M1 - Paramétrer un nouveau fournisseur sur Aidomenu

Pour paramétrer un nouveau fournisseur sur le logiciel, on va passer par le menu de gauche Achats, Paramétrage, Fournisseurs.

On va déclarer son fournisseur avec le bouton en haut à droite Créer.

Dans le nouvel onglet et dans la fiche fournisseur qui s'ouvre, on va venir indiquer le nom de notre fournisseur.

On peut renseigner notre code client chez le fournisseur et si le fournisseur en impose, on peut indiquer le montant du frais de port et du franc de port.

On peut également renseigner l'adresse du fournisseur, à savoir qu'elle est à titre indicatif puisqu'elle apparaîtra simplement sur les bonds de commandes qui partent par mail au fournisseur depuis Adomenu.

On peut, si on veut, par contre, centraliser les informations avec le téléphone du fournisseur, et dans tous les cas, si les commandes doivent partir par mail depuis Adomenu, au fournisseur, on doit renseigner ici une adresse mail.

Il est possible de renseigner cette adresse mail dans l'onglet Principal informations, mais on a aussi la possibilité dans l'onglet Contacts de rajouter plusieurs adresses mail pour définir si chaque adresse mail, chaque contact doit recevoir les commandes et ou les fiches de non-conformité et ou les demandes à voir.

On peut saisir plusieurs adresses mail et venir ne cocher que les documents concernés pour cette adresse mail.

Ici, par exemple, on pourrait dire que l'adresse 1 reçoit les commandes.

l'adresse 2 reçoit les fiches de non-conformité et les demandes d'avoir.

À partir du moment où des adresses mail sont renseignées dans l'onglet contact, elles sont prioritaires sur l'adresse mail qui apparaît sur le cadre information.

Si l'adresse mail qui est là doit également recevoir les éléments, eh bien ici, on vient la rajouter également dans l'onglet contact et on précise ce que l'on doit envoyer sur cette adresse mail.

Une fois qu'on a terminé, on enregistre et on peut refermer ici la page.

Si on actualise la liste des fournisseurs par le bouton Actualiser en haut à gauche du navigateur, on va retrouver ici notre fournisseur.

On va démarrer maintenant les catalogues rattachés aux fournisseurs.

Lorsqu'on crée un fournisseur, le logiciel crée automatiquement, on peut passer par l'icône de droite, un catalogue associé à notre fournisseur ici en haut.

Par défaut, le libellé du catalogue prend le nom de notre lieu de stockage, il est de type général, la date de début correspond à la date du jour, la date de fin au 31-12 de l'année N plus 1.

Par le petit œil à droite, on peut venir modifier ces paramètres.

On peut tout d'abord renommer notre catalogue.

Si jamais on a plusieurs lots attribuer à notre fournisseur ou parce que l'on veut dissocier plusieurs catalogues correctement avec ces mercuriales correspondant dedans avec chaque produit.

On renseigne le nom de son catalogue, on peut modifier la date de début et la date de fin à partir du petit crayon, un calendrier apparaît, on peut l'ouvrir pour changer les dates ou on peut taper directement la date de début et la date de fin.

On peut passer, pour que ce soit plus simple et plus rapide dans les deux menus, notre catalogue en type marché.

Cela permettra dans les fiches recettes de trouver plus rapidement les produits que l'on ajoutera dedans et ça permettra dans les commandes rapides, par exemple, d'éviter d'aller chercher dans les mercurials complémentaires qui, elles, sont de type général.

On peut ici associer notre catalogue à son ou ses lieux de stockage qui sont livrés par notre fournisseur.

On peut associer des lieux de stockage ou les supprimer s'ils n'ont pas lieu d'être livrés par ce fournisseur.

Et ici, on peut refermer, du coup, et notre catalogue est à jour.

On peut créer, si besoin, un autre catalogue.

De la même manière, on va venir ici le nommer.

Donc, soit on le nomme de cette manière-là.

Souvent, en cas de marché public, il peut être nommé avec des lots, par exemple.

En tout cas, on nomme son catalogue comme on le souhaite, on revoit ses dates, on le passe en type marché.

Dernière étape, on va devoir composer la mercuriale de chaque catalogue, donc la liste des produits tarifés renseignés dans les catalogues des fournisseurs.

Depuis les catalogues, on peut passer par les comptes de droite les produits du fournisseur.

Au quotidien, lorsque l'on est dans notre liste de fournisseurs, on peut sélectionner la ligne et directement aller à droite sur le bouton «Produits du fournisseur».

On va retrouver les différents libellés de catalogues créés précédemment.

et on va sélectionner le catalogue dans lequel on veut rajouter ces produits.

Par défaut, notre tableau est donc vide.

On va avoir plusieurs manières de compléter notre catalogue.

