Formulieren aanmaken in Oneteam

Hoi, ik ben Feline van Oneteam en in deze video laat ik je zien hoe je een formulier aanmaakt.

De formulierenmodule maakt werkprocessen overzichtelijk en digitaal in plaats van losse mailtjes of papier.

Het is handig voor bijvoorbeeld verlofaanvragen, incidentmeldingen of denk aan checklijsten of reiskosten indienen.

Om een nieuw formulier aan te maken ga je in het organisatiedashboard hier in de linkerbalk naar formulieren toe en dan krijg je dit scherm te zien.

En als je hierop klikt, heb je nog eigenlijk ook een keuze om hem vanuit een leeg formulier aan te maken, of vanuit een template te werken.

Denk aan checklijsten of declaratie formulieren, ziek melden.

Alles kan.

Voor dit voorbeeld kunnen we de schoonmaaklijst gebruiken.

Je kan ook allerlei andere vraagtypes toevoegen.

En hier zie je eigenlijk alle mogelijkheden daarvan.

En in dit voorbeeld gebruiken we eigenlijk een checklist.

daarbij kan je ook instellen welke verplicht zijn en welke optioneel zijn.

En weet dat je vanuit een template ook altijd alles nog kan wijzigen of personaliseren naar jullie voorkeur.

En als we dan naar instellingen gaan, dan begint het hierboven eigenlijk met de mogelijkheid om het formulier anoniem te maken.

Denk bijvoorbeeld aan een klokluidersformulier, waarbij het belangrijk is dat de inzendingen anoniem ingezonden kunnen worden.

Je kan ook nog instellen of je de status wil weergeven.

Hier zie je eigenlijk de verschillende statussen.

Ook deze kan je toevoegen of wijzigen.

Maar je kan hier instellen of je dit wil tonen aan medewerkers en of je een notificatie wil laten versturen als een status wordt bijgewerkt.

Hier kan je instellen of je inzendingen automatisch wilt verwijderen.

Dus denk aan, na 7 dagen of 30 dagen wil ik dat de inzending verwijderd wordt.

Dan kan dat hier.

En hier kan je inzendingen koppelen, dus denk bijvoorbeeld aan een ideeënbox of een Vraag HR-formulier.

Die kan je bijvoorbeeld hier koppelen aan het e-mailadres van HR.

Dus elke keer als er dan een inzending binnenkomt, dan wordt deze ook gelijk naar dat e-mailadres verstuurd, zodat diegene niet elke keer maar in Oneteam hoeft te checken.

Dan krijg je daar gewoon netjes een notificatie van in je e-mail.

En je kan deze ook nog verbinden met een webhook.

In een formulier werken we met moderators en eigenaren.

Er kan altijd maar één eigenaar zijn, maar er kunnen wel meerdere moderators zijn.

De eigenaar is eigenlijk degene die het formulier aanmaakt en eventueel kan verwijderen of archiveren.

En een moderator is iemand die namens hun community het formulier kan controleren en indienen.

Je kan ook aanvinken of zij de instellingen kunnen bewerken van het formulier en of dat zij notificaties krijgen wanneer er een nieuwe inzending binnen is.

Bij het vraag HR-formulier, zou je hier bijvoorbeeld kunnen kiezen om alle HR-medewerkers toe te voegen, zodat alle vragen die binnenkomen door iedereen van HR beantwoord kunnen worden.

Zoals altijd kan je een doelgroep instellen voor wie dit formulier bedoeld is.

Daarbij kan je bijvoorbeeld, als je denkt aan een schoonmaaklijst, kan je zeggen, het is alleen voor de functie schoonmaak.

En dat maakt het uiteindelijk natuurlijk allemaal wel overzichtelijk.

En dit is dus hoe het eruit ziet wanneer een inzending binnenkomt.

Dit is geen anoniem formulier, dus je ziet gewoon de naam, wanneer die verzonden is, uit welke community de medewerker komt, wat voor functie ze hebben en wat de huidige status is.

Deze twee zijn eigenlijk net binnengekomen, dus die staan gewoon op de eerste status in behandeling.

En deze kan je dan handmatig zetten of verwerkt of afgewezen.

Hier is een vraag over ATV-dagen.

Om de vraag dan te beantwoorden, kan je hier een opmerking noteren.

Dus dan zou je de ATV-dagen kunnen uitleggen in de reactie.

krijgt de medewerker dan ook weer te zien.

nu is het helemaal duidelijk, dan kan je hem hier zetten op verwerkt.

En weet , de medewerker kan hier ook terug op reageren.

En ook als het een anoniem formulier is, dan kan de medewerker hier ook nog steeds op reageren.

Dus we denken aan het melden van ongewenst gedrag bijvoorbeeld.

Dan staat hier natuurlijk geen naam bij, geen community, geen functie.

Het is gewoon volledig anoniem.

En stel je hebt dan nog meer informatie nodig over het voorval bijvoorbeeld, dan zou je hier in de opmerkingen dat naar diegene kunnen schrijven.

En diegene kan dan ook volledig anoniem reageren met meer informatie.

Hierboven zie je eigenlijk nog filtering voor hoe je de inzending wil zien.

Dit zijn in dit geval maar twee, maar stel je hebt er een hele hoop, dan zou je kunnen zeggen, ik wil alleen van één community de antwoorden zien van een specifieke functie.

Of ik wil enkel nog de formulieren zien die in behandeling zijn.

en verwerkte formulieren zijn niet meer van toepassing.

Je kan ook op een specifieke vraag selecteren.

Stel, je zit in het vraag HR-formulier als moderator en iemand is gespecialiseerd in de salarisstroken, dan zou je kunnen zeggen, die gaat over het onderwerp salaris.

En ook de datum is aanpasbaar of je de inzendingen van de afgelopen dagen wil zien of bijvoorbeeld van heel het jaar.

Hierboven zet je hem op concept of gepubliceerd.

En weet ook dat je een formulier kan delen.

deze link te kopiëren kan je het formulier in een tijdlijnbericht uitlichten.

je ook kan doen is je kan deze QR-code afdrukken.

Die hang je bijvoorbeeld in de kantine op en zet je er nog wat boven.

Zoals: "Heb je nog een brandende vraag voor HR, scan deze QR-code." en het formulier opent automatisch.

Dus op die manier kan je het formulier nog extra onder de aandacht brengen.

Heb jij nou nog vragen over hoe je formulieren aanmaakt of hoe je deze het beste kan inzetten, neem dan gerust contact met ons op en dan helpen we je graag verder.

Tot ziens!