Démarrage rapide (Outlook) (FR)

Aujourd'hui, je vais vous montrer comment, en quelques minutes, on peut connecter son compte Outlook avec la plateforme Newmail pour générer un assistant IA personnalisé qui connaît notre rôle, nos responsabilités, notre style, notre façon d'écrire des réponses et qui va prioriser toute notre boîte mail par pertinence vis-à-vis de notre rôle et qui va nous préécrire des réponses dans notre style pour pouvoir traiter toute la boîte mail beaucoup plus rapidement.

Sans plus attendre, on va commencer par aller sur le site newmail.ai.

Ensuite, on va cliquer sur ce gros bouton «Commencer gratuitement».

et on va tomber sur cette page de connexion.

On va s'assurer que la bonne langue est sélectionnée et ensuite on va connecter notre compte Outlook.

Vous allez voir que l'accès sécurisé, on n'envoie ni ne supprime jamais d'email et on ne stocke aucun email.

Et c'est très facile à réinitialiser si nécessaire.

Je clique sur «Connecter mon compte Outlook».

Je vais choisir mon compte.

Et là, ça va commencer à personnaliser mon assistant IA.

Qu'est-ce que ça veut dire?

L'assistant va commencer à lire les mails envoyés.

les mails que j'ai envoyés, et déterminer notre offre, nos produits, nos services, notre pricing, mon style de communication, les messages clés, comment est-ce que j'échange avec les clients, comment est-ce que j'échange en interne, cartographier un peu les schémas de réponse que j'utilise, est-ce que j'utilise des templates, pour pouvoir parfaitement reproduire cette même façon de répondre, pour moi, de manière automatique.

Donc la prochaine chose, c'est qu'il va commencer déjà à classer les messages par importance, créer les brouillons de réponse dans mon style, et extraire les tâches, créer un rapport journalier.

Si je vous montre ma boîte mail, elle est vierge, il y a plein d'emails à lire, plein de choses auxquelles répondre, et vous voyez que je n'ai pas encore mis de réponse.

Voilà, je vois que l'IA a fini de se personnaliser, donc elle a extrait mon rôle, Responsable Stratégie Transformation, IA chez Châteauforme, ma personnalité, les attributs de ma personnalité, communicateur clair et structuré, proactif et décisif, et votre avantage, ça décrit un peu, en d'autres mots, que faites-vous et de quelle manière, qu'est-ce qui vous rend unique?

Et donc, dans mon cas, c'est de déployer des solutions IA qui simplifient les process internes et amplifient l'efficacité des équipes pour les organisations cherchant à transformer leur opérationnel sans complexité technologique.

Ensuite, vous allez voir les niveaux de priorité.

Urgent à traiter en priorité.

Ils seront marqués en rouge.

Ils seront également en jaune parce qu'ils seront urgents et importants.

importants sont les messages à traiter.

Intéressants sont les messages qu'on peut consulter à notre rythme, et je vous montrerai des exemples.

Et ensuite, on a les messages filtrés.

On peut définir qu'est-ce qu'on aimerait filtrer très facilement en lui expliquant en langage naturel.

Et vous allez voir à droite, on a la possibilité, par exemple, de mettre des étoiles.

Dans le cas d'Outlook, ça va être des petits drapeaux sur tous les messages importants.

on a la possibilité de marquer les messages intéressants comme lus directement, on a la possibilité de marquer les messages filtrés comme lus, et même d'archiver automatiquement les messages filtrés.

Ensuite, l'IA me suggère des dossiers personnalisés, le dossier projet, les projets IA et l'époque, dont plein de projets spécifiques, la gouvernance, le support et les feedbacks.

Très bien, en effet, ce sont des sujets très importants que je traite dans cette boîte.

Ensuite, si je vais dans Réponse et lien de réservation, l'IA va extraire ma signature, elle va me donner, et on pourra en parler de la signature, il y a une façon de l'améliorer, mais pour le moment, elle a extrait les informations de ma signature.

Ensuite, mon style rédactionnel, tout ce qui fait mon style de communication.

