M3 - Créer les commandes fournisseurs à partir de la quantification sur Aidomenu 📦

Sur Aidomenu , pour générer vos commandes auprès des fournisseurs à partir des recettes et des menus, il va y avoir trois grandes étapes à respecter.

On y a accès depuis les modules Production.

La première étape consistera à générer la quantification, la deuxième, le planning de fabrication, et la dernière, créer la liste des besoins.

Et c'est à partir de la liste des besoins que vous pourrez créer les commandes aux fournisseurs.

Première étape, aller générer la quantification.

On vient donc se positionner sur la période pour laquelle on va vouloir créer ces commandes au fournisseur et on va venir, en haut à droite, appliquer les effectifs.

Pour que la quantification fonctionne et que des données apparaissent dans le tableau, il y a deux règles à respecter.

Avoir paramétré sur ses lieux de consommation les effectifs prévisionnels par menu, par convives et par repas, et avoir paramétré ces menus.

Sans ces deux règles, la quantification ne peut pas fonctionner.

Lorsque la quantification se génère, on va retrouver dans le tableau pour chaque date de consommation, ici le 24, puis le 25, le 26, les informations récupérées des différents lieux de consommation.

Ici, par exemple, sur notre école à ALSH, pour le menu scolaire pour chaque type de population, ado, adulte, élémentaire ou maternel, pour le déjeuner, les effectifs prévisionnels issus des lieux de consommation.

Pour notre lieu de consommation personnes âgées, même chose, mais là on aura des chiffres ventilés sur le déjeuner et le dîner.

Et ainsi de suite, on aura l'ensemble des lignes qui va se générer.

Ça nous permet de voir ici qu'on aurait en bas un prévisionnel d'effectifs de repas de 1 500 repas pour la période du 24 au 31 août.

Ici, dans le tableau, on est sur un affichage au menu, mais il serait possible d'avoir un affichage à la recette, ce qu'on va retrouver dans l'étape suivante lorsque l'on va générer la deuxième étape qui est d'aller générer le planning de fabrication.

En générant le planning de fabrication, le logiciel va aller récupérer pour tous les lieux de consommation et tous les menus l'effectif que l'on avait et il va le traduire du coup ici à la recette.

Toujours pareil, par date de consommation, d'abord le 24, puis le 25, et ainsi de suite.

Cette étape intermédiaire est indispensable puisqu'ici, si on affiche la date de fabrication, on peut voir en étant en liaison frade qu'on va avoir un delta entre la date de consommation du 24, un lundi, et la date de production correspondante, un vendredi.

Ce qui va signifier que le logiciel va prendre en compte ces différents critères pour aller, à la fin, générer les commandes auprès des fournisseurs, puisque on consomme le 24, on produit le 21, on a éventuellement demandé dans les paramétrages à recevoir la marchandise au plus tard, la veille de la production à J-1, donc le 20, et on a aussi les jours de livraison qui sont paramétrés sur chaque fournisseur.

C'est en cumulant la totalité de ces paramètres et de ces critères que le logiciel sera capable d'aller attribuer les bonnes dates de réception par rapport aux commandes générées chez les fournisseurs.

Dernière étape à partir d'ici, on va venir créer les besoins.

À partir des fiches techniques qui composent les menus on a sur chaque fiche recette des produits et ou des ingrédients, et toujours pour notre période de consommation demandée du 24 au 31 août, le logiciel va aller récupérer l'ensemble des produits qui sont paramétrés dans les fiches recettes.

Ici, par défaut, le système ventile les produits par date de consommation.

Donc, on peut voir qu'on a de l'ail en consommation le 26, le 28, le 29 et le 31.

Pour avoir une vision globale, dans un premier temps, des quantités en commande, on peut ici, à partir de la roue crantée, décocher la date de consommation.

Ainsi, le logiciel va regrouper l'ensemble des quantités sur une seule ligne.

On peut également voir ici qu'on va avoir des produits en noir et en violet, cela signifie que les produits en noir sont bien tarifés, c'est-à-dire qu'ils font partie d'un catalogue actif avec un prix chez un fournisseur.

Ici, les produits, les lignes en violet, cela signifie en passant la souris que le produit n'est pas tarifé, c'est-à-dire que pour la période à venir, le produit n'est plus présent, il n'est présent dans aucun catalogue.

