4. Presupuestos

Hoy les quiero mostrar cómo con su nuevo sistema pueden crear un presupuesto de manera rápida y sencilla desde un mismo lugar, o sea que van a tener su presupuesto creado y enviado al cliente en menos de cinco minutos.

estoy segura de que esto les va a sonar conocido, información de los clientes en diferentes chats de WhatsApp, precios de los servicios que brindan en diferentes hojas de Excel.

Entonces a la hora de armar un presupuesto tienen que ir a buscar toda esta información por diferentes lugares y además pasar por la carga manual de datos.

Entonces la idea es que ustedes tengan la información centralizada en un solo lugar para evitar el error por trabajo duplicado y también, también en conclusión, la pérdida de tiempo que eso conlleva.

Además, sé que muchas anotan sus pendientes o sus tareas en post it que al toque quedan perdidos por cualquier lugar o en notas del celular y esa no es la idea.

La idea sería que puedan registrar sus pendientes, sus tareas, pero que el sistema se los recuerde automáticamente y ustedes no tengan que andar pensando en lo que tienen que hacer.

Bueno chicas, ahora se me ponen a trabajar porque va a ser la primera vez que vamos a crear un presupuesto en el sistema.

Así que nos vamos a la aplicación de ventas y vamos a poner en nuevo.

Estamos creando un nuevo presupuesto en este momento.

Entonces vamos a agregar el nombre del cliente.

En este caso el cliente se llama la vaca loca.

Entonces lo escriben y ven que cuando lo escriban le va a aparecer la opción de crear y editar.

Hacemos clic y se nos va a abrir un nuevo formulario.

En este nuevo formulario solo vamos a completar los datos esenciales.

No hace falta que completemos todo.

Por ejemplo yo puse que es un contacto de tipo empresa, le indiqué el email, el número de teléfono, la dirección y el país donde está ubicado.

Ahora voy a indicar el número de identificación, que en este caso es el CUIT y después voy a indicar el tipo de responsabilidad frente a ARCA de mi cliente, en este caso es Responsable inscripto.

Genial, ahora vamos a hacer clic en Guardar para que todos los datos del cliente queden registrados en el sistema.

Ahora nos vamos a agregar el servicio que el cliente la vaca loca nos requirió, eso lo hacemos desde la pestaña Líneas de la orden.

Haciendo clic en Agregar un producto se nos abre una nueva línea donde podemos escribir el nombre del servicio requerido, en este caso era Packaging and Merge, entonces lo escribimos y se nos abre la opción para crear y editar.

Hacemos clic y ahora vamos a agrandar este nuevo formulario con la flechita que tenemos arriba a la derecha.

Perfecto, otra vez, en este formulario vamos a poner solamente la información importante, podemos dejar cosas que queden incompletas y no pasa nada.

Entonces este producto se llama Packaging Merch y es un producto que en realidad es un servicio, es lo mismo, no importa, lo vamos a vender, no lo vamos a comprar, entonces solo queda tildado la venta, es un tipo de producto de servicios y le voy a dar el precio de venta.

Bien, ahora nos vamos al botón inteligente que está arriba a la derecha, se llama documentos y vamos a cargar un nuevo documento.

Este documento que vamos a cargar va a tener información esencial del servicio que estamos brindando en sí para que después lo podamos incluir en la cotización, en el presupuesto, para que se vea más lindo básicamente.

Entonces es un tipo archivo, vamos a subirlo, lo seleccionamos y dice ventas visible en y vamos a poner PDF dentro de la cotización.

Ahora lo guardamos con la nubecita Bien, ahora lo que tenemos acá en color verde es algo que se llama hoja de rutas, que me permite navegar hacia atrás, o sea, me va guardando las vistas anteriores y yo puedo ir a ellas.

Por ejemplo, estábamos en Packaging Merch, en la vista esta del formulario y yo hago clic y vuelvo, ¿Entendés?

Bien, entonces ahora, por ejemplo, quiero agregar otra información.

Me voy a la solapa de ventas, en la descripción de la cotización.

Como este servicio de packaging merge incluye diferentes cosas, voy a agregarlas acá, etiquetas, stickers, que se yo, y esto me va a salir después, cuando yo cree el PDF del presupuesto, va a estar visible en él.

Bien, hago clic en guardar, así se me guardan todos los datos y vuelvo a la cotización.

Como podemos ver, se nos cargan automáticamente los datos, en este caso del cliente y el producto.

Entonces la idea es que cuando vos vuelvas a hacer una cotización, pongas el nombre del cliente y automáticamente se te carguen todos los datos.

Lo mismo con el producto.

Genial.

Ahora vamos a hacer que nuestro presupuesto a la hora de imprimir el PDF se vea más lindo.

Vamos a ir al menú de configuración y vamos a la sección que dice Encabezados y pie de página.

Ahí vamos a hacer clic en nuevo y vamos a agregar tanto un encabezado como un pie de página.

Yo sé que ustedes tienen todos unos PDF armados hermosos para presentar su presupuesto, entonces esta es la hora en que los puedan cargar para que estén visibles en sus presupuestos.

Bien, este tipo de documento va a ser de encabezado y vamos a subir nuestro archivo.

Lo abrimos.

Genial.

Ahora si queremos que ya esté seleccionado este PDF en todas las cotizaciones, porque lo vamos a usar en todas, vamos a hacer clic en Agregar.

De forma predeterminada, entonces cada vez que yo un presupuesto o una cotización ya me queda seleccionado este encabezado.

Genial, le vamos a dar en Guardar.

Y ahora volvemos porque vamos a cargar también un pie de página.

Vamos a subir nuestro archivo y este pie de página tiene la particularidad de que tiene los términos y condiciones de cómo yo trabajo como diseñadora gráfica y además un mini agradecimiento.