Professionnel, chaleureux, collaboratif, orienté solution, énergie positive, en deuxième sincère, etc.

Dans les échanges en anglais, support technique, clients internationaux, le ton devient plutôt plus orienté service client.

Et dans les communications informelles entre pairs, adopte un ton décontracté et direct avec le tutoiement naturel.

Voilà comment l'IA va savoir comment répondre dans les différents contextes.

Ensuite, j'ai la possibilité d'ignorer les brouillons pour les e-mails internes si ça ne m'intéresse pas.

Je vois que l'IA a identifié le lien que je partage pour offrir mes disponibilités.

Si vous voulez, créer le vôtre, c'est possible avec ce lien violet.

Ensuite, si je descends dans le contexte professionnel, elle va avoir à extraire toutes mes responsabilités.

Stratégie et déploiement de l'IA, gérer des projets en cours, animer les instances de gouvernance IA.

l'onboarding et l'accompagnement des utilisateurs sur les outils IA, les retours, l'époque, la conformité et la gouvernance.

Super, et ensuite le pitch de châteauforme.

Très bien.

Ainsi que nos clients cibles.

Ensuite, dans les files de réception, on peut mettre des contenus qui ne sont pas intéressants, par exemple des notifications de plateforme X, ce qui ferait que l'IA, la prochaine fois que je reçois une notification, va pouvoir la mettre dans la catégorie filtrée.

Maintenant, si je vous montre ma boîte mail, vous verrez qu'on a des petits chiffres qui se sont ajoutés et on va avoir aussi des brouillons qui se sont rajoutés.

Normalement, ça peut prendre quelques minutes pour que les couleurs arrivent, qu'on ait du rouge, du jaune et du vert.

Donc là, je vous donne un premier exemple, j'ai reçu un mail en anglais de coordination qui me demande est-ce que vous êtes disponible jeudi 26 mars, soit le matin, soit l'après-midi.

Voilà.

Dans ce cas, L'IA m'a proposé deux options.

Oui, je suis disponible à ces heures-là.

et me demande de remplir le créneau que je préfère, soit non, je ne suis pas disponible à cette date, par contre, je partage mon lien de disponibilité avec mes créneaux à l'intérieur.

Dans ce cas, je vais pouvoir modifier le brouillon, je vais choisir l'option 1, oui je suis disponible, et je peux mettre de préférence le matin et enlever la deuxième option pour ne conserver que celle que je vais envoyer.

Ensuite, je vais remplir.

«From 9 to 11 works well for me.» Donc ça, je vais pouvoir l'envoyer.

Vous voyez que je viens de recevoir à l'instant un mail.

Il va recevoir lui-même sa catégorie.

Et on va voir, normalement, s'il a besoin de créer un brouillon, un brouillon sera rajouté.

Comme on le voit en rouge sur celui-ci, un brouillon s'était ajouté.

et sur celui-ci, pas encore.

Voilà, donc par exemple, j'avais un mail dans cette conversation-là qui était à traiter.

Peut-on s'appeler?

Oui, je suis disponible immédiatement.

Ou voilà un créneau alternatif.

Voilà, donc vous avez pu voir comment NewMail va attirer mon attention sur les choses plus importantes.

On voit par exemple qu'il a marqué comme lu ma facture de DeepL, ainsi qu'un commentaire de synthèse de réaction, moins important.

Voilà, dans un autre brouillon, j'ai essayé de vous joindre, mercredi matin 10h, plutôt jeudi après-midi 16h.

Ça me permet d'aller beaucoup plus vite.

On a un message urgent à traiter en priorité et on voit plein de mails plus ou moins importants, par exemple des pubs.

des newsletters, la synthèse des réactions quotidiennes...

Et on voit que l'IA a été traité les 50 derniers mails.

Une question...

On me demande de recommander un outil spécifique et l'IA me demande de remplir le nom de l'outil.

Voilà comment en moins de 10 minutes, on a créé notre propre agent personnalisé pour traiter notre boîte beaucoup plus rapidement.

Merci beaucoup!