Efficiënter werken in Robaws met handige tips 🛠️

In deze video gaan we eens wat dieper in op een aantal kleine trucjes en tips binnen robouws waarmee dat je een stuk efficiënter kan gaan werken.

We starten met een aantal shortcuts die bestaan, waar niet altijd iedereen van op de hoogte is.

Handig trucje als je in een offerte aan het werken bent.

Kan een offerte soms heel lang worden.

En dan kan het handig zijn om tussen de lijnen door ook eens een lijntje te moeten invoeren.

Dat kan heel gemakkelijk door met je cursor op de zes bolletjes te gaan staan.

Net voor het selectiehokje.

En dan klik je op je rechter muisklop.

En dan wordt er een lege lijn net onderin.

Je kan ook heel gemakkelijk een lijn dupliceren.

Dat doe je opnieuw erop, met je cursor op dezelfde plaats gaan staan.

En dan hou je je shift-knop ingedrukt.

Je klikt rechts op de muisknop en dan kopieert hij eigenlijk die lijn.

Wat kan je hier ook gaan doen, als je in een fiche zit.

Je kan zowel bij offertes, facturen, werkbonen enzovoort, als je in de lijnen zit, kan je op een artikelveld gaan staan en dan kan je ook de knop F2 inklikken.

En dan verschijnt eigenlijk een pop-up waarmee je iets gestructureerder kan gaan zoeken in de artikelen, posten of artikelgroepen.

Let wel op, het is niet dubbel klikken dat je moet doen als je het juiste artikel hebt gevonden.

Je moet eigenlijk telkens je artikelen gaan selecteren.

En hier kan je opnieuw met shift gaan werken om meerdere artikelen te selecteren.

En dan kopieer je die artikelen naar het klembord.

Je klikt terug en dan kan je hier op rechter muisknop klikken, plakken, dus dan zitten ze in het geheugen en dan plak je eigenlijk de artikelen in je offert.

Dus dit werkt op verschillende moeders.

Nog eentje dat je hier ook kan oproepen, maar die knop staat hier op zich ook, webshops, maar soms op andere plaatsen kan je het ook handig gebruiken.

Als je hier op Alt F3 klikt, dan krijg je eigenlijk ook een overzicht van je webshops te zien.

Dan kan je op die manier ook artikelen toevoegen.

Wat zijn zo nog een aantal sneltoetsen?

Dan gaan we even een sprong maken naar de planning, de dagplanning.

Daar moet je soms ook veel tijd in doorbrengen.

Het kan soms handig zijn om zaken iets sneller te kunnen doen.

Je houdt je shift-knop ingedrukt, je selecteert een plannings-item, je sleept, en dan ga je zien dat hij een kopie maakt van het plannings-item.

Dit kan je ook naar onder doen.

Dus als ik hier opnieuw shift doe, en ik zeg er moet nog een andere persoon mee, dan laat ik het gewoon vallen en dan kopieert hij ook het planningsitem naar die andere persoon.

Nog iets handig in planning.

Het is ook zo dat het mogelijk is om twee schermen te openen.

Dus dat werkt ook gewoon.

tussen schermen.

Hier zal ik het eventjes demonstreren met twee schermen naast elkaar.

Dus er is een mogelijkheid om vanuit orders, want orders worden vaak gebruikt om interventies te gaan inplannen, om eigenlijk met twee schermen te werken en orders rechtstreeks van het ene scherm naar het andere te slepen en op die manier in te plannen bij een persoon.

naar keuze.

Dus ik kan hier heel vlot die orders gewoon slepen en dan kan ik gewoon makkelijk de tijds-aanduiding gaan aanpassen.

Dat waren wat sneltoetsen.

Wat ook heel handig is in RoboWise is te gaan werken met overzichten en filters.

We merken veel te vaak als we in omgevingen van klanten komen dat er te weinig gebruik gemaakt wordt van deze handige functionaliteit.

Dus ik neem jullie eventjes mee in deze opties.

Als je in een module zit, dan heb je altijd een plusje hier om een nieuwe offerte of een nieuw project of een nieuwe werkboom toe te voegen.

Maar je hebt ook een plusje hier iets lager.

Dit plusje is eigenlijk bedoeld om zelf overzichten te gaan maken die gebaseerd zijn op bepaalde filters die je zelf gaat instellen.

Dit is volledig persoonlijk voor jouw omgeving.

Maar je kan die overzichten dan ook wel delen, zodat de andere collega's ook dezelfde overzichten kunnen gaan oproepen.

Het toevoegen van een overzicht is heel eenvoudig.

Je klikt op het plusje.

Die geeft je overzicht een titel.