On va retrouver donc à chaque fois le libellé du produit concerné et au milieu les quantités à passer, prévisionnelle à passer, nécessaire en tout cas, pour la production.

Lorsque l'on va aller créer les commandes, il faut savoir que le logiciel arrondira les quantités demandées ici en fonction du colisage du produit chez le fournisseur chez qui il l'attribuera.

Donc ici on a besoin, admettons, de presque 400 grammes d'ail, le conditionnement étant au kilo, le logiciel commandera systématiquement un kilo, un sachet d'ail chez le fournisseur concerné.

Dans une fiche technique, il est possible de renseigner des produits et ou des ingrédients.

Donc là ici, dans la liste des besoins, le logiciel affichera des produits si ce sont ceux-ci qui ont été renseignés dans la fiche recette, donc c'est ce produit-là que l'on voulait chez ce fournisseur, à la différence d'un ingrédient ou en fonction de la période demandée, il ira chercher le moins cher qu'il attribuera chez le fournisseur présent dans vos marchés et vos catalogues.

Pour aller remplacer un produit qui n'est pas tarifé pour que ça ne se reproduise plus, il est possible ici de sélectionner la ligne.

En bout de ligne à droite, on peut venir remplacer le produit.

On vient chercher dans son catalogue si on a un nouveau produit équivalent, donc dans sa liste de produits personnalisés en demandant en priorité les produits au marché.

On peut voir ici derrière qu'on avait des bouchées à garnirons de 25 grammes.

On a dorénavant des bouchées à garnirons de 24 grammes.

Il y a peut-être eu un changement de référence au niveau du marché.

On sélectionne le nouveau produit.

On peut voir ici chez qui il est disponible.

On sélectionne ici par le petit billet de banque.

Donc là, par exemple, le produit serait chez Pomona Episaveur.

On valide le remplacement et le système va proposer différentes options de remplacement.

Le plus intéressant étant de venir remplacer le produit qui n'est plus tarifé par Lenovo dans l'ensemble de toutes les recettes et de toutes les bases culinaires.

Ce qui signifie que ce sera fait pour cette fois-ci et pour les prochaines générations, le produit n'apparaîtra plus comme étant non tarifé.

Ça, ça se produit sur des changements de marché généralement, des changements de période de catalogue, mais au quotidien, il faut que toutes les lignes soient en noir et être attribuées à des catalogues chez les fournisseurs.

Dans ce tableau, on peut également consulter les stocks à jour si la gestion des stocks est bien effectuée.

Une fois que son tableau est traité, alors il est possible également d'affiner les quantités, soit on ne retravaille pas ce tableau puisqu'en créant les commandes, le système va arrondir au colisage supérieur et c'est dans les commandes qu'on ira définir ce que l'on veut réellement, ou alors on peut tout à fait dire qu'on veut plus ou moins ici de quantité pour un produit.

Les bananas bio, le logiciel estime qu'il en faut 27 kilos.

On préfère en commander 30.

On vient ici changer manuellement la quantité.

Pareil pour le beurre, il en faut un petit peu plus de 500 grammes.

On peut toujours tout de suite dire que nous, on en aura besoin de 1 kilo.

Donc, il est possible également de retravailler la liste des besoins avant d'aller créer ses commandes.

Il faut savoir qu'en retravaillant cette liste des besoins, elle deviendra en miroir la liste des sorties d'Economa qui permettra, lorsqu'on arrivera au plus proche de la production, de faire ses sorties de stock.

Mais il pourrait y avoir un delta entre les différentes quantités, donc en fonction des attentes ou des habitudes des uns et des autres, soit on retravaille cette liste, soit on peut créer les commandes, puis retravailler les commandes avant de les envoyer au fournisseur.

Une fois que l'on a vérifié son tableau, que l'on a vérifié qu'il n'y avait pas de produits non tarifés, vérifié ses quantités et autres, on peut venir créer les commandes.

À partir de là, le logiciel va mouliner pour aller justement prendre les différents paramètres évoqués tout à l'heure, les jours de livraison des fournisseurs, la liaison chaude ou la liaison froide, le délai souhaité de livraison au plus tard avant la production, pour aller ici créer un certain nombre de commandes, et si on y accède, toutes les commandes seront en statut en création telles qu'elles le sont lorsque l'on passe une commande manuelle.

Elles vont être ici ventilées en fonction des dates de livraison attribuées par rapport à la période de consommation demandée initialement dans la quantification.