Soit on peut faire des imports de mercurial, à condition que les références qui sont livrées par le fournisseur soient déjà connues du logiciel.

On peut sinon également, en formation, le formateur a la possibilité de vous mettre à disposition des catalogues équivalents présents chez d'autres fournisseurs, ce qui vous permettra de décopier-coller et de gagner du temps pour ne venir mettre à jour que les éléments qui changent la référence, le prix et éventuellement le conditionnement.

Et puis, on peut enfin, troisième méthode, insérer des produits, construire manuellement son catalogue avec le bouton en haut à droite.

On va venir rechercher les produits chez notre fournisseur.

Pour avoir des résultats plus importants, on peut demander d'aller chercher dans la liste de tous les produits de la base de données et ici, on se met bien sur l'item «Tous les produits».

On peut affiner notre recherche puisqu'ici, on va voir dans le tableau, on aura le résultat à chaque fois des libellés de produits, du groupe de marchandises, et des signes de qualité.

Là, en étant sur notre ferme, par exemple, qui nous produit de la viande, on va venir chercher les produits de boucherie avec le terme sauté de bœuf.

On retrouvera ici les différents libellés de produits.

On peut avoir en bas plusieurs pages à passer en revue, l'objectif étant de trouver un équivalent générique d'un produit que peut nous livrer le fournisseur pour pouvoir l'insérer dans la mercuriale.

Ici par exemple, notre sauté de bœuf pâle rond en 60 grammes, il est d'origine France, on le sélectionne, on le valide, le libellé nous convient bien.

On va venir enseigner ensuite ici trois informations.

Le prix par rapport à l'unité de conditionnement du produit, donc ici on est au kilo, donc ici on va renseigner 20 euros pour un kilo.

On peut, à droite, dans la zone conditionnement, indiquer le multiple de conditionnements livrés par le fournisseur pour être dans les commandes cohérents et commander des sachets de 2,5 kilos.

Et puis ici, on peut ajouter la référence du produit chez le fournisseur qui peut permettre aussi de la trouver plus rapidement.

Et puis, on va continuer comme ça de venir construire sa mercuriale en cherchant et en insérant les produits que l'on veut.

On trouve le produit que l'on veut, on l'ajoute, on renseigne son prix, son conditionnement et sa référence.

On enregistre chaque saisie avec la touche Entrée du clavier, comme d'habitude.

Et puis après, on va venir dans son autre catalogue compléter également et ajouter ses produits.

Une fois que notre catalogue est terminé, il pourra vivre après bien évidemment au quotidien et on pourra revenir insérer des produits dans notre catalogue.

Dernière étape autour de notre fournisseur, on va venir ici dans paramètres outils, paramétrage établissement, lieu de stockage pour renseigner les jours de livraison du fournisseur.

On sélectionne notre lieu de stockage, on rentre dedans par l'icône de l'œil à droite et on vient dans le dernier onglet fournisseur.

On va retrouver ici notre fournisseur qu'on sélectionne avec son dépôt et ses catalogues associés.

Et dans le tableau qui est là, on va venir indiquer les jours de livraison du fournisseur.

Pour aller plus vite ici, en bas, on peut indiquer les jours de livraison.

Donc si, par exemple, le fournisseur nous livre mercredi et vendredi, on les coche et on clique sur «Modifier tous les groupes».

Automatiquement, le tableau s'est mis à jour.

Notre fournisseur nous livrera le mercredi et le vendredi.

Ici, on gardera l'ensemble des groupes de marchandises puisqu'on a des produits dans nos catalogues qui ne sont rattachés qu'à la boucherie et à la crèmerie.

Même si on a l'ensemble des autres groupes qui sont visibles, n'ayant pas de produits rattachés à ces groupes de marchandises, ils n'apparaîtront jamais.

et puis lorsqu'on est en commande automatique issue des recettes et des menus, pour que le logiciel puisse calculer les dates correctes de livraison, de réception, en fonction de la période de consommation, on va venir indiquer le délai de commande pour la réception des marchandises, donc est-ce qu'on est en A pour B, en A pour C par exemple, pour notre fournisseur et les produits rattachés, Donc si en boucherie, le fournisseur a besoin d'un peu plus de temps pour préparer la viande, on peut être ici, par exemple, sur sept jours, et puis si pour les laitages, on est qu'à trois jours, c'est ce que l'on indique ici.

On retrouvera également en bas les informations indiquées tout à l'heure sur la fiche du fournisseur, le code client, le frais de port et le franc de port.

À partir de ce moment-là, on retrouvera notre fournisseur dans la liste des commandes, dans la liste des fournisseurs pour pouvoir créer notre commande, On y verra si on ajoute des produits, nos différents catalogues avec les produits qui constituent nos mercuriales.