Demo de Cleverfy

En esta pequeña demo te voy a mostrar las funcionalidades básicas de Cleverfy.

Ten en cuenta que te puedes crear una cuenta gratuita también para probarlo en tu ordenador.

Para ello puedes entrar en la web, hacer clic en Pruébalo gratis, creas tu cuenta y puedes probarlo tú y hasta 10 empleados para ver cómo funciona.

Una vez creada la cuenta lo primero que verás es el Dashboard y te saldrá un aviso con nuestro asistente virtual que es Cleverfy AI.

Este asistente te va a ayudar en la primera tarea que es una de las más tediosas, que es la configuración de la cuenta donde tienes que dar de alta los datos de la empresa, política de ausencias, plantillas de horarios, etcétera, etcétera.

Todo este proceso con el asistente es mucho más fácil y te va guiando y al mismo tiempo va configurando la cuenta por detrás, cosa que te ahorra tiempo y dolor de cabeza al inicio.

Una vez esté configurado verás que aquí aparece el Dashboard.

Aquí por ejemplo yo estoy fichando hoy con demasiadas horas y lo primero que veremos aquí a la izquierda es el panel.

Todo esto lo que ves lo ves tú como administradora o administrador, pero los empleados solamente verán una parte que es la parte aquí arriba de mi espacio con los primeros 5 enlaces, o sea una visión más reducida para no liarlos demasiado porque lo que queremos es que ellos simplemente fichen.

Hablando de fichaje, pueden fichar de varias formas.

Existe la aplicación para ordenador que es la que vemos ahora mismo aquí, donde tienen el Dashboard y pueden fichar la salida, la entrada y también las pausas.

Tenemos adicionalmente a eso un widget, una extensión de Chrome que aparece aquí arriba en el navegador, que se puede abrir y ahí se puede fichar directamente sin tener que entrar en el Dashboard de Cleverfyr.

Luego tenemos las aplicaciones móvil, hay aplicación móvil para Android y para iOS, pueden fichar directamente de ahí.

Luego está el modo kiosco, que esto es un modo para más bien tiendas pequeñas que tengan pocos empleados que quieran fichar en una tablet en la pared.

Y por último tenemos recientemente también la opción de fichar a través de ChatGPT.

Tenemos una aplicación específicamente para ChatGPT, se puede conectar y los empleados pueden fichar desde su chat de ChatGPT.

También lo que verán los usuarios, los empleados, será el Dashboard.

Aquí arriba con toda la información básica.

Tienen el primer enlace que es mi jornada, que es básicamente lo mismo, donde pueden fichar entrada y salida, igualmente las pausas, todos los registros que ellos fichen quedan bajo mis registros.

Aquí veremos el resumen semanal, el resumen mensual, si quieren el calendario, pueden ver los fichajes de hoy, cuánto han hecho, cuánto deberían haber hecho, etc.

Un punto de dolor que nos pasa a todos, incluido nosotros, el propio equipo de Cleverfy, es que nos olvidamos fichar, llegamos por la mañana, se nos olvidó fichar.

Si se configura una plantilla de horarios, digamos que una empresa tiene el típico horario de 9 a 5, se configura por detrás, podemos configurar lo que es avisos y notificaciones que se envíen antes de que empiece la hora o justo después.

Y adicionalmente a eso, una vez que nos olvidemos de fichar, por ejemplo la salida al día siguiente, cuando volvamos a la oficina y entremos, lo primero que nos aparece es un aviso de oye, te has olvidado de fichar y nos da la opción de fichar la salida y la entrada del nuevo día.

Todos esos registros, las modificaciones de los registros, quedan guardados en el sistema y tienen que ser aprobados por un responsable.

Entonces aquí por ejemplo, lo que vemos es que en el campo verde yo me he olvidado de fichar, he entrado a las 9, pero en realidad he fichado a las 11.35 y ya veo que está marcado como aprobado, quiere decir que un responsable me lo ha aprobado.

