar Matriz te encuentras el conteo de los folios y además se actualiza el programa de gestión.

Entonces, como tip recomendado también que suelo decir es que si por ejemplo yo imaginaros de que he dejado mi escritura preparada y yo ya la cierro con la llave y al día siguiente cuando se va a firmar, tengo los clientes delante y resulta que he tenido que modificar la escritura.

Si he modificado bastantes cosas en la escritura, en vez de ponernos aquí a contar y demás, lo más fácil es que seleccionamos, le damos a suprimir, me cargo esta parte de aquí también y digo otra vez lo del Extendido en para que de forma automática y sin yo tener que estar, le damos a la M matriz, le damos a Cerrar matriz y que me haga el cálculo automático otra vez.

una impresora y también la encontramos aquí arriba.

Entonces, como botones importantes, pues llegamos hasta ahí.

Y ahora vamos a explicar esta cinta.

Esta cinta es lo Estos son los partícipes de la operación, que son dos, son los que hemos añadido desde la ficha de Nexus, que era Iván y la sociedad y bueno, David, el representante de la Sociedad.

Esto de aquí son los objetos que hemos introducido.

Uno que era la vivienda que hemos metido el medio de pago que hemos puesto que 120.000 y que además aparece en rojo porque todavía no está cuadrado, por eso todavía no aparece en verde.

Desde aquí tengo la impresora desde la que yo aquí puedo seleccionar impresión voy a hacer.

Si por ejemplo al darle me sale directamente impresión de matriz, en la que yo simplemente lo que tendré que hacerle, no tengo que seleccionar nada aquí y simplemente le tengo que dar a imprimir.

Si yo por lo contrario tengo que elegir la impresora porque la que tengo puesta por defecto y configurada no es la que quiero usar, elegiré la que es y le doy a imprimir.

Desde aquí una protocolo, pues puedes sacar la copia autorizada, la copia simple, puedes hacer una multicopia de que te saque una copia simple y una copia utilizada a la vez, puedes hacer las presentaciones al registro por aquí y demás.

De hecho aquí a la derecha nos encontramos con una copia simple, esto es como un poco una reseña rápida, en la que aquí en la parte derecha estos números son las que tengo minutadas y en esta parte izquierda de aquí, que ahora mismo está vacío, será el chivato numerador que me dirá las copias que han sido realizadas.

Esto es pues que si yo tengo que minutado una copia autorizada y tengo aquí dos, pues tengo que darme cuenta porque tengo que facturarla evidentemente.

Luego aquí nos encontramos con el clip, en este clip me voy a encontrar con los documentos unidos, que vemos que ahora está en gris, pero que si yo ahora le metiera fuera el escáner, le diera aquí y adjuntaría la documentación, pues pasaría lo siguiente, por ejemplo, vamos a hacer una prueba, vengo aquí, encuentro con que ya se me ha puesto esto en verde y aquí arriba tengo el archivo digital, el archivo digital de este asunto que se puede ver desde aquí o se puede ver desde Nexus, al igual que lo que acabo de explicar de documento unido, también se puede hacer desde Nexus.

Aquí tengo el apartado de diligencias, el apartado de notas, aquí tengo este check verde, que este check verde es el panel del protocolo electrónico, que ahora cuando vemos protocolo lo vamos a ver.

Comentar que en Nothing nunca vamos a ver la escritura montada en la parte izquierda toda entera con su matriz, documentos unidos, diligencias y demás, sino que solamente lo vamos a ver en el momento de la impresión de la copia.

Entonces por eso aquí me voy a encontrar con la matriz, aquí me voy a encontrar con los documentos unidos y aquí me voy a encontrar con la diligencia.

Cuando genere una copia, pues se me introducirá todo.

Antes de terminar lo que es el asunto.

Para darle protocolo me voy a venir aquí porque os voy a explicar lo siguiente, que me he dado cuenta de que me he saltado este botón de conversor.

El conversor es que si yo pongo aquí 10 seguido de F, me lo va a poner en euro.

Si yo pongo 10, m de f, me lo pone en metros cuadrados.

Lo mismo con H de hectáreas.

También sirve para la fecha.

Si de forma rápida yo estoy escribiendo aquí la fecha y pongo F, me lo pone así.

También nos encontramos con yo he trabajado asunto y he categorizado quién es el adquiriente y quién es el transmitente.

Va a llegar una parte de la escritura, sobre todo en el exponen y en el otorgan.

