3. Proyectos

En este video quiero hablar un tema clave para las diseñadoras gráficas que es la organización.

Por un lado tenemos la organización personal.

Sé que ustedes, las diseñadoras gráficas, suelen trabajar con muchos clientes al mismo tiempo, entonces es normal que se sientan identificadas con estas situaciones.

Por un lado tenemos el tema del cumplimiento de las tareas.

A veces cuando tenemos un montón de trabajo perdemos la noción de las fechas límites y también de la carga de trabajo que tenemos.

La gestión del tiempo, a veces no sabemos cuánto tiempo le estamos dedicando a cada tarea y si tenemos ese tiempo para dedicárselo.

Y por último, cuando tenemos mucho trabajo no sabemos qué tarea es o qué entrega es más urgente.

Entonces por eso les proponemos con el sistema tener un registro del tiempo dedicado a las tareas, colorcitos y estrellitas para saber a qué tarea le necesitamos dedicar más tiempo o más atención en este momento.

Y también un calendario para tener una vista visual de nuestra carga laboral y notificaciones que nos permiten no estar pensando todo el tiempo en lo que tenemos que hacer, sino relajar la mente en la creatividad y dejar que el sistema nos recuerde automáticamente nuestros pendientes.

Y por el otro lado tenemos la organización de proyectos, que también es súper importante porque al tener varios clientes ya se nos hace básicamente un lío en la cabeza y no sabemos qué clientes nos dijo qué cosa.

Entonces la idea es tener centralizada esa información.

Bueno, toda la información de este cliente la voy a guardar en este solo lugar, tanto la información del cliente en sí, como las notas o cosas que hablé con él de requerimientos, descripción de las entregas y también fuentes de inspiración o contenido que les hice a cada cliente para después no repetirlo en todos los clientes que tenga.

Entonces la idea es un poquito eso, tener un poquito más nuestro espacio de trabajo organizado y así poder evitar estos dolores.

Desde Adoc te proponemos una forma simple de resolver todos estos problemas con la aplicación de proyectos.

En esta aplicación vos podés crear un proyecto y nosotros te proponemos que ese proyecto represente a un cliente en específico.

Porque desde ese mismo proyecto vos lo que podés hacer es crear diferentes tareas que en este caso representarían los servicios que te ha requerido el cliente.

Pero por las dudas les quiero hacer una aclaración.

Esta es una forma que les recomendamos, pero ustedes son libres de organizarse como quieran.

Yo les aconsejo esta forma de trabajar, pero la idea es que ustedes vayan interactuando con el sistema y aprovechen la flexibilidad que éste posee para poder amoldarlo a su forma de trabajar más conven.

Bien, ahora en nuestro sistema nos vamos a ir a la aplicación de proyectos, vamos a crear uno nuevo y le vamos a dar el nombre de un cliente, en este caso es La vaca loca.

Vamos a crear el proyecto y directamente nos aparece la opción para crear diferentes etapas.

Entonces las vamos a ir colocando, por ejemplo la etapa de brief, le damos en OK y vamos creando así todas las etapas que nos sean útiles.

Una vez que hayamos creado todas nuestras etapas, se nos va a ver así en gris, pero les quiero contar que estas etapas las podemos mover de esta manera, arrastrando por ejemplo, o también se pueden plegar con la ruedita y se pueden volver a abrir.

Bien, ahora vamos a crear una nueva tarea y el título de la tarea va a ser uno de los servicios que nos requirió el cliente, La Vaca Loca.

Entonces damos clic en agregar y acá se nos agregó, no queremos agregar ninguna tarea más.

Entonces vamos a ingresar a esta tarea haciendo clic en ella.

Y ahora, como todavía no hablé con el cliente, me tengo que agendar una reunión.

Entonces para eso me voy al chatter, que es esto que tengo acá, que está siempre presente en mi pantalla, tanto al costado como también si hago mucho zoom lo puede encontrar abajo, que me sirve para enviar mensajes de correo electrónico, para registrar una nota interna y también para marcarme actividades.

Entonces ahora me voy a marcar una actividad de una reunión que voy a programar para el lunes siguiente.

Entonces esta es la vista semanal, pero digo, no quiero una vista del mes, Entonces quiero la reunión el lunes 17, hago doble clic sobre el cuadradito y me aparece este formulario en que me dice, bueno, la reunión sobre packaging merge el 17 de noviembre.

Genial, ¿Todo el día?

No, solamente unas horas.

Y va a ser a las.

Le podemos dar que sea a las 16 hasta las 5.

Lo aplicamos y lo guardamos.

Genial, entonces acá en mi chatter ya aparece esta actividad de reunión programada.

Ahora suponemos que ya pasó el lunes, estamos en el martes y ya tuvimos la reunión con el cliente, entonces podemos marcar como hecho esta reunión.

Listo, Y ahora, como yo ya hablé con el cliente, me dijo no, sí o sí para el 21 necesito esta tarea de Packaging and Merch lista, entonces le doy una fecha límite y también me dio un montón de información.

Entonces yo quiero dejar toda la información del cliente en esta tarea para tener todo a mano cuando me vaya a poner a trabajar.

