6. Facturación

En este vídeo les quiero mostrar cómo pueden crear su factura y registrar su pago de una forma muy rápida y muy sencilla en su nuevo sistema.

Sé que cuando escuchan facturación lo relacionan con una tarea tediosa, pero la idea de este vídeo es mostrarles cómo con su sistema pueden hacer esta tarea un poquito más llevadera y divertida.

Porque en vez de buscar información por diferentes aplicaciones, la información se va a encontrar centralizada y la carga de datos va a ser de manera automática.

Además, el seguimiento de clientes va a ser muy simple porque solamente ingresando el nombre del cliente directamente vamos a poder ver su estado con diferentes cartelitos como estos.

Y además, para que ustedes no tengan que ir acordándose de todo y aliviarles un poquito la carga mental, la idea es que se puedan ir programando actividades que representen los pendientes que ustedes tienen por hacer.

Entonces, el sistema les va avisando todas las cositas que tienen pendientes por hacer con recordatorios y notificaciones.

Bien, nosotros desde ADOC reconocimos dos tipos de clientes que tienen las diseñadoras gráficas.

Por un lado el cliente no recurrente y por el otro el cliente recurrente.

Entonces para cada uno de ellos reconocimos dos formas distintas de trabajar en el sistema.

Entonces esto es una recomendación que nosotros les hacemos, pero ustedes a medida que interactúen con el sistema y vayan agarrándole la mano, van a poder trabajar como más les guste.

Entonces comenzamos por el cliente no recurrente, es aquel que primero te hace una solicitud porque aparece esporádicamente, vos le haces un presupuesto, él te lo confirma, le decís bueno, comenzamos a trabajar, entonces necesito que me hagas una seña, perfecto, vos le entregas el trabajo y le cobras el otro 50%.

Entonces ahora vamos a comenzar a trabajar y vamos a ver cómo tratamos el cliente no recurrente en el sistema.

Te recomiendo que me sigas para ir un poquito practicando y viendo cómo es.

Nos vamos a la aplicación de ventas y seguramente acá nos encontramos con nuestras cotizaciones.

Vamos a encontrarnos con una cotización ya confirmada, por eso el estado es de orden de ventas.

Y acá yo le agregué la información del estado de la factura, que eso se hace con la ruedita y teniendo el check activado del estado de la factura.

Entonces todas están por facturar.

Voy a ingresar a una de ellas para crearle la factura.

Entonces hago clic en crear factura.

En este caso como es un cliente no recurrente voy a crear un anticipo del 50%, creo el borrador.

Entonces ahora antes de confirmar es muy importante que chequee todos los datos del cliente.

Indique la fecha de la factura, o sea el día de hoy, Bueno, anticipo de 50%, bla, bla bla, el subtotal, el IVA, perfecto, está todo bien.

Entonces le voy a dar en confirmar.

Entonces ahora yo puedo enviársela al cliente por mail.

Como podemos ver automáticamente tengo el mail del cliente, una conversación ya preestablecida y además se me adjunta el PDF de la factura.

Solamente tengo que hacer clic en enviar.

Y si se la quiero enviar por otro medio de comunicación, por ejemplo WhatsApp, lo único que tengo que hacer es hacer clic en esta ruedita, imprimir PDF de la factura, entonces ahí se me descarga el PDF y acá cuando se la envío el chatter me muestra la factura que le envié al cliente.

Antes de registrar el pago de esta factura necesitamos hacer una configuración, para ello nos vamos a ir a la aplicación de contabilidad, vamos al menú de configuración y vamos a ir a la sección que dice diarios.

Vamos a entrar al diario que dice bancos Y vamos a indicar en la pestaña de pagos entrantes una cuenta de recibos pendientes que va a ser la cuenta banco.

Y como podemos ver tiene el método de pago, es el pago manual y de nombre como un alias, tiene manual payment, pero nosotros le vamos a cambiar a transferencia.

Lo mismo vamos a hacer con los pagos salientes.

En la pestaña de pagos salientes le vamos a indicar la cuenta de pagos pendientes que va a ser la de banco y el método de pago es manual y le vamos a dar el nombre de transferencia.

Perfecto, el nombre del diario puede ser de un banco determinado, puede ser de banco en general o lo que ustedes prefieran.

La idea es indicar un diario cuando estamos registrando un pago para que se organicen un poquito más.

Perfecto, le damos clic en guardar para que todos los cambios queden registrados y ahora sí nos vamos a donde estábamos antes, que es la aplicación de ventas.

Estábamos realizando la factura de esta cotización, entonces ingresamos a ella y mediante el botón inteligente que está arriba en el medio ingresamos a la factura que realizamos.

Ahora sí podemos hacer clic en pagar para registrar el 50% del pago y vamos a indicar el diario banco, este es el importe, el método de pago sale ya transferencia porque está asociado al banco, la fecha de hoy y vamos a crear el pago.

