Masterclass: Chega de Planear, Começa a Executar 🚀

Olá, muito bem-vindos ao Masterclass Chega de Planear, Comece a Executar.

Se tu planeas muito e executas pouco, esta Masterclass é para ti.

Se tu não sabes como planear, mas tens muitas coisas para fazer e muitas outras gostarias de fazer, esta Masterclass também é para ti.

É uma Masterclass prática, por isso podes pegar numa folha de papel, num lápis, numa caneta, porque o cérebro retém muito mais informação se escrever.

Portanto, vão haver alguns exercícios práticos e eu vou pedir-te que escrevas.

Então, para tirar-vos o maior partido desta Masterclass, eu peço que, por favor, agora pegues num papel, numa caneta, num lápis, o que preferires.

Vamos começar.

E eu quero começar por dizer-te uma coisa.

Não penses que tens falta de disciplina, que tens falta de motivação, que tens falta de vontade porque queres fazer as coisas ou tens as coisas planeadas, chegas ao final da semana e sentes que Fizeste tudo o que não era para fazer e o que tu tinhas de fazer não fizeste.

Ou que fizeste algumas coisas que tinhas para fazer, mas aquilo que realmente te levaria aos teus objetivos, aos teus principais objetivos, ficou para trás.

Ou pelo contrário, se te sentes perdido ou perdido, não sabes bem quais é que são os teus objetivos ou qual é que é o próximo nível da tua vida, mas sentes dentro de ti que gostavas de evoluir, esta Masterclass é para ti.

E o que tu precisas é de um sistema e é isso que eu te vou mostrar agora.

E agora quero começar com um ciclo que se repete para muita gente.

E se calhar tu vais reconhecer-te nisto.

Domingo, lista feita ou não.

Há aquelas pessoas que nos estão a acompanhar que não fazem lista.

Mas algumas fazem uma pequena checklist, ou pelo menos mentalmente, uma lista mental.

Ok, lista feita, organização total, muito bem, agora esta semana vai ser diferente.

Mas chega a segunda-feira e e-mails que não estavas à espera de responder, separadores no computador, microdesvios, amanhã vai a correr, chegas à tarde, mais fogos, mais urgências, dás atenção a tudo e aquilo que tu tinhas de mais importante acabas por deixar arrastar.

E é que o que acontece à sexta-feira, quase tudo por fazer.

Trabalhaste muito, mas o que realmente importa e o que te poderia levar para o próximo nível, ficou para trás.

E hoje é isto que eu quero explicar-te, porque é que isso acontece, ok?

Não há nada de errado contigo, ok?

O que é que há de errado comigo?

Não há nada de errado contigo, nada mesmo.

A pergunta, se calhar, paira na tua cabeça muitas vezes, mas não há nada de errado contigo.

O que te falta, de facto, é um sistema adequado à tua vida, à tua realidade, às ferramentas que tu tens, aos recursos que tu dispões para que consigas executar os objetivos que tens na tua cabeça.

Então, não há nada de errado contigo.

Como eu disse no início, não te falta vontade.

Falta-te um sistema.

Vamos então, queria só primeiro começar por me apresentar, para quem não me conhece, o meu nome é Ana Souza, eu sou coach certificada em coaching pessoal e profissional e sou mentora em gestão de tempo e produtividade.

Os meus métodos são com base em ferramentas de coaching e em programação neurolinguística.

Tenho 20 anos de experiência em marketing e comunicação, mais de uma centena de eventos organizados em todo o mundo, já trabalhei e vivi em 3 países diferentes e desde 2021 que estudo produtividade.

E vamos então.

Há dois tipos de pessoas que não executam.

Aquelas que não sabem o que fazer.

portanto têm ideias vagas, não têm uma clareza muito grande, se calhar há uns dias que estão mais inspiradas para uma coisa, há outros dias que acordam e estão mais inspiradas para outra, mas regra geral não têm um plano definido, digamos assim.

Não sabem por onde começar, portanto precisam de direção.

E depois temos o tipo 2, que sabem sim, mas não fazem.

sabem a tarefa, a conversa, o e-mail, o projeto, sabem a decisão que tinham de tomar e não tomam, adiam ou, deverei dizer, procrastinam.

Portanto, o que é que essas pessoas precisam?

Precisam de estrutura.

Vamos então.

Primeira coisa que vamos fazer agora, vamos parar durante um segundo, um minuto, e eu vou pedir-te que escrevas na folha que pedi que arranjasses no início da sessão, uma tarefa que andas a adiar, ok?

Agora mesmo.

Ou um microcompromisso para esta semana que tens adiado.