Entonces lo mismo, yo quiero que ya me quede seleccionado en todos los presupuestos que quiera hacer.

Hago TIC en este checkbox y lo guardo.

Ahora me voy hacia atrás y vuelvo.

¿Cómo hago para volver?

Doy clic en el menú de órdenes y voy a Cotizaciones y entro a la cotización de la vaca loca que estaba realizando.

Entonces, en la pestaña Creador de cotizaciones tengo acá mis opciones para agregar.

Por un lado el encabezado que recién cargamos, hago clic.

Por otro lado tengo el documento propio del servicio Packaging en Merch, que también lo quiero seleccionar.

Y por último tengo los términos y condiciones y agradecimientos que recién cargamos, al igual que el encabezado.

Entonces selecciono todos porque yo quiero que todo esté incluido en mi cotización.

Ahora yo puedo enviar esta cotización tanto por mail o también puedo descargarla como PDF y enviársela por WhatsApp.

Entonces para enviarla por mail está buenísimo porque me lo registra directamente en el sistema.

Hago clic en enviar.

Bien y ahora como es la primera vez que lo estoy haciendo me aparece este formulario para configurar el diseño de mi documento, o sea de la página donde se van a encontrar todos los productos requeridos por el cliente, alguna información del cliente y ustedes, bueno, se los dejo para que lo vayan toqueteando porque es bastante intuitivo y lo diseñen como más les gusta.

Pueden cambiar la letra, los colores, la disposición de la página.

Bueno, la idea es que cuando lo terminen de diseñar le dan a siguiente y como pueden ver automáticamente el sistema me trae el mail de la vaca loca, me trae una conversación ya preestablecida, entonces yo no tengo que ir pensando en el mail ni pensando en qué le voy a escribir al cliente.

También tengo en estos tres puntitos diferentes conversaciones ya guardadas para diferentes situaciones.

Eso está buenísimo porque no tengo que andar pensando que lo voy a escribir.

Y además ya me trae el PDF adjuntado en el mail.

Entonces yo lo único que tengo que hacer es poner enviar.

De la misma manera puedo hacer clic en esta ruedita y poner imprimir cotización en PDF y automáticamente el sistema me descarga el PDF con la cotización.

Acá lo podemos ver.

Como pueden ver tienen este encabezado hermoso, tienen los datos del packaging merge, tienen el presupuesto en sí, como la parte más dura, digamos, esta, obviamente lo pueden ir editando, no va a quedar así.

Y los términos de condiciones de cómo trabajo y por último un agradecimiento.

perfecto.

Ahora yo me vuelvo al sistema y veo que al lado de mi cotización tengo el chatter, que es donde el sistema registra todos mis movimientos y además registra los mensajes que voy hablando con el cliente.

Por ejemplo acá le envié el mail con la cotización y me lo registró, Está buenísimo.

Además yo puedo registrarme una actividad para hacer.

¿Entonces me queda algo pendiente?

Sí, Bueno, entonces voy a actividad, resumen de la actividad, es una actividad pendiente y le puedo dar una mini descripción.

Entonces yo me anoté Seguimiento de esta propuesta, Confirmar si el cliente recibió el presupuesto y tiene alguna duda Y también le voy a dar una fecha límite, lo estoy haciendo el lunes 17, entonces para el jueves 20 me la pongo y le doy a guardar.

Entonces, ¿Como puedo ver que tengo una actividad pendiente en este reloj acá hago clic en él y me va apareciendo, ves que en una orden de venta tengo una actividad pendiente, una futura y para ingresar a ella puedo hacer clic acá o puedo ver todas mis actividades como yo quiera?

Eso lo van a ir manejando ustedes y lo van a ir viendo a medida que se agarren confianza.

Entonces por eso les recomiendo ir practicando conmigo y además ir toqueteando, no tengan miedo.

Bien, ahora les quiero mostrar algo.

Voy a ir a cotizaciones y esta es la vista general donde todos mis presupuestos y cotizaciones van a quedar guardadas.

La idea es que a simple vista yo pueda ingresar y ver el estado de cada una de ellas.

Entonces acá yo ya tengo por cada línea voy a tener un presupuesto y tengo ya un montón de información de este presupuesto.

Y si quiero más información, voy a ir y voy a agregarla desde esta.

Desde este lugar, por ejemplo, el vencimiento.

Entonces yo hago clic y se me agrega el vencimiento.

Y como podemos ver, esta cotización cuando yo la envié, me pasó de estado a cotización enviada.

También tengo diferentes formas de visualizarlas.

Tengo el calendario, tengo por ahí tarjetitas en forma de líneas, entonces voy viendo cuál me gusta más y la voy eligiendo.

Otra cosa muy importante, porque seguramente cuando pase un tiempito de que ya estén usando el sistema, van a tener esta vista llena de cotizaciones y empieza por ahí a mezclarse un poco.

Entonces uso esta barra buscadora que me ayuda para agrupar y filtrar la información.

Por ejemplo, yo quiero agrupar por cliente, entonces me dice la vaca loca y si yo hago clic en la vaca loca me aparece su cotización.

Entonces vamos a suponer que pasó el tiempo y la vaca loca me dijo perfecto, sí quiero este servicio, me encanta el precio, me encanta esto, me encanta lo otro.

Situación ideal, ¿No?

Entonces entramos a ella y le vamos a dar a confirmar a la cotización y a esta actividad pendiente la vamos a marcar como hecho, le vamos a poner listo.

Entonces ahora una vez que yo vuelva me aparece el estado de la cotización como una orden de venta que es cuando ya se confirmó.

Genial chicas, eso ha sido todo por este vídeo, espero que les haya servido y nos vemos en uno próximo.