Genial, ahí me quedó el 50% del total del pago ya listo, pagado.

perfecto, ahora quiero volver hacia atrás, entonces voy a usar la hoja de rutas.

Esta era la factura pagada, esta parte hace referencia a la factura pagada, esta parte hace referencia a la cotización al presupuesto que creamos y ahora me voy a ir más para atrás que son todas las cotizaciones.

Bien, esta es la cotización a la cual le facturamos el 50% y como podemos ver el estado de la factura todavía sigue por facturar porque todavía no facturamos el total, entonces al ingresar a esta cotización, a este presupuesto, el sistema todavía me sugiere crear una factura, entonces cuando yo pongo crear factura me dice mira que ya está facturado el 50%, entonces ahora creo una factura normal por el otro 50%, suponiendo que yo ya le entregué el trabajo al cliente y me quiere pagar el total del trabajo, entonces otra vez tengo que ir chequeando, perfecto, le doy la fecha y lo confirmo.

Ahora es momento de registrar el pago como hicimos anteriormente.

Bien, acá les quiero hacer una aclaración importante, si yo quiero tener este registro como un traqueo interno de mi sistema voy a elegir el diario banco, pero si quiero que esto tenga una validez legal voy a elegir el diario que está configurado con arca de facturación electrónica, que lo creamos en el vídeo de la configuración de facturación electrónica.

Bien, ese era un comentario importante que les quería hacer para ahora ya seleccionando el diario banco que es donde lo quiero registrar a este pago, el importe, la fecha, voy a crear el pago y ya está en estado pagado, entonces cuando vuelvo a las cotizaciones Y como podemos ver al volver al menú de las cotizaciones.

Este presupuesto ya está facturado por completo y además también registramos su pago.

Por el otro lado teníamos el cliente recurrente, que es aquel cliente con el que trabajamos todos los meses y todas las semanas del mes nos pide cosas nuevas.

Entonces la idea es trabajar con una factura en borrador, la cual podemos ir editando y agregándole diferentes servicios.

Entonces, una vez que llega final de mes, confirmamos la factura y se la enviamos con todos los servicios que le brindamos al cliente para después no olvidarnos qué servicio le tengo que ir facturando y demás.

Entonces le enviamos la factura y así podemos registrar el pago de la factura que representa la totalidad de servicios brindados en ese mes.

Ahora vamos al sistema para ver cómo podemos representar este flujo de trabajo.

Bien, en este caso ingresamos a la aplicación de contabilidad y vamos a Clientes Facturas.

Acá nos aparecen todas las facturas de nuestros clientes.

Muchas veces vamos a tener que hacer uso de la barra buscadora que nos ayuda a filtrar y agrupar, por ejemplo, yo puedo agrupar o filtrar por facturas que estén por pagar, entonces directamente agrupo así y me van a aparecer todas las facturas que tenga que registrar el pago.

Pero en este caso les quiero mostrar cómo crear una nueva factura.

Hacemos clic en nuevo y vamos a dar el nombre del cliente La Vaca Loca.

Entonces por ejemplo, es principio de mes y yo estoy creando esta factura al cliente La Vaca Loca porque me va a ir pidiendo un montón de cosas y todas esas cosas que me va a ir pidiendo a lo largo del mes yo las voy a agregar acá como un producto.

Loca.

Por ejemplo, la primera semana me solicitó el producto de Packaging and Merch, pero después la segunda semana también me dijo no, hacele esta corrección, entonces yo la segunda semana entro a esta factura y le agrego la corrección.

La tercera semana también me pidió un servicio de Branding.

Entonces a medida que voy trabajando con el cliente voy guardando esta factura y la voy editando según los requerimientos de ese cliente haciendo clic en agregar una línea.

Bien, entonces suponemos que es final de mes ya y.

Y tengo que enviarle esta factura al cliente, entonces básicamente le doy la fecha de este día, por ejemplo supongamos que en vez de 17 hoy es 28 y le doy a confirmar.

también, algo clave es poder registrarme una actividad que sea de enviar factura al cliente para no dejar la factura ahí colgada y olvidarme de enviársela, o sea, la dejo, registro todos los servicios que le voy brindando, pero también me tengo que acordar de enviársela, por ejemplo el 28 guardar.

Entonces suponemos que llega el día 28 y yo tengo que confirmar esta factura para enviársela al cliente.

Entonces chequeo todos los datos, en realidad ahora puse la fecha de 17 porque hoy es 17, pero ponele que sería 28, o sea le doy la fecha de ese día, chequeo todo bien, el total todo está perfecto, genial, le pongo en confirmar y se la envío al cliente, se la puedo enviar por mail que ya me llena todo automáticamente, solo hago clic en enviar y también como dijimos anteriormente se la puedo imprimir para enviársela por ejemplo por WhatsApp.

y así también como vimos anteriormente, puedo registrar su pago correspondiente.

Ingresamos al pago haciendo clic en este botón inteligente Eso ha sido todo por este video, les deseo muchos éxitos y nos vemos en el próximo vídeo.