Fica à espera.

Pode ser, por exemplo, ir ao ginásio, começar a comer mais saudável, ou levar a marmita para o escritório, para o local de trabalho, ou começar a contactar mais clientes, começar a trabalhar naquele projeto que realmente pode mudar a minha vida, passar mais tempo com os meus filhos, ou socializar mais, dedicar mais tempo à minha relação.

Pode ser qualquer coisa.

Uma tarefa que tu tens vindo a adiar, apesar de estar na tua cabeça.

Já vamos voltar a isto mais tarde, ok?

Quem só ouve esquece e quem escreve executa.

Estava aqui num slide e faz sentido.

Então, o que é que vai mudar hoje, depois desta Masterclass?

Eu vou dar-te três ferramentas, ok?

Para proteger o teu foco, para que tu consigas decidir sem te sentires pressionado ou que precisas de pensar melhor sobre o assunto.

E para começares sem resistência, ok?

Para no dia-a-dia, quando esta Masterclass acabar, quando fores à tua vida, pensares, ok, eu vou fazer o que combinei com a Ana.

Vamos então para aplicar ainda esta semana.

Antes eu queria só dizer uma coisa sobre um mito que é preciso ser clarificado e desmontado.

A força de vontade é muito bom, sim, mas é um recurso esgotável.

Nós podemos acordar com uma força de vontade incrível num dia, mas no dia a seguir acontece alguma coisa na nossa vida que nos abala.

Lá se vai a força de vontade.

Então não é muito bom contar com a força de vontade.

A força de vontade pode ser boa para começar, mas depois nós temos que nos munir de ferramentas que protejam o ambiente de forma a que nós consigamos suceder nele, de forma positiva.

Portanto, um bom sistema funciona mesmo quando tu não tens energia, quando tu não tens força de vontade.

Mesmo cansado, sem vontade, com resistência e sob pressão.

Vamos então apresentar-vos os três sistemas de execução para garantir que esta semana vais ficar um passo à frente.

Isto é o meu objetivo.

Então, sistema 1, foco, vamos proteger a tua atenção, como é que vamos conseguir garantir isso?

Decisão, filtrar com critério, para não estar sempre numa confusão mental a pensar, ok, isto é importante, aquilo é mais importante, o que será que eu deveria dar prioridade?

E por fim, execução, que é garantir que, ok, eu sei o que é que tenho de fazer, depois não faço, adio, ok?

Vamos garantir que a execução acontece.

Vamos então, sistema 1, foco.

O custo real do multitasking, isto era algo que eu queria falar contigo.

Fazer várias coisas ao mesmo tempo, ou como agora se diz, multitasking.

Não é um skill propriamente incrível.

Claro que é bom nós conseguirmos dominar várias situações ao mesmo tempo, até porque a vida no dia a dia é assim mesmo, mas muitas vezes nós acabamos por dispersar, fazer uma coisa aqui, fazer uma coisa ali, e depois não fazemos a grande coisa que de facto devíamos ter feito.

Portanto, muita atenção aqui a isto, ok?

Já agora, para vocês saberem o que eu estou a dizer, tem base científica, cada interrupção pode custar entre 15 a 23 minutos para recuperares o foco na tarefa original.

Ok?

Atenção a isto.

Não é só um minutinho a responder um e-mail, é só um minutinho com uma chamada, é só um minutinho a ajudar o meu colega.

Não, o problema não é esse.

É os minutos que tu perdes depois a reconcentrar-te e a ganhares o teu foco na tarefa que estavas a fazer e que era importante para ti e de volta.

Este é o problema.

Ok?

Portanto, ferramenta.

Vamos então.

Regra do bloco único.

Uma tarefa, não são cinco, não são duas.

Ah, mas é uma tarefa pequena.

Ah, mas não é assim tão relevante.

Ah, mas eu acho que consigo fazer dois ou três.

Não!

Não!

Se o que tu tens feito até agora não te trouxe onde tu querias estar e se tu estás a assistir a esta Masterclass, eu peço-te, por favor, para confiares em mim, no sistema que eu te estou a apresentar e fazeres como eu te estou a dizer, porque nós não podemos subestimar o poder do micro-hábito, ok?

O poder de fazer uma pequena coisa que dissemos que íamos fazer, que é tão pequena que é impossível não a fazer, ok?

Este é o foco.

Bloco único, ok?

Tu vais pegar na tarefa que há bocadinho escreveste, ok?

Que era importante para ti.

Vais definir quanto tempo é que precisas para realizar.

Pode ser uma vez por semana, pode ser mais, mas eu preferia que fosse só uma vez.

