M1 - Saisir un bon de livraison avec litiges sur Aidomenu

Saisir un bon de livraison sur Aidomenu, passez par le bouton de raccourci de la page d'accueil, X réception non validée.

Le logiciel ouvre automatiquement la page de suivi des commandes sur toutes les commandes en statut, en réception, en attente de validation.

Il est possible d'élargir ici la période du temps au temps si nécessaire pour retrouver la ligne de réception que l'on cherche pour saisir son BL.

Pour saisir son bon de réception, on va cliquer ici sur la page verte à droite de la réception que l'on souhaite faire.

On va voir dans cet exemple les différents litiges qui pourraient se produire au quotidien pour que vous puissiez les gérer sur Aidomenu.

Comme d'habitude, on vient saisir ici son numéro de BL, on promet très jour la date de livraison si besoin.

Dans les différents exemples de litiges que l'on peut avoir, on va voir tout d'abord le premier cas qui est, on a commandé ici, par exemple, 48 yaourts et on ne les a pas reçus.

Dans le logiciel, on voit donc qu'on a trois colonnes, commandé, reçu et facturé.

La colonne commandée n'est pas modifiable, il s'agit de la quantité issue du bon de commande.

Les colonnes reçues et facturées, elles sont modifiables.

Ici, par exemple, pour les yaourts à la fraise, si on ne les a pas reçus, Automatiquement, le logiciel initialise la quantité facturée à l'identique de la quantité reçue.

Si on n'a pas reçu les yaourts, le produit va nous manquer, mais il n'y a pas de litige comptable, il n'y a pas de demande d'avoir à effectuer, c'est-à-dire que le yaourt n'apparaît pas sur votre bon de livraison, il est manquant, mais il n'y a pas plus à faire.

Donc, on met ici la quantité reçue est égale à la quantité facturée.

À la différence du yaourt à la framboise, que vous n'avez peut-être pas reçu non plus, par contre, il apparaît sur le bon de livraison.

Ça veut dire que le fournisseur va vouloir le facturer.

Dans ces cas-là, on remet bien ici dans la colonne «Facturer» qu'il apparaît sur le BL, et lorsque l'on va valider ici le bon de réception, le logiciel générera automatiquement une demande d'avoir que l'on pourra envoyer par mail au fournisseur si l'on veut.

Sur le yaourt fermier au lait entier, on peut voir un autre cas de figure qui est que vous n'avez pas reçu la totalité du produit, il en manque, ou alors sur ce que vous avez reçu, il y a une partie qui n'est pas utilisable, pas consommable, parce que les produits ont été écrasés sur la palette, les produits sont abîmés, cabossés, donc vous ne pourrez pas utiliser la totalité.

Dans ces cas-là, on vient mettre en quantité reçue soit la quantité que l'on a reçue si elle est partielle, soit la quantité que l'on pourra utiliser.

Et si c'est la quantité totale qui est bien sur le bon de livraison, on va la réindiquer en quantité facturée.

De la même manière, le logiciel générera une demande d'avoir sur le delta de quantité.

On peut, sur le yaourt fermier au lait de coco ici, gérer également un problème de tarification, c'est-à-dire que le yaourt est normalement au prix de 40 centimes et sur le bon de livraison, par exemple, il apparaît à 50 centimes.

Or, ce n'est pas le tarif négocié avec le fournisseur, par exemple.

Dans ces cas-là, vous allez venir indiquer dans le prix unitaire facturé que le fournisseur veut vous appliquer un tarif de 50 centimes au lieu de 40, et de la même manière, quand on va valider le bon de livraison, le logiciel va générer une demande d'avoir sur cette ligne pour demander la différence de la partie ici, non pas de quantité, mais de tarif.

Il est possible sur un produit également, pareil sur les yaourts fermiers, on en a reçu ou en tout cas, on ne pourra utiliser que la moitié parce qu'il y en a 12 qui sont complètement éclatées.

Dans ces cas-là, il est possible sur EdoMenu de mettre à jour la quantité et vous pouvez générer des fiches de non-conformité.

Pour ça, il y a deux options, soit en étant sur la ligne directement On clique ici en haut sur le bouton «Fiche de non-conformité».

Le logiciel ouvre cette fenêtre sur laquelle on peut venir cliquer sur une anomalie constatée.