Bijvoorbeeld, ik wil in dit overzicht alle offertes zien die reeds gefactureerd zijn.

Ik klik het weg.

En dan kan je hier die status op gefactureerd zetten.

Nu blijft deze filter staan, dus als ik verder browse in Robo's en ik kom terug bij offertes, dan zal hij ook onthouden welk overzicht ik de laatste keer heb bekeken en zal hij mij direct naar dit overzicht toe leiden.

Maar uiteraard kan ik hier ook heel gemakkelijk switchen tussen de verschillende tabs en zie ik, afhankelijk van wat ik wil zien, de verschillende overzichten.

Waar kan dit bijvoorbeeld ook handig van pas komen, en dit zijn voorbeelden die we dan aanraden aan klanten, of die we dan zelf zien dat klanten zo hebben gaan instellen, is bijvoorbeeld bij werkbonnen.

Er komen iedere dag tientallen werkbonnen binnen, bijvoorbeeld.

Je wil daar een klein beetje een overzicht in houden van welke moet ik nog bekijken, welke zijn nog gefactureerd, welke zijn in regie, welke niet, enzovoort.

Dus daar kan je heel gemakkelijk met die overzichten ook wat structuur in gaan brengen, door bijvoorbeeld een overzicht te gaan maken, werkbonnen, nakijken en te factureren, zeg maar iets.

Dus dit zijn eigenlijk alle werkballen die je eigenlijk nog in de status nakijken kon bestaan.

Dus die binnenkomen, die nieuw binnengekomen zijn.

En die eigenlijk ook een vinkje hebben regie.

Dus weet je dat dit eigenlijk werkballen zijn dat je moet doorfactureren.

Die wil je goed in de gaten kunnen houden om zeker geen facturen te missen.

Dus ik maak dit overzicht en dan kan ik bijvoorbeeld hier zeggen toon mij enkel de werkbonen die in nakijken staan en waarbij dat regie op ja staat.

Dus nu is er slechts eentje die eigenlijk nog aandacht verdient om door te factureren.

Dit zijn de standaard filters die hier eigenlijk bij mij in mijn instellingen hier bij snelle filters ingesteld staan, dus dat kan je zelf ook gaan wijzigen.

Maar, via geavanceerde filters kan je eigenlijk aan eender welk veld die achter een werbon zit en die filter ook gaan gebruiken om die overzicht in vorm te geven.

Nog een ander voorbeeldje dat ik kan geven, bijvoorbeeld vorderingsstaten.

Wat er typisch gebeurt, is dat de projectleider de vorderingsstaat opmaakt, dan eventueel ook versent naar de klant ter goedkeuring, maar dat iemand van de boekhouding dan verantwoordelijk is om die vorderingsstaten te factureren.

Daar zou je kunnen een flow maken, waarbij je hier opnieuw een overzicht maakt, te factureren bijvoorbeeld.

En dit zijn eigenlijk alle vorderingsstaten die de status goedgekeurd krijgen.

Dus de projectleider heeft de verantwoordelijkheid om, en ik zou ook zeggen ondertekend, want we hebben ook de mogelijkheid om de voordeling staat via een e-mail door te sturen naar de klant en dan een link toe te voegen om het digitaal te laten ondertekenen.

Maar dit zijn eigenlijk alle vorderingstaten die goedgekeurd zijn geweest, ofwel manueel op goedgekeurd zijn gezet door de projectleider, ofwel ondertekend zijn geweest door de klant, maar die eigenlijk nog niet gefactureerd zijn.

En dan kan de persoon van de boekhouding bijvoorbeeld dit lijstje gewoon in de gaten houden en telkens een vorderingstaat dan gefactureerd wordt.

Dan weet je dat die ook gaat verdwijnen uit het lijstje en dat die lijst eigenlijk wordt opgekuist op basis van de acties die je neemt.

Wat ik daar dan ook meestal nog ga bij aanraden, is als je zegt van ja, ik kom ook niet iedere dag kijken naar het lijstje, ik zou het wel eens durven vergeten.

Wat je dan ook kan doen, is werken met de mogelijkheid van automation.

En daar hebben we nog andere filmpjes over.

Maar hier zou dit heel mooi van pas kunnen komen om daar een automation van te maken, waarbij je instelt dat als de status van een voordelingsstaat op goed gekeurd wordt gezet, dat er eigenlijk automatisch een taak wordt aangemaakt voor een persoon van je moet deze voordelingsstaat factoreren.

Je zou ook kunnen voorkiezen om je een mailtje te sturen, als dit het geval is, om op die manier zeker geen zaken te vergeten.

Bekijk zeker ook eens deze knopjes.