Decide agora, neste momento, nesta masterclass, quando é que vais fazer?

E isto é um compromisso, ok?

Portanto, abres a tua agenda neste momento, eu espero, pode ser no computador, no telemóvel, abres a tua agenda, decide em que dia vais realizar essa tarefa, a que horas vais realizar e qual é a duração da tarefa e em que local vai acontecer, ok?

E escreve no título, ok?

Tarefa, bloco e vais executar.

Escreve isto na agenda, é o primeiro passo.

E agora uma coisa importante, se estás aqui, já deves ter feito o quiz para perceber qual é o teu subtutor, ok?

E há uma coisa que é importante dizer, porque às vezes as pessoas pensam, ai fogo, mas eu fiz, fiz isto, fiz aquilo, aquela pessoa também fez, ela conseguiu chegar ao fim ou não?

toda a gente é diferente, toda a gente tem o seu padrão sabotador, ok?

E cada padrão precisa de uma microação diferente, como se fosse um fina ajuste, ok?

E é isso que eu vou partilhar agora contigo.

Tu podes ver no slide, conforme o resultado que obtiveste no quiz, qual é que será uma microação diferente que tens de fazer para adaptar o teu sistema.

Por exemplo, se és mais perfeccionista, tens de definir o que é que para ti é suficientemente bom antes de começares a fazer a tarefa.

Que é para não começares a fazê-la e pensares, não, isto não está assim tão bom, eu vou odiar.

Ou, ai não, isto não vai ficar mesmo como eu quero, não vou conseguir fazer.

Não, não.

O que é que para ti é suficientemente bom?

Disperso, para os perfis mais dispersos, vocês durante esta tarefa, enquanto a estiverem a executar, vão fechar todas as abas e todos os projetos que estejam a realizar, ok?

Ou não vão dar atenção a nada mais que esteja a acontecer, depende daquilo que for, pode ser uma reunião, pode ser ler um livro, o que for.

O perfil reativo, em que o dia é engolido por pedidos dos outros, por urgências alheias, modo avião ou notificações silenciadas.

Para quem tem filhos e tem que deixar a escola dos miúdos podem ligar.

Ok, no telefone não já dá para selecionar apenas, ok, só vai tocar chamadas ou mensagens deste número.

Demora 30 segundos a configurar.

Isto pode valer, não ser interrompidos por uma mensagem do WhatsApp de grupo ou por uma mensagem da vossa mãe ou de um amigo, que não é assim tão importante naquela altura.

Pode esperar 30 minutos ou uma hora ou duas, depende da tarefa que vocês vão executar.

Isto é muito subestimado, mas experimenta fazer e levar a sério.

O perfil silencioso, ok?

Vamos reduzir a entrada ao gesto mínimo.

Ou seja, se a tarefa é fazer um relatório no bloco, ok?

Não vais colocar relatório XYZ.

Não!

Vais colocar abrir o ficheiro do relatório.

Ponto.

Ok?

Em vez de pôres uma hora, pões 10 minutos.

E vais funcionando assim.

Isto é para pessoas que já estão num nível extremo, em que já nada resulta, em que a procrastinação está mesmo a levar a melhor.

Abrir o ficheiro.

Editar só os títulos.

Editar só o esqueleto do relatório.

Rever só as métricas.

Por partes.

E por fim o platô, ok?

Que é aquele perfil que precisa de um compromisso público e de um prazo irrevogável.

Ou seja, vais definir, lá está no bloco único, quando é que vais fazer a tua tarefa e vais comprometer-te com alguém.

Não é preciso ser publicamente, mas se tiveres contas postas no Instagram podes também fazer isso.

Mas comprometer-te com uma amiga do género.

Olha, eu prometi a mim mesma que esta semana vou fazer isto, por favor cobra-me.

E se quiseres ir mais longe, vou dar aqui um bónus extra nesta masterclass, que é chamada alavanca de dor ou de prazer.

Para umas pessoas funciona melhor, para outras funciona pior, depende.

E isto é uma das coisas que inclusive eu faço este acompanhamento com as pessoas de forma personalizada na mentoria, mas vou dar-vos aqui esta pequena dica.

Vocês definem com uma pessoa uma alavanca de dor, por exemplo, olha se eu falhar o que eu te disse que ia fazer, tenho que transferir 20 euros ou 50 euros.

Defina um valor que te doa.

Ok?

Ou se for uma pessoa que vai mais pelo prazer, que eu duvido, a maioria da população move-se pela dor, que é o medo do que pode perder, em vez daquilo que poderia ganhar, do entusiasmo pelo que poderia ganhar, mas se for mais pela alavanca do prazer, o que é que podes dizer?