Otorgan que vendedor le vende la finca, no sé quién, a que la compra para tal.

Entonces yo en vez de escribir su número, su nombre, lo que puedo hacer ah, pues quiero poner el nombre del adquiriente, pues A de adquiriente F y me introduce el nombre.

Por lo contrario, ahora que la transmitente le pongo la T y el F y me pone el nombre que me encuentro en una herencia en la que resulta que una herencia se desglosa por glotes y en la que pues mira, esta vivienda va para X hijos y la otra vivienda va para otros hijos.

¿Qué puedo hacer para no tener que estar siempre otra vez escribiendo nombres o liándome y demás?

Si yo selecciono ese de sujeto seguido de F, se me abre esto de aquí, en lo que si yo clico sobre multiselección, yo digo pues mira, este lote va para Ibame y para David, pues llego aquí y digo vale, me pone los nombres, el otro que dije, pues SF y pues ahora ya no quiero esto, sino que simplemente quiero nombrar distribuciones y me lo introduce aquí.

Vale, ya nuestro asunto hecho, de hecho voy a borrar esto para que no me genere aquí problema, le voy a dar a el pergamino que lo tengo o bien aquí arriba o que lo tengo por aquí debajo, si yo le doy al pergamino para que me dé el protocolo, vamos a ver, cómo este número de asunto va a desaparecer y se va a convertir en número de protocolo, el protocolo que le va a corresponder es el 13.

Y entonces esto hace que de forma automática en la cabecera me pone ya el 13.

Si vemos, que le falta el matado notarial.

Entonces, ¿Qué puedo hacer?

Si le doy a Alt G y le doy al guionado de Nothing, puedo darle o a guionado de Nothing o a guionar todo.

Le doy a aceptar y entonces esto hace que veis que me han aparecido los guiones.

Es importante para el tema del guionado que si yo no acabo el párrafo en un punto, el programa no sabe que ahí acaba el párrafo, con lo cual no lo va a matar.

Y si yo después del punto dejo un espacio, pues él entiende que voy a seguir, entonces tampoco lo va a matar.

Alt G.

aquí con mi compraventa terminada.

Se me ha habilitado aquí un candado, aquí arriba.

Este candado, si yo ahora por ejemplo, tuviera que hacer algún salvado porque me he equivocado y resulta que quiero modificarlo, yo tengo que abrir el candado para que me deje de editarlo.

Si no lo abro, no me va a dejar editarlo.

En el desplegable de al lado del candado lo que puedo hacer es protocolizar.

Oye, que le di protocolo pero que al final no se firma.

Entonces nada, desprotocolizamos y volverá a ser un número de asunto.

el candado y hablando de caso de errores, podemos encontrarnos con lo Resulta que David dice aquí que es sin profesión especial y yo ahora tengo que cambiarlo.

La mejor forma de que yo me sitúe antes de donde me sale el campo de profesión y con F me introduzca en el campo.

Y yo pongo aquí por ejemplo, que es obrero y me muevo con el F.

¿Por qué?

Porque si yo lo hago de esta forma, se me va a sincronizar con la ficha de Nexus y va a hacer que dentro de la ficha de este cliente ya aparezca cambiada su profesión.

Esto lo que hace es que nos ayuda un poco.

En Notting consideramos que el trabajo de notarías es un trabajo como una fábrica en la que todos tenemos que poner de nuestra parte para que al final la cadena funcione correctamente.

Entonces si yo como oficial o como a lo mejor copista que estoy revisando la escritura, me he dado cuenta de que aquí hay un error, lo mejor es que lo cambie de esa forma para que se modifiquen la ficha y para que así se modifique en todas partes, porque en este caso porque es una profesión.

¿Pero y si el domicilio como aquí que está vacío, es incorrecto?

El que vaya a hacer la factura y no se haya leído la escritura, sino que simplemente va a facturar, se va a encontrar con que en la ficha del cliente está mal creado, entonces el domicilio aparecerá mal.

Bueno, eso como dato.

Cerramos el candado y entonces le damos aquí a la impresora.

En la impresora, una vez que yo tengo aquí mi compraventa terminada, yo puedo hacer lo Cuando se termina la compraventa, bueno, antes de la impresora le tendré que dar al check verde porque lo que voy a hacer es presentar el protocolo electrónico.