We hebben nu ook een canvas view in de overzicht waarbij je eigenlijk de status hier bovenaan krijgt en de verschillende blokjes zijn dan de verschillende offertes.

En dat is wel heel aangenaam werken, want je kan gewoon blokjes gaan slepen van de ene fase naar de andere fase.

En opnieuw, de filters die je hier gebruikt, bovenaan, werken ook gewoon verder op die andere overzichten.

Dus als ik hier naartoe ga bijvoorbeeld, en ik kies hier de Kanban view, dan krijg ik enkel de blokjes die eigenlijk die filter hebben.

Dus door dat te laten samenwerken, kan je ook heel gemakkelijk, heel interessant overzicht gaan kijken.

Hetzelfde geldt voor een kaartview.

Ik krijg een kaartje.

Als ik dat wegdoe, krijg ik wel wat meer adressen.

En je hebt hier ook nog altijd het analyse-tapje die dan ook wordt aangepast aan de filter die je eigenlijk ingesteld hebt hierboven.

Dus het combineren van overzichten Filters en dan de verschillende views die je kan gebruiken, kan je heel veel tijd besparen om bepaalde zaken te gaan terugvinden of bepaalde zaken die je moet opvolgen niet te vergeten.

Ten derde wil ik ook eens stilstaan bij een tweetal instellingen die niet zo gekend zijn soms, maar die ook wel heel handig kunnen zijn om goed te gebruiken.

Ten eerste wil ik eventjes benadrukken dat wij multifactor authenticatie ondersteunen.

Dat zit eigenlijk op een gebruikerfiche en je hebt hier de mogelijkheid om multifactor authenticatie in te schakelen.

Je kent het waarschijnlijk van andere toepassingen.

Het zorgt ervoor dat je een extra beveiligingslaag legt op het inloggen.

De dag van vandaag is het zeker geen overbodige luxe.

Dus eventjes een tip, schakel het in, dan ben je een extra veiligheidslaag aan het leggen op je robot.

Want er zit toch redelijk wat gevoelige informatie in zo'n ERP-systeem, dus probeer misschien om die stap toch toe te voegen.

Een tweede instelling die veel mensen niet weten is het feit dat je eigenlijk zeer flexibel kan beslissen in RoboAuth vanuit welk e-mailadres welke mail vertrekt.

Typisch gaan we eigenlijk meestal gewoon de e-mail gaan instellen op een gebruikersfiche.

Dus dat zit hier dan onderaan.

Dat we de e-mailaccount instellen op een gebruikersfiche.

Maar er is ook een mogelijkheid om dit los van gebruikers te gaan doen en om te beslissen dat er algemene e-mailadressen zijn bijvoorbeeld om alle facturen te versturen of om alle werkbonnen te versturen.

En dat kan je helemaal zelf gaan instellen.

Dat doe je eigenlijk hier bij het instellingsmenu van e-mail.

e-mail.

Je zal eigenlijk zien dat je hier extra e-mailaccounts kan gaan instellen, dat je eigenlijk per module kan gaan beslissen, bijvoorbeeld voor de facturen, ik stond hier ook al, een bepaald e-mailadres te gaan activeren.

En dan gaan eigenlijk alle e-mails die vanuit de factuurmodule vertrekken, bijvoorbeeld vertrekken vanuit boekhouding, ad, enzovoort.

Maar je kan het dus ook door elkaar gebruiken.

Als het enkele gesteld is op factuurniveau bijvoorbeeld, dan zullen alle andere e-mails nog altijd vanuit je persoonlijk e-mailadres verstuurd worden.

Dus dat is ook een best handige instelling.

Een vraag die vaak terugkomt bij klanten is, hoe kan ik een stukje gaan automatiseren dat ik geen keuringen vergeet op mijn materiaal?

Dus materieel is ook een aparte module in RoboAuth waar je al je eigen materialen bijhoudt.

Het kan gaan van containers naar bestelwagens, kleine materialen enzovoort.

En op een materieelfichtje heb je ook bestanden bijvoorbeeld.

En dit is al het eerste.

Hier kan je eigenlijk heel gemakkelijk je keuringsbewijzen gaan opladen of eventueel attesten die werknemers gehaald hebben enzovoort.

Die kan je eigenlijk allemaal mooi verzamelen op de fiche van het materiaal.

Dus ik zal hier nu eventjes een keuringsbewijs als demo toevoegen.

En wat nu ook heel handig is, is dat je je materiaal ook kan terugvinden in de app van Roboast.

