Uitleg Kalender functie Voluit Suite

De kalender functie is super uitgebreid, dus ik ga gewoon even er doorheen.

Kalenders maak je aan door te gaan naar instellingen, dan naar kalenders en vervolgens klik je hier, hier land je eigenlijk automatisch op, kalendermenu en dan kalenders en dan klik je hier op nieuwe kalender.

Dan heb je de keuze uit vier, nee meer opties, zes opties.

De persoonlijke boeking is eigenlijk de meest gebruikte, één op één met jezelf.

Round the Robin is als je bijvoorbeeld een heel team hebt en je wilt dat de afspraken automatisch verdeeld worden over de verschillende mensen in je team.

De klasboeking is voor als jij Ja, bijvoorbeeld een workshop geeft.

Je hebt maximaal aantal seats in jouw workshop.

Het is op een fysieke locatie bijvoorbeeld.

Dan kun je dit soort dingen doen, want dan kun je beslissen van hij zit nu vol.

De collective booking is bijvoorbeeld, stel jij hebt een sales team van zes mensen en jij wilt een afspraak boeken met het hele sales team.

Die hebben allemaal een eigen account in Voluid Suite, die hebben allemaal hun agenda gekoppeld.

Dus dan kun je zien welk tijdstip komt voor iedereen uit.

Servicebookingen zijn super interessant voor servicegerelateerde bedrijven, kappers, standaardsen, noem het allemaal op.

Mensen die echt een afspraak boeken en dan zijn ze aan het werk.

En dit is ook voor webinars, beurzen, dat soort dingen.

Voor fysieke events.

Nou, je kiest hier dan gewoon welke je wil.

En hier kan je naam geven en hier kan je kiezen voor wie deze agenda is.

En dan zet je hier de naam van je kalender.

1 op 1 met Esther.

En zodra je de naam hebt gegeven, gaat hij automatisch de URL ook die naam geven.

Hier kan je zeggen hoelang de meeting duurt, de beschikbaarheid.

Van wanneer tot wanneer.

Dit wordt weer overruled door de beschikbaarheid in jouw profiel.

Dus stel dat je in jouw profiel onder instellingen Mijn profiel vind je jouw profiel.

Stel dat je daar hebt staan dat je niet op woensdag werkt.

En hier zet je de woensdag wel beschikbaar.

Dan zal hij toch geen tijdsloten laten zien op woensdag.

Je kunt de betaalde afspraak daarvan maken.

En nu gaan we meteen in de details.

En dan kun je hier een leuk logo uploaden.

Een beschrijving geven van de afspraak.

Je kunt eventueel de kalender toevoegen aan een groep van kalenders.

De custom URL wederom.

De titel van de afspraak.

En die wordt ook getoond in de kalender van degene die de afspraak heeft geboekt.

Hier kun je je eigen Zoom of andere online meeting video software link neerzetten.

Dan gaan we door naar de beschikbaarheid.

Hier weer de beschikbaarheid en hier kun je eventueel aanzetten dat je druk wil lijken.

Dan beperkt die het nummer van beschikbare tijdslots met een percentage wat je hier dus opgeeft.

Als het een terugkerende meeting is, dan kun je inplannen hoe vaak en wanneer.

En dit is hoe lang duurt de afspraak, 30 minuten.

Dit is de...

hoe lang de afspraak duurt.

Dit is om de hoeveelheid tijd mensen kunnen inplannen.

Dus als ik dit zet op 15, dan kan elk kwartier, kan er een nieuwe meeting ingepland worden.

Als je het liever wat meer gestramlijnd wil hebben, hou je dat op 30 of zelfs op 60 minuten.

Als je het dus op 60 minuten zet, kan er maar acht keer per dag een meeting ingepland worden.

Als je het op een kwartier doet, dan ben je heel flexibel.

Het minimaal aantal dagen van tevoren dat je geboekt wil worden.

Dus stel je zet dit op 0, dan kunnen mensen nu voor jou boeken voor over 5 minuten.

Stel je zet het op 1 dag, dan kunnen ze pas morgen over 5 minuten boeken.

Stel je zet het op 1 uur, dan kunnen ze over 1 uur gaan boeken.

Dus dit geeft het tijdslot neer weer voor hoe ver in de toekomst boekingen kunnen worden gemaakt.

Dat is dus hoe ver in de toekomst je geboekt wil kunnen worden.

Dus als je hier 60 dagen in zet, dan kunnen mensen 60 dagen in de toekomst in je agenda boeken.

Hoeveel boekingen per dag en hoeveel boekingen voor hetzelfde tijdslot.

Dus als jij in je eentje in de agenda staat als persoon, dan kan dat maar één keer, want je kan jezelf niet klonen, nog niet.

Als je met meerdere mensen in de agenda staat, dan kan je meerdere boekingen per tijdslot pakken, want dan wordt het verdeeld over het aantal personen.

Hoe lang van tevoren wil jij?

Wil je een buffer tijd voor de afspraak?

Dan kun je hier zeggen ik wil 10 minuten voor elke afspraak en 10 minuten na elke afspraak wil ik niet geboekt zijn.

Dat betekent dus automatisch als je hier 30 minuten hebt dat de volgende afspraak pas een half uur later geboekt kan worden.

