Créer un tableau de bord Google Sheets sur vos données provenant de TimeTonic ?

Comment créer un tableau de bord avec Teltonik et Google Sheets?

Vous avez plein de données dans Timetonic et vous aimeriez les visualiser sous sous forme de graphique, Aujourd'hui, on vous montre une approche simple et accessible en utilisant Google Sheets comme moteur de tableau de bord, alimenté automatiquement par par vos données de Timetonic.

Petite précision avant de commencer, cette approche est parfaite pour pour des données opérationnelles non sensibles, Si vous travaillez avec des données personnelles, médicales, juridiques ou réglementées, Restez dans une solution de l'infrastructure sécurisée de Typedonic.

Pour ce tutoriel, vous pourrez retrouver en ressource, dans la description de cette vidéo, le Google Sheet et le script proposés dans cette vidéo.

Allons-y concrètement!

Le principe est simple, à chaque fois qu'une intervention est créée ou modifiée dans Timetonic, une automatisation envoie ces données vers un Google Sheet via un un webhook.

Le webbook, c'est juste un lien web qui déclenche une action à distance.

Ensuite, dans Google Sheets, un petit script réceptionne la donnée et l'écrit dans un onglet la raw data.

Ensuite, on va manipuler les données avec des formules pour calculer les statistiques dans stats.

on intégrera un script créé à l'emploi qui qui nous permettra d'insérer une nouvelle ligne créée dans Timetonic ou un champ de la ligne.

Et enfin, on construit les graphiques dans un troisième onglet, Tableau de bord, qu'on va pouvoir publier et intégrer directement dans un module Smart Page de de l'espace de travail dans Timetonic.

Dans votre espace de travail de Timetonic, pour l'exemple, Dans la table, vous avez des prérequis de champs nécessaires qui vont nous aider à construire nos graphiques, le champ de formule «année» et le champ de formule «mois », et les champs formules de clés de concaténation qui nous permettent de récupérer le type d'intervention et le statut d'état d'avancement.

On va créer l'automatisation, donc aller dans automatisation, ajouter une nouvelle automatisation, l'automatisation, sauvegarder.

Pour le déclencheur, on va l'utiliser lorsqu'une ligne d'enregistrement a été enregistrée.

Ce déclencheur capte aussi bien la création d'une intervention que ses modifications ultérieures.

C'est essentiel parce que quand une intervention est créée, elle n'a pas encore d'heure à déclarer.

Quand les heures arriveront, plus tard, via le Google Sheet, on voudra capter les mises à jour pour avoir les stats à jour.

Pour les conditions, on les vide.

On synchronise tout, pas d'inquiétude pour les doublons, le script gère avec sa logique upsert.

Insérez.

Pour l'action, on utilisera un appel Webhook.

On collera ici l'URL qui sera générée dans le script de Google Sheets.

de façon provisoire insérée du texte aléatoire dans le champ de l'URL qui attend l'URL l'URL du Webook, qui sera générée à l'étape suivante, que vous remplacerez au au moment où où vous en disposerez.

Mais vous pourriez tout à fait configurer en premier la génération de l'URL Webhook dans dans Google Sheet et ensuite de configurer la fenêtre d'action d'automatisation de de l'appel Webhook.

Ici, pour l'exemple, j'ai choisi de le faire dans ce sens.

on n'utilise pas de type d'authentification et on va insérer la la data structure JSON.

Ce JSON liste toutes les informations qu'on envoie, la date, le numéro d'intervention, le titre, le type, le statut, le client, le site, ainsi de suite.

Donc, je crée un nom propriété à cette structure JSON list, et je vais chercher le champ correspondant en face.

Je continue en en appuyant sur la croix pour générer une deuxième ligne.

j'appelle la variable, Je continue d'appeler les variables de la table pour pour terminer le le gson list.

on valide.

On viendra insérer l'URL tout à l'heure.

On crée pour enregistrer et Rendons-nous maintenant dans Google Sheets pour installer les onglets et préparer le script.

Nous sommes dans Google Sheets.

On va créer une feuille de calcul vierge.

On va importer le fichier disponible déjà déjà tout prêt, configuré, dans notre base.