Esta ventana del protocolo electrónico, aquí lo que me encuentro primero es la matriz, que la puedo visualizar desde aquí y aquí en documentos unidos, puedo visualizar los documentos unidos desde aquí de forma rápida.

Cuando yo ya lo tengo visto y comprobado que es correcto, yo le doy a esta flechita de aquí de subir asigno y lo que hace es que en primera instancia me envía la matriz, los documentos unidos y aquí en diligencia se me descargará de forma automática la diligencia de reflejo electrónico.

Una vez que ya tengo esa parte hecha, me iré a la impresora y en la impresora, pues como esto es una compraventa, yo ahora tengo que hacer una serie de presentaciones.

Entonces si yo tengo que hacer la presentación telemática, yo me vengo aquí, le doy a presentación telemática, si el presentante lo dejo vacío, me va a coger al nombre del notario y si por lo contrario es otra persona, una sociedad o lo que sea, introduzco aquí el documento de identidad de esa persona físico jurídica y será ese representante el registro de la propiedad.

Como previamente hemos metido la ficha del objeto y se supone que los datos están todos correctos, me los lee de ahí.

Entonces me dice que va al registro de murcia el número 1 y aquí en el lápiz entre corchetes, que no lo he introducido correctamente, podremos ver el número de finca que le corresponde simplemente le daríamos a generar copia y esto lo que hace es que directamente lo envía al registro de propiedad, a la bandeja de firma.

Lo mismo con el ayuntamiento, el ayuntamiento lo puedo elegir desde aquí, me lo enviaría al ayuntamiento que le corresponda y le daría a generar copia para que se me genere.

Luego también lo puedo enviar a la comunidad autónoma, dependiendo del cliente en el que nos encontremos si hace el envío o no.

Esto lo hace a través de unos automatismos, porque aquí aparece la palabra signos, pero si los automatismos no estuvieran en la notaría sino que habría que hacerlo de forma manual, nos venimos aquí a por ejemplo una copia del tipo registro de la propiedad en la que generamos una copia y simplemente lo que hace es que me genera el PDF, en este caso tendría yo que ir a asigno y clic en registro y adjuntarlo de forma manual y con la presentación telemática lo que me encuentro es que me lo hace de forma automática y me lo envía a la bandeja de firma.

bueno pues ya tenemos la escritura enviada al protocolo electrónico, presentada al registro y al día siguiente me encuentro con qué debería hacer de un apartado de diligencias, porque?

Porque de esas presentaciones surgen unos justificantes que hay que dejar unidos a la matriz.

Para dejar algo unido a la matriz hay que hacerlo mediante una diligencia, porque una vez que se ha firmado no se puede introducir jamás dentro de la escritura ni el documento que le corresponda se puede meter dentro de los documentos de la matriz, sino que lo que hacemos creamos una diligencia, nos venimos aquí al creamos una diligencia y al crear una diligencia nos encontramos con la siguiente ventana.

Lo primero que hacemos es categorizarla de normal en este caso vamos a hacer o nos vamos a inventar como si fuera una de la presentación telemática, pero si en su contrario fuera oye que es que hay una modificación, una subsanación, una ratificación incluso que uno de los presentes no pudo firmar y se envía otro notario para ratificar y cuando nos envían la ratificación tenemos que hacer la diligencia, eso lo haremos mediante la ratificación.

Vamos a dejarlo título, si le queremos poner un título y aquí lo que sí es importante es aquí vemos que pone la hora, porque en base a como nosotros pongamos la hora serán como se nos van a ordenar las diligencias.

Luego aquí le puedo dar al Word para que se me abra directamente lo que es el Word de esta diligencia.

¿Cómo sé que estoy en el Word de esta diligencia?

Vamos a fijarnos aquí, el color ha cambiado, me pone que estoy en una diligencia, en una diligencia de trámite me dice que estoy en el protocolo 13 1, porque 1 es la primera diligencia.

En cuanto vaya creando más diligencias será la 2, la 3 y así sucesivamente.

Entonces aquí en la diligencia voy a escribir el texto que le corresponda.

Pues yo voy a venir aquí, por ejemplo, y voy a usar un autotexto, voy a poner Dily y voy a poner pues diligenciampedro.

Yo le doy aquí, le doy a juntar y se me queda ya unida.

Si yo tuviera que dejar uno unido, por ejemplo, puede ser el del justificante fehaciente del registro de la propiedad, yo voy a tener que hacerlo en el clip de esta diligencia, por lo que acabo de explicar.