Dus hou daar rekening mee dat die dingen elkaar allemaal beïnvloeden.

Hier, dit is het standaardformulier.

Dus stap 1 is dat mensen de datums en tijd selecteren.

Het standaardformulier is voornaam, achternaam, e-mail, telefoonnummer, eventueel notities.

En hier kun je ook een eigen formulier toevoegen.

Als je deze aanzet, dan stel dat de persoon al bekend bij jou is.

Hij staat in jouw contactengegevens.

En dat is bekend door middel van het cookie in de browser.

Dan kun je zeggen van, nou dan hoeft hij niet alle gegevens in te vullen.

Dat doe ik dan wel.

Toestemming voor het gebruiken van hun gegevens die ze invullen.

En eventueel de mogelijkheid om gasten toe te voegen.

Nadat mensen een afspraak hebben ingevoerd, kun je zeggen ik laat dit bedankje zien.

Dit kan je natuurlijk veranderen in het Nederlands.

Of je zegt ik stuur ze naar een bepaalde bedankt voor de aanmelding URL.

Eventueel metapixel.

Stel dat jij advertenties stuurt op het boeken van een afspraak, dan is het natuurlijk leuk om te kunnen meten wanneer het succesvol is geweest.

Nieuwe boekingen worden automatisch als bevestigd in jouw systeem gezet als je deze switch aan hebt staan.

Als je hem niet aan hebt staan, dan moet jij elke afspraak handmatig bevestigen.

Betalingen accepteren kan dus via Stripe en dat kun je allemaal configureren.

Hier stel je in welke e-mails je wilt sturen, dus status bevestigd.

Is natuurlijk fijn als ze daar een e-mail van krijgen.

Annulering is fijn dat jij daar een e-mail van krijgt.

Nou, je kunt dus bij elke e-mail, kun je bepalen wie hem krijgt.

Als ik de e-mail functie inschakel dan kan ik zeggen degene die de afspraak boekt krijgt een mail, degene die die afspraak zou geven krijgt een mail en eventueel nog meer mensen krijgen een mail.

Dus je kan dat dus per status kun je dat bepalen.

Google Outlook Calendar e-mail is zeg maar de standaard mail vanuit Google of de standaard mail vanuit Outlook om afspraken te bevestigen.

Als je dat niet wil, want je stuurt zelf al een bevestigingsmail en het wordt een beetje veel, dan zet je die uit.

Dit is handig om bijvoorbeeld zodra je werkt met een hele groep, met een heel team bijvoorbeeld van closers, Dan kun je de contact die een afspraak boekt ook meteen assignen, toewijzen aan die specifieke persoon uit jouw team.

Dan kan hij namelijk ook alle contactgegevens en gesprekken en al dat soort dingen zien, dus dat is wel heel belangrijk.

Het toewijzen overslaan als het contact al een toegewezen gebruiker heeft.

Dus stel iemand heeft origineel al een assigned gebruiker, iemand toegewezen, dan wil je dat niet overrulen als die in afspraak moet bij een ander.

Of juist wel.

Dus daar kan je even over nadenken, of je dat wil.

Het beleid verannuleren en herinplannen.

En dat kun je natuurlijk ook laten aflopen zoveel minuten voor de meeting.

En daar kun je een berichtje over sturen.

De laatste kun je nog een leuke foto erin zetten en jouw branding kleuren toevoegen.

En de knop tekst aanpassen.

de titel van de kalender, beschrijving van de kalender en de details, die staan automatisch op de preview pagina.

Deze.

En die kun je dus aanzetten en uitzetten.

Hierzo.

Stel dat je hem nu op een andere pagina in een iframe wil hangen, dan kan dat ook.

Oh nee, dit is voor eigenlijk je eigen CSS.

Stel dat je de kalender verder wil aanpassen, dan kun je hier je CSS code in plakken.

En als je hem in een aparte WordPress wil hangen, dan zal ik dat nu laten zien.

hebben deze net gemaakt.

Dan kun je zeggen hier share.

En dan heb je verschillende mogelijkheden.

Gewoon de link.

Je kunt ook een one-time link genereren, die dus daarna niet meer werkt.

Of de embed code als je hem in een WordPress website of ergens anders in een HTML pagina wil hangen.

Heb je het idee dat de beschikbaarheid niet klopt, dan kun je hier Troubleshoot Calendar aanklikken.

En dan gaat hij voor elk beschikbaar plekje in jouw agenda, gaat hij zeggen waarom het niet beschikbaar is.

Deze liggen allemaal in het verleden.

Deze zijn allemaal beschikbaar.

Nou, dit is niet zo'n spannend voorbeeld, maar in ieder geval, je ziet hier wel van, hé, deze tijdsperiode ligt in het verleden.

En als jij het idee hebt van, nou, deze zaterdag zou beschikbaar moeten zijn, kijk, dan zegt hij ook van, zaterdag is ingesteld als niet beschikbaar in de agenda-instellingen.

Dus vandaar dat die er niet op staat.

En als jij nou denkt, ja maar hier had 10 uur had het beschikbaar moeten staan, dan kun je daar op klikken en dan verschijnt er een melding waarom het niet beschikbaar is.

Dus zo kun je heel snel troubleshooten waar het aan ligt.

Mocht je nog vragen hebben, stel ze gerust bij Support.