Acá con el comando de la barra diagonal puedo ingresar un montón de cosas, entonces me voy a ayudar de esto para realizar toda esta descripción.

Primero el artículo más importante eran las pulseras, entonces ahora abro la barra diagonal para que me dé todas las opciones que puedo ingresar.

En este caso quiero hacer una lista otra vez con la barra diagonal veo que acá puedo ingresar.

Abajo de todo tengo para poner un enlace que me resirve, le voy a dar el nombre de inspiración porque el cliente me pasó un montón de referencias acá le indico el enlace que me pasó el cliente.

Entonces pongo aplicar Y ya directamente me lleva al link del drive donde tengo todas las referencias para realizar este trabajo.

El cliente me pidió un montón de requerimientos a partir de este artículo pulseras, entonces me los quiero acordar todos.

Todos los voy a poner acá en formato de lista.

Genial, ahora tengo toda la información necesaria.

Entonces me voy a la vista anterior mediante esta hoja de rutas.

Esta hoja de rutas me va indicando todos los pasos que yo fui haciendo y me ayuda para poder volver atrás.

Por ejemplo, ahora quiero volver a la vista Kanban de todas mis tareas y voy a decir que esta tarea ya pasó a la etapa de discovery.

ahora también puedo seguir yendo hacia atrás y voy a la vista de proyectos.

y me encuentro con el proyecto de la vaca loca este proyecto está a tiempo.

Esto me da una idea de cómo viene el proyecto.

Si por ejemplo estuviese atrasado, lo pongo en rojo y ya sé que me tengo que poner las pilas.

En este caso estamos perfecto.

Ahora voy a ir a ajustes y tengo un montón de información también acá para agregar sobre el cliente en sí, Bien, acá puse un montón de información y además ahora quiero agregar con el comando de la barra diagonal un archivo.

Voy a subir archivo y voy a agregar la paleta de colores, así ya me queda registrada y no se me pierde.

Genial, buenísimo.

Ahora también les quiero mostrar que si ustedes quieren pueden hacer una tabla, pueden poner diferentes textos o separadores.

La idea es que vayan jugando y vayan viendo todas las opciones que quieren para ver cuáles les sirven más o con cuáles les gusta organizarse mejor.

También le vamos a dar una fecha planeada, vamos a trabajar.

Y estoy trabajando desde hoy, y voy a trabajar seguramente hasta el 28 con este cliente o en este proyecto.

Entonces guardo todos los cambios que hice.

Y ahora me quiero ir hacia mis tareas con este botón inteligente que se encuentra arriba en el medio, en mi tarea.

Tengo la tarea de Packaging Art Merch y me dice uy, dentro de siete días.

Y yo digo, no, dentro de siete días, esto es re urgente.

Entonces la voy a poner tres estrellitas y además le voy a indicar que está en progreso.

La tarea todavía no está aprobada.

la idea es poder entrar a esta vista y ver todas mis tareas, en qué etapa están, cuánto tiempo nos queda, cuán urgentes son, y en qué estado están en cada etapa.

Entonces ahora suponemos que ya estuve trabajando un montón en Packaging Merge.

Entonces estoy en la etapa de diseño y medio que se lo envía al cliente para que me lo chequee, pero cuando me respondió me pidió algunos cambios, entonces digo, le indico que necesita arreglar los cambios solicitados, Una vez que los arreglé lo pongo como aprobado y ya lo cambia en la etapa de revisión, Como ya está en revisión, listo, le bajo la prioridad y ya sé que en esto no me tengo que enfocar tanto.

Desde esta vista también me puedo agendar actividades pendientes Y por ejemplo, esta tarea, como ya está lista para ser entregada, me pongo una actividad para acordarme ese día de entregarla y va a decir Entregar trabajo y me lo voy a poner para el día viernes 21 guardar Entonces seguramente ustedes van a usar esto de las actividades y van a establecerse un montón por ahí quieren una vista que puedan ver, en donde puedan ver todas sus actividades, Entonces vamos a ir al reloj que se encuentra acá arriba y vamos a ver todas sus actividades.

Seguramente ya viene con filtros preseteados, pero si no les muestra los que quieren ver, ustedes directamente se los sacan Y acá por ejemplo tengo mi actividad pendiente de Packaging and Merge para dentro de 7 días supuestamente entonces acá también tengo otra manera de verlo como tarjetita, como lista y también como calendario, que está buenísimo, Seguramente ustedes lo van a tener lleno Esto Por último quiero mostrarles cómo pueden registrar el tiempo que le dedican a cada tarea.

Por eso en el menú de configuración van a ir a Ajustes y van a dar clic en el checkbox de hojas de horas.

Una vez que dieron clic van a poner en guardar y de esta manera se nos habilita la opción para poder registrar nuestras horas en cada tarea.

Para ello nos vamos a proyectos, vamos a ingresar al proyecto, vamos a ir a la tarea y en hojas de horas puedo agregar una línea diciendo que hoy vale en diseño estuve trabajando ocho horas en esto doy clic en guardar y así voy registrando todo el tiempo que le dedico a cada tarea.

Espero que de esta manera puedan organizarse mucho mejor.

Les mando un beso y les deseo mucha suerte.

Chau.