On va importer les données.

On constate qu'on a trois onglets.

On a le raw data, l'onglet des stats et et l'onglet l'onglet du tableau de bord.

Cette feuille de calcul contient déjà tout ce qu'il faut.

Les onglets Raw Data vont recevoir les données de Timetonic.

L'onglet Statistique contient contient des zones de calcul avec toutes les formules COUNTIF compte-if ou semif déjà prête.

L'onglet tableau de bord est est vide pour l'instant et c'est là qu'on construira grâce aux tableaux qui qui sont ici.

Vous pouvez parcourir les formules dans Stat, si vous êtes curieux.

Tout est commenté et prêt à être adapté à vos données.

Maintenant, on va insérer et activer le script qui va permettre de recevoir les données de TimeTonic.

donc récupérer dans la ressource le script, faites un copier-coller, vous allez dans Extensions, Apps Scripts, vous renommez votre onglet, Vous videz votre script et vous collez le script que vous venez de récupérer.

Ne soyez pas impressionné par le code, vous n'aurez qu'une ligne à modifier, le spreadsheet ID.

C'est l'identifiant de votre fiche Google Sheet.

Rendez-vous dans votre fiche Google Sheet, dans l'URL, après le déslash, et avant le slash edit, vous copiez votre ID.

Vous retournez dans votre script, vous collez votre ID.

Vous enregistrez votre script et vous allez sur Déployer en haut à droite.

Vous faites Nouveau déploiement.

Vous sélectionnez «Applications Web».

nommez votre application.

Exécutez en tant que moi et qui qui a accès?

Tout le monde.

Vous déployez.

autorisez l'accès.

Et vous pouvez récupérer ici l'URL de votre application web que nous allons insérer dans la fenêtre de paramètres de l'automatisation dans Timetonic.

Retour dans mon espace de travail de de ma table d'intervention, j'ouvre mon mon automatisation et et je vais insérer insérer l'URL l'URL Webhook.

Je sauvegarde, je retourne dans mon script, je vais exécuter exécuter pour lancer le script et ensuite un import des lignes pour pour l'exemple, puisqu'actuellement mon mon onglet est vide de données.

nous allons faire un un export des données dans ma table afin d'insérer toutes les lignes et ensuite constater la création de lignes et la modification de la ligne.

Donc, pour l'exemple, je fais un export en récupère ma fiche d'export, je retourne dans ma fiche de de Google Sheets, je fais fichier, fichier, importer, on va importer les lignes de données dans dans l'onglet l'onglet pour pour avoir le jeu de données.

Donc là, vous ajoutez à la feuille de calcul active et vous importez les données.

j'obtiens une vue identique à l'existant dans ma table d'intervention.

Maintenant que nous disposons de de la configuration de l'automatisation dans Timetonic, de notre jeu de données et de la configuration du script dans Google Sheet, nous allons pouvoir faire le premier test.

Je me rends dans la table d'intervention et je vais créer un un test de de ligne d'intervention.

J'ai renseigné toutes les données nécessaires à la création d'une fiche d'intervention.

Je vais sauvegarder cette fiche.

Retourner dans Google Sheets et constater que la ligne vient d'être créée.

Maintenant que la ligne est créée, je voudrais ajouter des heures sur cette intervention.

Je retourne sur la ligne d'intervention.

Dans l'onglet du du temps, je vais créer une nouvelle ligne en en ajoutant une heure.

Je vais sauvegarder, retourner dans ma ligne et constater que la mise à jour dans le champ du du total heure s'est bien mise à jour.

Maintenant, allons dans l'onglet des stats.

Je peux observer que que les données des calculs se font automatiquement.

Et pour le tableau total des heures par technicien, il me manque des informations.

On va calculer calculer les heures par technicien ensemble.

On utilise deux fonctions très simples, SUMIF et et COUNTIF.

J'ai ma liste de techniciens Je la colle et ensuite réalisons la formule dans la colonne totale des heures.

Allons-y.

Je sélectionne ma fonction.

Ici, j'insère la donc on va le regarder, la colonne J.

