Cap'Territoires - Valider vos bons de réception sur Aidomenu

Pour faire vos saisies de bons de réception sur Aidomenu vous pouvez passer sur l'écran principal par le bouton «Une réception non validée» ou par le bouton «Une réception».

Le nombre ici indiqué pourra varier en fonction du nombre de réceptions que vous avez en attente.

En cliquant sur le bouton, on va accéder à la page de suivi des commandes du logiciel où vous pourrez retrouver au quotidien toutes les commandes avec leurs différents statuts, les commandes en création qui n'ont pas encore été transmises aux fournisseurs, les commandes en réception, en attente de livraison de la marchandise, et les commandes livrées qui correspondent aux réceptions validées.

Pour retrouver les lignes dans le tableau que vous recherchez, ne pas hésiter ici à élargir la période du haut en sélectionnant les dates dans les calendriers.

Pour faire votre réception, il faut donc que la commande soit en statut en réception et on y accède ici par la page de droite en vert.

On va retrouver ici donc la réception que vous aurez passé précédemment au fournisseur, on va retrouver la date de livraison prévue et dans le tableau ci-dessous, tous les produits que vous aviez passé en commun.

Première chose, si la totalité des produits reçus correspond à ce que vous aviez commandé, donc ici on voit le libellé des produits, les références et les quantités commandées, si tout est OK, on va venir saisir ici le numéro du bon de livraison fournisseur, donc du coup, le numéro qui apparaîtra sur le papier que le chauffeur vous aura laissé, et on viendra tout simplement ici valider la réception.

Toutefois, on va voir différents exemples de litiges qui peuvent se produire au quotidien pour savoir comment les gérer dans les domaines.

Premier exemple, il est possible ici que vous ne receviez pas un produit malheureusement commandé.

Dans ces cas-là, on va venir simplement distinguer Là, vous avez deux colonnes, la quantité commandée et la quantité reçue.

Si vous n'avez pas reçu du tout la farine, vous aviez commandé un carton de 10 kilos, mais vous ne l'avez pas reçu, vous allez renseigner zéro dans la quantité reçue.

On valide bien la saisie de la quantité avec la touche Entrée, comme d'habitude.

Si vous n'avez pas reçu une partie de la livraison, même principe, par exemple, Pour les pâtes, vous en avez commandé 15 kg, il en manque un sac de 5 kg, vous n'en avez reçu que 10, vous pouvez indiquer 10 dans la colonne reçue.

La colonne reçue peut également servir à renseigner une quantité s'il y a eu un litige, c'est-à-dire que si sur les 15 kg de pâtes, il y a un sachet qui est pour le coup percé, ça veut dire que vous en avez reçu certes 15 kg, mais vous ne pourrez en utiliser que 10.

Donc là, c'est pareil, on va venir renseigner la seule quantité que vous pourrez utiliser, donc 10 kg, et il est possible ici d'aller compléter cette saisie par une fiche de non-conformité qu'on va retrouver en haut de la page.

On clique sur le bouton correspondant, on retrouve le produit concerné, et on va pouvoir déclarer une anomalie constatée.

Par exemple ici, l'état des emballages et conditionnements, et on peut mettre un sac percé.

On enregistre la saisie de sa fiche de non-conformité et à partir de là, vous pouvez directement l'envoyer par mail au fournisseur ou l'éditer en PDF pour la transmettre depuis votre boîte mail ou la garder en tout cas en traçabilité.

On voit d'ailleurs que dans la colonne FNC correspondante à droite, on a maintenant un petit O pour oui parce qu'il a une fiche de non-conformité qui a été déclarée sur ce produit.

Sur les autres, on aura un petit N pour non.

En cas de remplacement de produit, si par exemple vous aviez commandé des infusions à la menthe et vous avez reçu des infusions au tilleul, à droite vous allez pouvoir ici utiliser les deux premières flèches qui sont là.

Remplacez le produit.

On va venir chercher le produit que le fournisseur a mis à la place de l'ancien.

On sélectionne la ligne correspondante, on valide.

et automatiquement le logiciel aura remplacé l'infusion à la menthe par l'infusion au tilleul et aura bien gardé la quantité reçue si c'est la même que ce qui était prévu.

L'autre cas de figure serait de traiter une substitution, c'est-à-dire que vous avez reçu un produit qui a été remplacé par un autre de marque différente, grammage différent, en tout cas qui n'est pas le même exactement.

Et dans ces cas-là, on va pouvoir ici utiliser les deux autres flèches, substituer le produit.

Dans ces cas-là, on va venir indiquer la référence qui a été livrée par le fournisseur, et vous pouvez préciser un libellé de produit également.

Là, si c'est la marque, par exemple, qui a changé, vous avez reçu des crèmes Montblanc, de la crème Montblanc à la place de l'aïabon, et bien vous pouvez le préciser.

Vous précisez si l'unité est différente, si c'est la même, on laisse et on valide.

Et ici, automatiquement, on a la quantité reçue sur la crème Yabon qui se met à zéro et on aura bien sur le produit de substitution la crème ici, on peut le voir en commentaire, la crème caramel Montblanc en 3.1 qui remplace le produit 34822 qui était au-dessus et on en a bien reçu 9 boîtes.

Une fois la saisie du bon de livraison terminée, comme on a vu tout à l'heure, on vérifie qu'on a mis son numéro de BL et on valide.

À partir de ce moment-là, les produits rentrent dans votre stock et vous pouvez effectuer des statistiques et des suivis d'achat.