Anrufweiterleitung einrichten: Kalt- vs. Warmanruf 📞

Wie richte ich eigentlich eine Anrufsweiterleitung ein?

Und was ist der Unterschied zwischen einer Kaltanrufsweiterleitung und einer Warmanrufs Weiterleitung?

Dafür geht ihr einfach bei eurer Assistentin auf Prompt und Werkzeuge und scrollt da ungefähr bis zur Mitte runter.

Und dann seht ihr hier die Standard Werkzeuge.

Das sind hier ein paar lila Felder.

Da seid ihr auch schon genau richtig.

Wir möchten ja jetzt eine Weiterleitung einrichten, dass wenn zum Beispiel der Kunde mit der KI nicht zurechtkommt und dann darum bittet, mit einem echten Menschen sprechen zu können, dann wollen wir das ihm natürlich ermöglichen.

Und dann drücken wir einmal einfach auf Kaltanrufweiterleitung.

Dann wird das schon lila umrandet und hier unten öffnet sich dann schon das erste Fenster.

Hier gebt ihr dann einfach die Telefonnummer ein, an die weitergeleitet werden soll.

Das kann eure private Mobil Handynummer sein Oder auch eure Geschäftsnummer Und hier bei dem Feld, wann die Weiterleitung erfolgen soll, müsst ihr einfach detailliert beschreiben, wann die Assistentin weiterleiten soll.

Hier ist auch die Englisch funktioniert am präzisesten.

und umso detaillierter eure Beschreibung, umso wasserdichter ist am Ende diese ganze Funktion.

Und wenn ihr das eingestellt habt, dann habt ihr schon eure erste einfache Weiterleitung gebaut.

Und das Ganze sollte dann jetzt schon funktionieren.

Ihr könnt dann natürlich noch so ein bisschen in den Expert Mode gehen Ihr könnt dann hier unten noch eine Weiterleitungsnachricht aktivieren.

Das ist einfach das, was die KI vor der Weiterleitung dem Kunden noch mal sagt.

Wie Ja, der Geschäftsführer ist gleich für sie da Genau, das ist unsere einfache Kaltanrufweiterleitung.

Aber dann gibt es ja noch auf der anderen Seite die Warmanrufweiterleitung.

Und was macht diese eigentlich?

In der Warmanruf Weiterleitung hat wahrscheinlich schon jeder von euch einmal festgesteckt.

Das ist das typische Prozedere, wenn die Musik da im Hintergrund läuft und dann einfach in der Warteschlange gewartet wird.

Hier ist der coole Unterschied, dass die KI zwischen Kunden und Geschäftsführer in dem Fall kommuniziert.

aufgezeichnet.

Das Gespräch mit der KI und dem Kunden wird dann zusammengefasst.

Dann wird der Geschäftsführer von der KI angerufen.

Der Geschäftsführer bekommt eine Zusammenfassung am Telefon und hat dann die Möglichkeit zu Ja, ich nehme den Anruf an oder Nein, mach bitte du weiter.

Das ist auch ganz einfach eingerichtet.

Hier oben kommt dann die Telefonnummer rein, an die wir weiterleiten möchten.

Für diese Funktion brauchen wir aber auch eine weitere ausgehende Telefonnummer.

Die fügt ihr dann hier ein.

Bei der Anrufer ID, die dem Supervisor angezeigt wird, können wir auswählen, welche Telefonnummer beim Geschäftsführer auf dem Handy stehen wird.

Und da können wir dann auswählen, ob es die Telefonnummer des Kunden sein soll oder immer diese Telefonnummer, die wir hier oben eingegeben haben.

Ich in meinem Fall würde gerne immer wissen, wenn es die KI ist, also lasse ich das bei der ausgehenden Telefonnummer.

Ihr könnt hier die alte Musik einstellen, Lautstärke der Haltemusik und dann wieder wie davor, wann die ganze Weiterleitung erfolgen soll, was die Haltemessage sein soll.

Wie bitte?

Warten Sie einen Moment, Sie werden gleich verbunden.

Und hier bei der Zusammenfassungsanweisung, richtig cooles Feld.

Hier könnt ihr dann den Befehl geben, was die KI euch am Telefon als Geschäftsführer sagen soll, damit ihr einfach auf dem Stand des Anrufs seid und direkt mit den nötigen Informationen rangehen könnt.

Und die initiale Nachricht ist der erste Satz, den der Geschäftsführer zu hören bekommt, wenn die KI ihn erreicht.

Zum Beispiel wie Hallo, ich habe hier gerade einen Anrufer dran, der möchte das und das und das.

Das könnte ich hier auch komplett einstellen.

Und dann die verbundene Nachricht, die dann dem Kunden in der Warteschlange gesagt wird.

Wenn der Geschäftsführer dann gesagt Ja, ich möchte mit Ihnen sprechen, dann bekommt er zum Beispiel Nachricht wie Der Geschäftsführer hat jetzt Zeit, mit Ihnen zu sprechen.

Genau, und so einfach geht das Ganze.

Jetzt habt ihr den Unterschied verstanden.

Viel Erfolg mit den Anrufs Weiterleitungen.