Dus als je in de Roboast app, waar je eigenlijk de meeste modules van Roboast zelf ook terugvindt, gaat zoeken, zal je inderdaad die mercedes terugvinden en als we naar bestanden gaan, kunnen we eigenlijk heel gemakkelijk het keuringsbewijs terugvinden.

Dus dat is al eerst een handig iets.

Je houdt je bestanden bij op het materieel en zo kan je dat onderweg ook heel gemakkelijk raadplegen.

Maar we willen een automatisering voor als de keuringsdatum nadert dat we een reminder krijgen.

Daarvoor hebben we geen standaard functionaliteit, maar je kan het wel gaan bouwen.

Want wat heb ik hier gedaan op dit materieel, heb ik een veldje toegevoegd, keuring in plannen.

Dus dit is letterlijk de keuringsdatum, die ga je wel terugvinden op het document.

Maar ik ga hier gewoon een maand op voorhand bijvoorbeeld van die keuringsdatum Datum gaan instellen, bijvoorbeeld volgende week dinsdag.

Dan moet ik eigenlijk een reminder krijgen om de keuring te gaan implementeren.

En dan moet je eigenlijk gaan werken met automation.

Dus als we in automation gaan toevoegen, dan kan je op de module materiaal een trigger gaan instellen.

die van toepassing is of dat extra veld.

Dus ik heb hier het veldje keuring en plannen.

Als die keuring en plannen vandaag is, dan wil ik dat er een actie gebeurt binnen RoboHouse die mij herinnert van ik moet die keuring gaan inplannen.

Hoe je dat dan naar jezelf stuurt, kan je nog een beslissing, kan je zelf een e-mail sturen, of je kan ook gewoon een taak aanmaken, waarbij je dan gewoon materieelkeuring inplannen te doen heb.

Ik ga nog een titel geven.

Hier kan je eventueel ook met vervangingscodes gaan werken, waarbij je dan de naam van het materiaal gaat toevoegen.

Ik ben niet helemaal zeker of dat juist is, maar ik snap de bedoeling.

Dus je kan eigenlijk de naam gaan toevoegen van het materiaal met een shortcode.

En je kan dat gewoon maar jezelf sturen.

Dus de uitvoerder kan jezelf zijn.

En dan eenmaal je die automation activeert en die datum wordt bereikt, dan krijg je een taak toegestuurd van je moet een keuring gaan invallen voor deze bestelwagen.

Een andere handige toepassing om de app van Robouse zo slim mogelijk in te zetten, is bij het voorbereiden van offerten.

Het is handig dat je al een offerte klaarzet.

in Roboast, waarbij je al de klant aanduidt en eventueel al bepaalde zaken gaat klaarzetten, maar bepaalde opmetingen moet je toch nog gaan doen, vooral hier je een gedetailleerde offerte kan sturen naar de klant.

Nu is het heel handig, zodra je deze offerte hebt toegevoegd, staat die nog in de status opmaak.

En als we nu naar onze Robo's app gaan, dan ga je zien dat we die offerte ook terugvinden.

De geofitte staat nu in mijn lijstje.

En ik ga hier nu heel gemakkelijk kunnen bestanden en opmerkingen gaan toevoegen.

Als het spreekt over bestanden gaat het meestal dan gaan over het trekken van een foto.

Dus wat je nu bijvoorbeeld zou kunnen doen, je bent op de werf en je hebt een bepaalde foto die je trekt.

En je wil nu bijvoorbeeld aanduiden.

Hier heb je de mogelijkheid om te gaan tekenen.

Ik wil een klein beetje aanduiden in het groen bijvoorbeeld.

Dan zou ik hier kunnen een pijltje trekken.

Dan zeg je bijvoorbeeld 3,6.

Enzovoort.

Ik sla die foto op, ik voeg hem toe.

Die zitten nu achter mijn offerte.

Ik kom terug in mijn ProBounce.

Ik heb ook een offerte en ik kan eigenlijk heel gemakkelijk die foto gaan consulteren.

En dan weet ik, oké, dat was wat ik gemonteerd heb en ik kan mijn offerte gaan bijwerken.

Stel dat je zegt, ik wil hier nu ook nog wat zaken gaan toevoegen.

kan ik ook van hieruit een bepaalde dingen gaan toevoegen, eventueel met het oog op het omzetten naar een project waarbij dat die foto's dan ook mee gaan naar het project en die dan ook kunnen gebruikt worden eventueel door projectleiders voor de uitvoering voort te breiden of eventueel om mee gestuurd te worden naar de uitvoerders via WAPI om ook die voorbereidende foto's eigenlijk te delen met hen op de werf.

Dus dat is ook een handige tip van hoe je kan samenwerken tussen Robouw zelf en de app van Robouw.