Olha, se eu fizer o que eu disse que ia fazer, vamos jantar àquele sítio, ok?

ou vamos passar este tempo juntos, ou vamos fazer aquele passeio, vamos dar aquela volta, uma coisa boa, ok?

Experimente a fazer isto com uma amiga, com uma pessoa que te cobre, não pode ser uma pessoa que te passa a mão pelo pelo, tem que ser uma pessoa que te cobre.

Experimente a fazer isto.

Isto funciona na verdade para todos os perfis, não só para o plateau.

Então vamos a isto.

Sistema 2 de ok?

Parece simples.

O problema não é só fazer, é nós estarmos num estado de termos que decidir o tempo todo.

Isto é exaustivo, E é exaustivo porquê?

Se nós estamos sempre a ter que tomar uma decisão a toda hora, perdemos imenso tempo e cansamos-nos, esgotamos-nos no processo.

Não é produtivo, ok?

Temos de estar a pensar, o que é que eu faço primeiro?

O que é que eu adio?

O que é que respondo já?

O que é que pode esperar?

O que é que deixo cair?

O que é urgente?

O que parece urgente?

O que é meu?

O que é do outro?

O que é bom?

O que é mau?

O que tem impacto?

não é sustentável, ok?

Então, causa a tal que eu chamo fadiga de decisão.

Quanto mais decisões tomas, pior decides, ok?

Porque depois muitas vezes acabo por sair, ok, estou muito estressada, vou odiar, ou estou muito estressada, ok, vou fazer já isto, ou esta pessoa está-me a pressionar, vou fazer isto, depois faço o que tenho para fazer.

Não!

Tens de decidir de cabeça fria, num estado emocional calmo, ok?

Então, que não queremos que paralises e que não decidas.

Também há pessoas que vão por este caminho, não conseguem decidir e pensam, ok, depois penso nisto, vou decidindo.

Ou facilitas, escolhes o mais rápido, como estava a dizer, e não o mais importante.

Então vamos, vou apresentar-vos uma matriz simplificada, ok?

Para decidir com critério, só dois critérios.

Primeiro critério, impacto.

Isto muda mesmo alguma coisa importante?

E urgência.

Isto é urgente de verdade ou só parece?

Ou seja, se eu não fizer isto agora, coisas más vão a devir daqui e qual mais?

Qual é o impacto que isso vai ter?

Para podermos medir o nível de urgência, porque para algumas pessoas é tudo urgente.

E quando falamos de impacto, só para deixar claro, é ok se eu fizer isto vou ficar mais próximo ou longe dos meus objetivos, daquilo que realmente importa para mim e que eu decidi que ia fazer esta semana.

Ok?

Isto é importante, esta matriz.

E vou então aqui passar-vos uma ferramenta que é dos 4 quadrantes, que é o que fazer com cada tarefa.

Há tarefas que são para fazer agora, é quando os dois blocos se juntam, o bloco de urgência e de impacto, que é se eu fizer isto agora, agora vai ter um impacto brutal no meu objetivo, é mesmo muito importante e eu só posso fazer agora.

Atenção!

Ou então, ok este impacto vai deixar muito próximo do meu objetivo, mas eu posso agendar, porque não tem tanta urgência, eu consigo agendar.

Depois temos dois blocos também muito importantes, quadrantes altamente importantes e subestimados, que eu aconselho vivamente a olhar para eles, que é a delegação e eliminação.

Delegação é, ok, isto é muito importante, é urgente, mas não me vai deixar assim tão próximo do meu objetivo.

Será que alguém poderia fazer por mim?

Por exemplo, se for num relatório, uma tarefa de trabalho, será que há alguém que eu possa ensinar e não perder tanto tempo com isso, com essa parte do ensinar, e essa pessoa me possa ajudar?

Ou será que há alguém que pudesse fazer isto sem ser eu e ficasse igualmente razoável?

É isto que é importante ver.

A nível de, por exemplo, tarefas mais pessoais, será que se eu delegar esta tarefa para uma amiga, para um familiar, contratar, porque tempo é dinheiro, pode valer a pena tu não gastares o teu tempo a limpar a casa, por exemplo, num fim de semana, porque precisas mesmo de trabalhar no teu projeto, e se calhar 40 ou 50 euros para limpar a tua casa, podem valer um dia de trabalho teu, onde tu vais de facto alavancar a tua vida e ficar mais próximo dos teus objetivos.

São todos estes pensamentos que eu trabalho com as pessoas.

Eliminar.

Que assusta muita gente.

O que é que não tem impacto, não me vai deixar próximo dos meus objetivos e tampouco é urgente.