Esto alivia un poco el dolor del olvido del fichaje que nos pasa a todos.

Adicionalmente a eso tenemos las ausencias, que también están conectadas.

Si yo me voy de vacaciones, ese día no tendré que fichar y ese día no debería recibir notificaciones de que tengo que fichar.

Las ausencias se piden directamente de aquí, del panel de mis ausencias y hay diferentes tipos de ausencias.

Hay ausencias de vacaciones, de bajas médicas, donde también se puede adjuntar un certificado, permiso de matrimonio, permiso de paternidad, etcétera.

El tipo de ausencia se puede configurar individualmente y los propios empleados lo pueden solicitar desde aquí.

Igualmente desde las aplicaciones del móvil ponen las fechas, el tipo de ausencia, el motivo, que es opcional, y en el caso de que sea por ejemplo, una baja médica, pueden adjuntar también el comprobante, el justificante médico, que luego lo revisará el responsable y por último tenemos el calendario, que esto básicamente es la vista de calendario para ver en qué días voy a estar trabajando, etc.

Y adicionalmente a eso, eso es el apartado que ven los empleados, el apartado más reducido.

Y adicionalmente a eso tenemos las vistas para los responsables, en este caso recursos humanos, por ejemplo, puede ver las ausencias que se han solicitado, puede aprobarlas, rechazarlas, ver en el caso de que tengamos algún archivo adjunto, y en ese sentido aquí pueden gestionar lo que son todas las ausencias que tenga el equipo.

Luego tenemos el timeline, que es básicamente una vista de todos los empleados que están detrás con el día actual para ver cuándo han trabajado, cuando tienen bajas, etcétera.

Tenemos también el tema de geolocalización, aquí veremos el mapa de a dónde han fichado.

Importante, la geolocalización funciona en el momento del fichaje, quiere decir que si estoy de camino y no he fichado en ese momento, no se podrá ver en tiempo real a dónde está el empleado, también porque no es legal, solamente en el momento del fichaje podrán ver los responsables a dónde se ha fichado.

Y también se puede configurar un radio de la oficina para ver si está dentro de ese radio o no, y en el caso de que no, pues le saldrá un aviso al empleado de oye, estás fichando pero no estás en la zona y los responsables también podrán ver que ahí hay un aviso de fuera de radio, como lo vemos aquí.

Importante, la geolocalización funciona únicamente si los empleados le dan en el móvil a aceptar, en el caso de que no le den a aceptar, no se guardará la geolocalización.

Luego el tema de modificaciones, como había mencionado antes, si los empleados se olvidan fichar o fichan tarde o temprano, etcétera, pueden realizar la modificación, cosa que luego el responsable acepta o aprueba.

Lo importante según el nuevo Real Decreto que viene, es que todo quede trazable, o sea, todas las modificaciones que se hagan tienen que estar guardadas en el sistema y tiene que verse si se han aprobado o no, en el sentido de que aunque yo me olvide de fichar y lo sean 5 minutos, si modifico mi fichaje queda la modificación guardada y queda en el sistema.

Adicionalmente a eso tenemos la vista de los trabajadores, donde podemos dar de alta a todos los trabajadores, igualmente darlos de baja en el caso de que salgan y pues invitar a los trabajadores directamente para que usen la aplicación.

Luego tenemos el apartado de informes.

Aquí tenemos diferentes tipos y plantillas de informes.

Hay informes mensuales, informes de ausencias, resúmenes de pausas, etcétera, etcétera.

Cualquier tipo de informe que se quiera hacer se puede preparar aquí y se pueden exportar obviamente en diferentes PDF, CSV, Excel, etc.

Un apartado adicional que tenemos es el cumplimiento.

Aquí podemos ver, por ejemplo el cierre mensual, podemos ver en qué estado está, hay algo que se ha quedado pendiente, alguna modificación pendiente de aprobar o rechazar.

