Seguimiento de Cuentas de Clientes 📊

Hola, en este video te voy a mostrar cómo podes hacer un seguimiento de las cuentas de tus clientes, de manera de tener un total control sobre la situación de cada uno y de sus saldos.

A su vez, cómo podes enviar el estado de las cuentas a los clientes para mantener una comunicación fluida y de paso recordarles las deudas que tienen por saldar.

Abrí tu base de entrenamiento para que podamos recorrer esto juntos en el sistema.

Una vez dentro de la base, nos vamos a ir a la aplicación de Contabilidad, al menú de Clientes, submenú Clientes.

Nos aparecen en formato tarjeta.

Lo que vamos a hacer primero es cambiarlo a formato lista con el botón de la derecha.

Bien, de esta manera nos aparecen listados todos nuestros clientes y en las columnas tenemos diferente información.

Hay una para el estado del seguimiento que nos dice si tenemos que realizar o no una acción para rápidamente identificar casos de facturas atrasadas, el adeudo total y el total atrasado.

Podemos ver por ejemplo que Ernesto Wals no necesitamos realizar ninguna acción porque si bien tiene un adeudo, ese adeudo no está atrasado, tienen atrasados cero.

En cambio en la ferretería Don Pedro podemos ver que tiene facturas en si, hay un adeudo total y la mayoría de ese adeudo está atrasado.

Lo que podemos hacer ahora es ingresar al contacto para tener más detalle del estado de su cuenta.

Le damos clic para ingresar al formulario de contacto y hay un botón que nos lleva directamente al libro mayor de empresa.

Hacemos clic y se abre un resumen del estado de su cuenta.

Como podemos ver tenemos los comprobantes que fueron realizando las.

Digamos que son de las operaciones que fue realizando, tanto las facturas que nos aparecen en negro, digamos en positivo, como ingreso y los recibos, es decir, los pagos que fue haciendo el cliente que nos aparecen en rojo.

Y tenemos una columna de balance donde se va acumulando todo esto y se va compensando hasta lograr el total.

Acá si quisiésemos podemos filtrar por ejemplo por fecha, en el caso de que estemos analizando el estado de cuenta de este cliente y querramos ver un período en particular, haciendo clic en el icono de fecha.

Tenemos diferentes filtros para seleccionar o hacer una fecha personalizada.

Pero puede pasar como en este caso, que tenemos deuda y queremos enviarle solamente esa parte para que el cliente rápidamente identifique qué es lo que debe.

Para eso hay un filtro en el botón de asientos contables que se llama Asientos sin conciliar.

Si le damos clic nos va a filtrar solamente lo que se corresponde con la deuda al cliente y lo que podemos hacer nosotros es enviarle esta información al cliente con este botón de enviar.

Se abre una ventana con el mensaje ya preestablecido, que obviamente puedo cambiar y se le adjunta el PDF correspondiente.

Vamos a darle imprimir y enviar.

Bien, a su vez, yo puedo imprimir esto en PDF para enviárselo por otro medio.

Haciendo clic en PDF vemos que está el estado de cuenta resumido, o sea, lo que filtramos, o puedo descargarlo en Excel para agregarle otra información o hacer otros análisis.

Este es el estado de cuenta del cliente, que sirve para fines más administrativos, ya que está más resumido.

Pero hay otros reportes a los que podemos acceder con este botón.

Por ejemplo, el libro mayor de la empresa, donde ya se abren las columnas de debe y haber, que tiene un uso quizá más contable.

Y hay un tercer reporte que es el de seguimiento, que es para ver qué es lo que tiene vencido y las deudas del cliente de manera también resumida.

Bien, volvemos atrás al contacto y podemos ver acá a la derecha que tenemos el mensaje enviado para poder mantener la conversación con él a través de Odoo.

Bien, volvemos al listado de clientes.

Bien, puede pasar también que nosotros querramos hacer un análisis del estado de todas las cuentas de los clientes juntos, no querramos ir uno por uno, para eso tenemos un reporte genérico.

Si vamos a el menú de Reportes, a la parte de Reportes del Contacto, Libro Mayor de la Empresa, hacemos clic y vemos que ingresamos al reporte general, donde nos aparecen agrupados por Contacto todos los movimientos de cada uno con sus comprobantes, o sea las facturas, los recibos, etc.

Bien, desde acá nosotros obviamente podemos también filtrar por fecha para ver un período o filtrar por lo que adeude cada cliente con el filtro de Asiento sin conciliar que vimos antes.

A su vez podemos cambiar el reporte como vimos también que teníamos en la vista anterior.

Lo que podemos hacer acá es, si quisiésemos ver un contacto en particular, es filtrar por Contacto, por ejemplo yo quiero ver solamente los de Ernesto Wals.

Bien, y tenemos el filtro por contacto para poder analizar caso a caso, pero no tener que entrar y salir de cada cliente, sino que lo hacemos directamente desde esta vista.

A su vez, lo que podemos hacer si tenemos varios clientes con deudas, es enviar desde este botón y se envía a todos los clientes que dejemos seleccionados.

Bien, ya aprendiste entonces cómo puedes hacer el seguimiento de todas las cuentas de tus clientes y a su vez cómo puedes rápidamente enviarle la información a ellos para mantener una comunicación fluida, pero a su vez marcando los puntos de deuda para que se puedan organizar para completar los pagos.

Nos vemos en los próximos videos.