Una vez que ya lo tengamos puesto, cerramos por la llave y esto hace que se me genere dentro de lo que es el apartado de diligencias y notas de mi escritura, mi primera diligencia.

lo que tendría que hacer es, una vez que ya he terminado con mi apartado de diligencias y con mi apartado de todo sería generar la copia autorizada.

Si yo vengo aquí a la impresora y genero la copia autorizada, voy a seleccionar autorizada, aunque aquí simplemente tenemos que fijarnos en esta parte de aquí, en copia para aquí hay un desplegable que me va a salir los partícipes de la operación o si quiero nombrarlo como comprador o como vendedora, o si no me gusta esto de aquí, pues pongo lo que yo crea y entonces simplemente le doy aquí a generar, no hace falta que me ponga a seleccionar nada más, le doy a generar.

En este caso me avisa de que no he minutado la escritura y sigo.

Como yo tampoco estoy conectado con signo, no he podido enviar la diligencia reflejo electrónico, entonces voy a seleccionar de que no quiero que la suba.

vamos a diferenciar cómo sé que estoy en este Word, vamos a ver que el color también va a cambiar.

Nos encontramos ahora con este color y además me dice que estoy dentro de la copia autorizada del protocolo 13, yo puedo revisarlo veo que está todo montado, estas rayas de aquí, estos saltos de página, son los documentos unidos.

Si yo quiero visualizarlos, entonces clicaré en este botón y aquí tengo los documentos unidos.

Al final me encuentro con una nota que en teoría debería de salir correcta y de forma automática.

Y una vez que ya está todo revisado, yo le doy aquí a imprimir.

genera un PDF, porque como no tengo impresora para que se quede generada una copia, para que veamos cómo al generar una copia autorizada de forma automática se crea una nota de expedición de copia.

Voy y voy a abrir mi matriz, porque siempre que termino con la copia se cierra la matriz.

Entonces si yo quiero rescatarla, lo que hago es que me voy al cubito, voy al protocolo 13 de diligencias y notas, veis que aquí aparece ya un 1 en una nota.

Entonces tengo la diligencia que creé yo y tengo aquí la nota.

Esta nota habitualmente siempre hay que entrar a editarla con las gafas, porque cuando se trata de una copia autorizada en papel, se suele poner la serie en los números en los que ha sido expedida.

Entonces, de hecho aquí ya lo vemos en los números tales y yo lo dejaría aquí puesto.

Una vez que lo tengo puesto, yo le daría la llave y aquí pues lo que nosotros recomendamos es darle a este botón con esta estrellita, que lo que hace es meter todas las diligencias y notas en un mismo folio de papel timbrado en el que además de ponerlas todas por orden, le emite el sello redondo del notario que le corresponda y que al finalizar me dirá que si quiero imprimir todas las imprimir, digo quiero que me suba todas las diligencias y notas al protocolo electrónico.

Entonces de esta forma pues salvaré que como todas las diligencias y notas se tienen que quedar de forma obligada subidas al protocolo electrónico, me puedo aprovechar de esto.

Si por lo contrario, yo no utilizo este botón, sino que yo lo que hago es que selecciono las diligencias y notas y las imprimo por mí mismo, seleccionándole, dando la impresora o incluso creando un documento.

Por ejemplo, si yo vengo aquí, lo hago de forma manual y creo un documento con todas las diligencias y notas para ordenarlo.

No me voy a aprovechar del automatismo que hace que se suba todo el protocolo electrónico, pero en ese caso, ¿Cómo puedo yo subir todas las diligencias y notas?

Porque si vamos aquí al check verde este, me encuentro con que aquí debería de estar la diligencia de reflejo, esto estará con un check verde como que ha sido subido y todo esto aparecerá sin subir.

Entonces, o bien lo puedo subir de forma manual o si me voy al apartado de diligencias y le doy a este botón de aquí, esto lo que hace es que se queda subiendo en segundo plano todas las diligencias y todas las notas.

que es todo el proceso de he creado un asunto desde Nothing, desde Nothing, perdón, desde Nexus, lo he abierto en el Word, he visto qué posibilidades de trabajo tengo desde el Kubo y he terminado con una matriz, la he subido al protocolo electrónico, he hecho las presentaciones, he creado una diligencia y he sacado la copia y la he dado por terminada.

Y eso sería lo que es el proceso del apartado de escritura.