Podemos ver aquí el resumen y así también tener cierta certeza de que hemos cerrado el mes completo y correctamente.

Luego abajo del todo tenemos la parte de administración.

Aquí tenemos la configuración.

Aquí es donde configuramos toda la parte de las políticas de la empresa, empezando por los datos fiscales, la ubicación, etcétera.

Podemos crear diferentes centros de trabajo en el caso de que tengamos una empresa con más centros y podemos dar de alta a los empleados luego en los diferentes centros.

Adicionalmente a eso tenemos un acceso para las gestorías o asesorías para que puedan entrar directamente sin tener que enviarles la exportación de los archivos, los informes, sino que la propia gestoría pueda entrar en el perfil de la empresa de Cleverfy, puedan entrar, ver los datos y prepararlo todo sin tener que generar más trabajo a vosotros que ya tenéis suficiente con el tema de control horario.

Roles de sistema hay diferentes.

Se puede crear un rol también para inspectores, en el caso de que tengáis una inspección se crea un acceso para inspectores donde ellos pueden entrar y no dependen de vosotros para darles acceso.

Y abajo tenemos diferentes tipos de horarios y políticas.

Lo había comentado antes, tenemos por ejemplo políticas de ausencias que se pueden dar de alta aquí manualmente, la baja por enfermedad, por ejemplo.

Aquí podéis configurar todo lo que es si se requiere alguna aprobación, si se requiere algún justificante, si hay políticas de ausencias que quizás requieren el uso de vacaciones o no, etcétera, etcétera.

Todo esto se configura en las políticas de ausencia.

También tenemos plantillas de horarios, como he dicho, tenemos diferentes plantillas pre creadas que se adaptan a diferentes sectores y negocios.

Tenemos turnos rotativos, tenemos la media jornada, horario de verano, oficina estándar, etcétera, etcétera.

Pero si queréis crearos una plantilla desde cero también lo podéis crear.

Y aquí pues las plantillas es importante porque se asocian a los empleados y los empleados si tienen, por ejemplo, una plantilla típica de 9 a 5, se pueden configurar las notificaciones que se envían para que no se olviden de fichar.

Esas llegan al móvil o al mail y se pueden configurar también individualmente.

Más allá de eso, hay funcionalidades avanzadas como el flujo de aprobaciones, en el caso de que queráis crear no solamente una simple aprobación, sino hay empresas que quieren aprobar con dos personas, entonces ahí se pueden crear flujos de aprobaciones que luego se asocian a las empresas y se pueden gestionar internamente.

Más allá de eso, hay notificaciones.

Está, como he dicho, se puede notificar por la aplicación móvil o por correo electrónico y se pueden configurar según la falta de entrada, falta salida, pausas, etcétera, etcétera.

Y eso se puede configurar a un nivel tan granular que podemos decir avísame 10 minutos antes de que empiece el horario normal de oficina para que ya me recuerde que tengo que fichar y así no tenemos que crear modificaciones de F, sino que ya nos avisa proactivamente antes de entrar y no nos olvidamos tanto el fichaje.

Geolocalización es un tema también que es opcional, se puede activar o no, eso también depende un poco de la metodología y las normativas de la empresa.

Y más allá de eso, pues tenemos los informes semanales que se pueden también activar, que se envían también por correo electrónico, etc.

Hay más funcionalidades, pero no quiero entrar tan en detalle porque el vídeo ya es bastante largo, pero básicamente eso es un poco la vista genérica sobre las funcionalidades básicas de Cleverfy.

Lo importante es que queremos que sea lo más intuitivo y sencillo posible.

Y si veis que hay potencial de mejora en algún punto, estamos obviamente muy abiertos a que nos aviséis y nos ayudéis a mejorar la herramienta, pero lo importante para nosotros es que los empleados y sobre todo vosotros, los responsables, lo tengáis lo más sencillo y fácil posible.

Para ello hemos creado Cleverfy.

Muchas gracias por la atención y feliz día.