M3 - Créer les commandes fournisseurs à partir des menus sur Aidomenu 📦

Sur Aidomenu, il est possible de générer ces commandes auprès des fournisseurs directement depuis les grilles de menu.

Pour cela, on peut passer par le menu de gauche, Menu, Menu, ou plus rapidement, ici sur le bouton de raccourci, Menu perso.

On va arriver à sa grille de menu.

On peut sélectionner ici, pré-sélectionner le menu qui concerne notre établissement, et on peut sélectionner les repas dont on a besoin.

Ici apparaît les recettes qui ont été paramétrées sur notre menu avec la valorisation correspondante.

En haut à droite, on a le bouton ici «Saisis des effectifs».

Cela va nous permettre, sur la période pour laquelle on veut générer ces commandes auprès des fournisseurs, par exemple ici du 17 au 23 août, de venir appliquer les effectifs.

Au préalable, il faut bien que sur notre lieu de consommation, on ait des effectifs prévisionnels qui aient été renseignés pour le menu, les repas et la typologie de convive qui peut manger sur l'établissement.

Donc ici, on va venir appliquer les effectifs et le logiciel va aller récupérer justement les effectifs renseignés sur notre lieu de consommation qu'il va venir ici attribuer à chaque recette.

La valorisation du coût ici de la recette se met en global.

À la différence, si on repasse sur le bouton saisie des effectifs, on revient sur la grille ici, juste avant, et là, la valorisation est à la recette.

Donc, le bouton permet ici de passer d'un écran à l'autre.

Donc là, on retrouve notre prévisionnel qui a été appliqué.

Si on sait déjà qu'on va avoir une variation d'effectifs parce qu'ici, par exemple, on est sur un établissement de personnes âgées et peut-être que le dimanche midi, on a des résidents qui partent déjeuner en famille, il est possible, dans la case de droite, de déjà venir renseigner ici l'effectif réel que l'on aura, parce qu'on sait qu'on aura peut-être plus ou moins d'effectifs.

Et ce chiffre mis à jour sera pris en compte pour aller créer nos commandes.

Une fois qu'on a soit appliqué ses effectifs prévisionnels et ou retravaillé son tableau, eh bien ici on va pouvoir, sur la période pré-sélectionnée, venir créer les besoins.

Le logiciel va alors récupérer tous les produits qui sont renseignées dans le paramétrage de chaque fiche technique et donc va venir établir la liste des besoins pour la période qu'on avait sélectionnée.

Dans le tableau, s'affichent par défaut tous les produits dont on a besoin pour notre période de consommation du 17 au 23, et on va retrouver ici, en ligne à ligne, tous les produits d'abord ventilés par date de consommation.

Donc on a besoin d'ail le 19, le 21, le 22, par exemple.

Si on veut, pour vérifier les quantités en global que l'on a besoin de passer en commande, ici à droite, sur la petite roue comptée, on peut venir décocher la date de consommation, et le logiciel va regrouper sur une seule ligne les besoins que l'on a sur chaque produit.

La colonne violette correspond à la quantité dont on aura besoin et qui sera prise en compte pour aller ensuite créer les commandes auprès des fournisseurs.

Il faut savoir que le logiciel, lorsqu'on va créer les commandes, arrondira la quantité à commander en fonction du colisage du fournisseur.

C'est-à-dire que là, on a besoin de 300 grammes d'ail on voit que l'ail est portionné et conditionné au kilo et donc forcément le logiciel commandera un sachet de 1 kg d'ail.

On voit dans le tableau qu'on la déligne en noir et en violette.

Les lignes en noir signifient que le produit est bien tarifé, il est bien disponible dans un catalogue chez un fournisseur.

À la différence des lignes en violette où on peut l'avoir en cas de changement de marché, par exemple, on peut avoir des produits qui ne sont plus tarifés.

Cela signifie que le produit n'est pas à zéro, mais qu'il n'est plus présent dans aucun catalogue chez aucun fournisseur, donc le logiciel ne sera pas capable de le commander.

Ainsi, lorsque l'on a ce type de produit qui sort en violet, l'idéal est, lorsque l'on envoie dans la liste des besoins, de venir remplacer le produit qui n'est plus tarifé par un nouveau produit du catalogue.

Dans ces cas-là, on peut venir ici sélectionner, pré-sélectionner la ligne, et à droite ici, on a les deux petites flèches «Remplacer le produit».

On va venir chercher, du coup, dans sa liste de produits et vérifier si on a un nouveau produit équivalent.

On pouvait voir que nos bouchées à garnir précédentes étaient de 25 grammes.

On voit par exemple ici qu'on en a à 24 grammes, donc on a pu avoir un changement de marché.

Via le dollar, via le billet qui est à droite, on peut vérifier chez quel fournisseur le produit sera disponible.

Et donc ici, maintenant qu'on sait qu'on a ce nouveau produit dans nos catalogues, on va venir remplacer le produit qui n'était plus tarifé par notre nouveau produit.

Au niveau des options, le plus intéressant ici est de remplacer l'ancien produit par le nouveau dans toutes les recettes et dans toutes les bases culinaires, ce qui signifie que pour la période du 17 au 20 et quelques août, le logiciel a trouvé ce produit dans une fiche technique, mais il était peut-être dans d'autres fiches techniques.

Donc l'avantage de le faire ici, c'est que ça va aller le remplacer partout.

On remplace.

Et notre produit du coup n'est plus en violet.

On est bien maintenant avec un produit tarifé en noir.

Notre quantité a été conservée.

Et pour les générations de besoins à venir, ce produit n'apparaîtra plus en violet.

Une fois que l'on a contrôlé sa liste de produits, on peut donc ici modifier ses quantités si l'on veut.

On a deux options.

Soit on modifie les quantités ici tout de suite.

On sait par exemple que ça va arrondir au colisage, mais on peut tout de suite noter qu'on en veut un kilo.

Les bananes, par contre, le logiciel en prévoit 27, mais on sait qu'on peut en avoir besoin de plus.

Donc, on voit que la quantité supérieure au colisage proposé serait de 37 kilos.

C'est ce que signifient les colonnes verte et orange.

C'est une aide à la saisie pour indiquer les quantités minimum et maximum par rapport à la quantité du milieu.

Donc, on peut tout de suite changer sa quantité.

Le beurre, le logiciel nous indique qu'il en faut 300 grammes mais pour x raisons, nous on en a besoin davantage, on en veut 2 kilos.

Donc il est tout à fait possible ici de déjà retravailler sa liste des besoins, les produits passent en vert.

On a une petite tête visuelle qui nous indique que la quantité a déjà été modifiée.

Ou alors, ou les deux, il est possible une fois qu'on a travaillé sa liste ici, une fois qu'elle est terminée, créer les commandes, auprès des fournisseurs.

Le logiciel ici va venir maintenant attribuer tous les produits chez les fournisseurs disponibles avec des catalogues, avec des produits tarifés à un instant T.

Il est en train de créer ici toutes les commandes nécessaires pour la période de consommation du 17 au 23 août.

Suivant les délais que l'on a à respecter, le logiciel peut mettre une alerte parce qu'on en est par exemple ici peut-être un petit peu trop court pour générer ces commandes, sinon les commandes vont se générer correctement.

Et ici, on a un autre bouton en haut à droite, accès aux commandes.

On basculera dans le tableau de suivi des commandes et on retrouvera toutes nos commandes ici pour la période de consommation du 17 au 20 et quelques en statut, en création.

Elles sont donc en brouillon.

Reste à les vérifier, les modifier si nécessaire avant de les envoyer par mail au fournisseur.