On peut mettre «12 pots éclatés» par exemple.

On peut compléter les informations avec le nom du chauffeur, des commentaires complémentaires, votre nom en tant que responsable.

On enregistre la saisie de la fiche de non-conformité.

Automatiquement, ici en bas, des boutons apparaissent.

On peut soit l'envoyer par mail, soit l'éditer en PDF ou l'imprimer pour la conserver en termes de traçabilité.

Si on l'envoie par mail, elle part directement au fournisseur.

On verra en seconde option que lorsque l'on va valider le bon de réception, sur toutes les lignes où on a une quantité différente de la quantité commandée, le logiciel va également proposer de faire une fiche de non-conformité, là libre à chacun de dire oui ou non, on va le voir juste après.

Dernier cas de figure qu'on pourrait obtenir, par exemple, c'est d'avoir fait un rajout par téléphone.

On n'est pas sur un litige, mais on est sur un complément de produit que vous n'aviez pas saisi sur Aidomenu, vous l'avez rajouté par téléphone, ou le fournisseur a fait une substitution et vous a rajouté quelque chose.

En haut à gauche, vous avez le bouton Ajouter, Produits, et on va venir chercher ici dans les catalogues que l'on veut le produit qui nous intéresse, qui a été rajouté.

On prend par exemple ici de la viande, valide.

Notre produit se rajoute ici en dernière ligne on est donc en quantité commandée à zéro par contre en quantité reçue et bien on peut mettre la quantité que l'on a du coup reçu du fournisseur et lorsque comme on est sur de la viande tout comme les laitages si vous voulez faire la gestion de de la traçabilité sur Aidomenu, vous avez ici la possibilité de saisir le numéro de dos et ou la DLC.

Sur la viande par exemple, on peut indiquer notre numéro de dos, on valide avec la touche entrée comme d'habitude et pareil ici dans la colonne DLC, on peut afficher un petit calendrier.

avec la touche entrée également.

Et si on ouvre un petit peu ici les colonnes, on voit bien notre numéro de lot, notre DLC.

Pareil pour un suivi de température, s'il y a des relevés de température qui sont faits sur certains produits, on peut ici l'indiquer également.

Une fois que l'on a terminé la saisie de son rond de réception, là on voit différents cas de litige, on a fait le tour des principaux des principales problématiques que vous pourriez avoir.

En cas d'autres possibilités qui ne seraient pas vues ici, vous pouvez contacter le support pour que l'on voit directement avec vous comment traiter la ligne correspondante.

Une fois qu'on a terminé ici, on valide, comme d'habitude, son bon de réception.

Et comme je vous le disais tout à l'heure, si on n'a pas déclaré de fiche de non-conformité directement sur le produit, dès qu'une quantité reçue diffère d'une quantité commandée, le logiciel va proposer de faire une fiche de non-conformité.

Ce n'est pas obligatoire.

Si vous ne souhaitez pas faire de fiche de non-conformité sur ces produits, vous cliquez sur le bouton «Valider uniquement la réception».

Si par contre, effectivement, pour l'un des produits, vous voulez préciser quelque chose en plus, vous pouvez cocher ici «FNC », indiquer un petit commentaire, «Pot manquant» par exemple, et le logiciel, de la même manière, comme par le bouton FNC tout à l'heure, va venir créer une anomalie sur la quantité dans une fiche de non-conformité.

Une fois qu'on a saisi ici la ligne que l'on voulait, on va ici venir valider la réception et le logiciel enverra directement la fiche de non-conformité par mail au fournisseur.

Notre bon de livraison est validé.

Si on ferme maintenant et qu'on actualise la page, il disparaît puisqu'il n'y a plus de monde en statut livré.

Et on va retrouver ici sur la ligne correspondante notre réception avec à droite dans le tableau de suivi des commandes, on peut voir qu'on a bien deux fiches de non-conformité qui ont été créées.

Et sur la page jaune, on va retrouver nos demandes d'avoir sur les différents produits que l'on a pu traiter, que ce soit par rapport à des problématiques de quantité ou de prix, comme on l'avait vu pour le yaourt au lait de coco.

Cette demande d'avoir, il est possible de l'imprimer ou de l'envoyer par mail directement au fournisseur.