Ensuite, on va insérer ici la la colonne du technicien.

enfin, on va vouloir aller chercher quoi additionner.

Donc nous, on veut additionner additionner la colonne des heures.

Et en allant la sélectionner, elle s'est installée.

C'est formidable.

Le total s'est cumulé.

Une saisie automatique, suggestion de saisie, m'est proposée.

C'est incroyable.

Je le découvre en même temps que vous.

Et donc du coup, notre formule s'est bien dupliquée dupliquée sur chacune des lignes.

Faisons la même chose avec les interventions.

cette fois avec la fonction countIf.

countIf.

chose, donc retournons dans notre colonne, notre technicien et pour calculer le nombre d'interventions pour les techniciens je fais entrer je glisse la colonne pour appliquer la formule sur sur toutes les lignes de technicien voilà Voilà, c'est très simple.

Pour l'exemple, nous avons conçu le tableau Total des heures par technicien.

Les autres tableaux étaient déjà préconfigurés, pour pour réaliser vos propres tableaux et et calculer vos vos propres données.

Nous disposons maintenant de nos quatre tableaux qui vont nous permettre de de préparer nos nos graphiques.

Nous allons observer comment comment créer les graphiques à partir de nos tableaux.

Ici, il arrive de données, plus les statistiques vont s'enrichir.

Je vais sélectionner l'intégralité de de mon tableau.

Je vais aller dans insertion graphique graphique et mon tableau de graphique est créé automatiquement.

Là, on va retrouver un histogramme empilé, mais on va avoir la possibilité de modifier le le type d'histogramme, le design, modifier le le titre en sélectionnant la zone qui qui concerne les options de modification, vous permettant de personnaliser à souhait vos vos tableaux de bord.

on continue avec le tableau des statuts d'intervention, d'intervention, je sélectionne mon tableau, j'insère le graphique, je vais le faire pour pour le le tableau total des heures par mois en comparaison versus N-1.

chose pour pour le tableau des heures par technicien.

on va vouloir changer l'apparence des graphiques en fonction des données qu'elles représentent.

Ici on va utiliser un graphique à barres, courbes.

Celui-ci en représentation de de courbes.

un graphique par secteur.

et nous allons vouloir copier chacun de ces graphiques dans l'onglet tableau de bord.

Donc pour cela, dans l'angle de chacun des graphiques, trois petits points, vous copiez le graphique, vous allez dans votre onglet, et vous le collez sur la zone qui qui vous intéresse, vous disposerez à à votre souhait et d'entre eux.

une fois avoir soigné votre présentation et qu'elle vous convient.

Dernière étape, on rend le tableau de bord accessible à toute l'équipe en lecture seule et de manière sécurisée.

Trois précautions à prendre dans l'ordre.

Nous allons masquer masquer les les onglets que pas partager.

partager.

Je vais masquer les feuilles suivantes et et ensuite, va garder donc donc seul l'onglet tableau de bord reste accessible.

Deuxièmement, on publie uniquement l'onglet l'onglet tableau de bord.

Et pour cela, rendez-vous dans Fichier, Partager, Publier sur le web.

Sur le lien, vous sélectionnez pas le document entier, mais uniquement l'onglet Tableau de bord.

Vous conservez Page web.

Vous cliquez sur Publier.

Vous confirmez.

Vous pouvez récupérer l'URL.

Vous fermez votre fenêtre et et rendez-vous dans votre espace espace de travail de Timetonic.

Dans l'espace de travail, vous cliquez cliquez sur Ajouter, vous sélectionnez le module Smart Page, vous collez l'URL et et vous nommez votre votre Smart Page.

et vous retrouvez votre tableau de bord configuré.

n'avez plus qu'à éventuellement le personnaliser.

Il est bien en lecture seule et et correspond aux aux données de votre table.

Résultat, les utilisateurs consultent le tableau de bord sans jamais quitter l'espace de travail dans Timetonic.

En quelques minutes, vous obtenez un tableau de bord complet qui se met à jour automatiquement.

A vous de jouer!

jouer!

Lien des ressources en description de cette vidéo.

et n'hésitez pas à liker et commenter ce si il vous a aidé.

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