Eliminamos da nossa lista.

Fica para a semana ou para a outra semana.

Fica noutra lista das eliminadas.

Isto é muito importante.

Até porque metade da tua lista não devia lá estar.

Uma lista grande não é um plano.

é apenas ansiedade em forma de checklist.

E nós pomos tudo para lá, tudo para lá, sem haver um pensamento crítico sobre ok, o que é que me vai deixar mais perto do meu objetivo?

O que é que tem impacto?

O que é que não tem?

O que é que pode ser agendado para outra altura?

O que é que eu posso delegar a alguém que me consiga ajudar?

São estes pensamentos todos que é importante nós começarmos a ter sobre a nossa vida.

Vamos para o sistema 3.

Execução.

o cérebro pode resistir a começar uma tarefa, mas não resiste a meio.

É mais difícil, é mais difícil.

Já temos de estar mais cansados, é mais difícil.

E a maior parte da dificuldade está nos primeiros minutos e por isso é que eu vos vou dar uma ferramenta preciosa e uma das coisas que eu trabalho com os meus alunos, protocolo de arranque.

A ação tem de ser tão, mas tão pequena, que o cérebro não consiga recusar.

Como eu vos estava a dizer há pouco, quando falávamos das tarefas, da tarefa que é para agendar na tua agenda.

Passo à redundância.

Reduzir a resistência à entrada, ou seja, e agora vou dar exemplo prático.

Não é escrever o relatório, é abrir o documento.

Não é fazer a apresentação, é abrir os slides e escrever o título.

não é organizar a estratégia, é abrir a folha e escrever três decisões.

Vocês façam isto e depois digam se funcionou ou se não funcionou.

Só façam.

Só faz o que estou a dizer.

Menos resistência à entrada, mais começos reais.

Muito bem.

Contrato de prazo.

Esta semana não há um prazo.

Este mês não há um prazo.

Quando estiver pronta, não há um prazo.

Então, como é que a tarefa, que estávamos a falar, deve ficar no teu bloco único?

Terça-feira, às 10 horas, sento-me e abro o documento.

Ainda mais preciso, local.

Onde é que eu vou estar, onde é que eu vou fazer isso?

É no escritório, é no café, é em casa?

É a este nível de detalhe que temos de ir.

Terça, às 10, abro o documento.

Quinta, às 14, revejo a proposta.

Sábado, às 11, fecho o mês.

Vamos partir as coisas.

Inclusive, recomendo-te a fazer isto.

Podes fazer, como eu te disse, o bloco único para começar e depois as restantes ficarem já agendadas.

Vais partir o relatório, por exemplo, em partes.

Verdade incómoda.

Saber não é fazer.

consumir conteúdo não é progresso.

Eu tenho a certeza que tu já ouviste muitas das coisas que eu te estou a dizer.

Agora a minha pergunta é, estas ferramentas que eu estou a passar aqui, já te passaram?

Já fizeste?

Já testaste?

Ah, mas parece simples.

Faz!

Faz!

Porque aplicar com estrutura é o que te vai levar ao próximo nível.

Não é apenas ouvir esta masterclass, pegaste na folha de papel, escreveste a tarefa, abriste a agenda como eu disse, seguiste as indicações que eu te dei, isto é importantíssimo, a execução, com sistema, que é seguindo a ordem.

Portanto, concordar com o que eu estou a dizer não vai mudar o teu comportamento, certo?

Agora eu queria só falar contigo aqui um pouquinho sobre o custo de ir sozinho.

que se calhar é o que tem acontecido contigo.

Estás dentro do teu sistema, tu não vês onde é que estás a sabotar, onde é que foges, onde complicas, onde é que finges que avanças, mas não avanças assim tanto.

E há a diferença que é fora do sistema, com estrutura.

tu vês o padrão, corriges, avanças com o método, não tens que estar a recomeçar do zero a cada semana ou a sentir-te perdida e a pensar, ok, eu preciso de mais um curso, eu preciso que alguém me diga como é que eu faço isto, eu preciso de um ficheiro, de uma planilha, de um template, de uma aplicação.

Não.

Não.

Tu precisas de direcção, de clareza e de estrutura.

Chega de planear e começa a executar.

faz o que disseste que ias fazer nesta masterclass.

Escolhe uma tarefa, define um bloco, marca uma hora e começa.

E já sabes, tens aqueles vários quadrantes que podes pensar como é que eu posso fazer isto.

Delego, elimino, adio.

Portanto, é isto que tens de fazer.

Escolher uma tarefa, definir o bloco, marcar uma hora e começar.