Introduktion til .legal kontrakter

Hej.

Du har helt sikkert en masse kontrakter i din virksomhed, men det er ikke helt sikkert, at du har overblik over dem alle sammen, har uddelegeret, hvem har ansvar for dem, og måske er der nogen, der ligger og samler støv, og du får ikke samlet op på vigtige deadlines, såsom en kontrakt, der skal genforhandles, eller en rapport, du har aftalt en leverandør skal sende til dig en gang om året.

Her kan DotLegal's kontraktmodul hjælpe dig.

Det vi er gode til i .legal er alt det, der sker med en kontrakt, efter den er blevet underskrevet, og platformen kan bruges til at få registreret væsentlige og vigtige metadata på en specifik aftale, hvor du kan gå ind og få noteret de informationer, som er vigtige at kunne filtrere og søge på for dig.

Modulet kan også bruges til at sætte strøm til nogle vigtige deadlines, selvfølgelig hvis kontrakten er ved at udløbe, men også andre forpligtelser, du har indgået på en aftale, hvor den rigtige person skal notificeres på det rigtige tidspunkt, og vi derfor har nogle forpligtelser, vi kan sidde og overvåge i forhold til, om vi får løst dem til tiden.

Kontraktmodulet er simpelt at benytte.

Du kan importere dine kontrakter fra en ekstern kilde.

Det kunne for eksempel være en signatur tjeneste.

Du kan også oprette en kontrakt helt fra bunden, give den et navn og vælge en af dine skarpeloner, og derigennem så registrere en kontrakt.

Eller du kan bruge en afassisteret oprettelse, hvor du går ind og vælger din kontraktskarpelon.

finder selve kontraktdokumentet, som jo typisk vil være en PDF eller Word dokument med en masse tekst, uploader det til platformen og lader af i en hjælp med at få registreret de rigtige informationer fra det her dokument og mappet ud på den valgte skabelån.

A&N vil nu give dig en klade, hvor den foreslår, hvad du kan notere på kontrakten.

Her har den fundet informationer i forhold til både startdato, slutdato og kontrakttypen.

Der er noget med nogle beløber og videre.

Den finder også parter på aftalen, så de kan blive oprettet korrekt i systemet.

Og når du opretter kontrakten, så vil du nu se, at den er udfyldt med de væsentlige informationer, som er fundet i selve kontraktdokumentet.

Du kan selvfølgelig altid navigere igennem og opdatere informationerne.

Du kan styre, hvem der skal have adgang til kontrakten, både specifikke brugere eller om det er en hel afdeling, der skal have adgang til aftalen.

Du kan se de kontraktparter, der er oprettet, som du også vil kunne finde hen under dine juridiske enheder, hvor du kan få et fuldt overblik over alle kontrakter, du har med en specifik part.

På den måde kan du navigere dig igennem, styre en kontrakt og også se de dokumenter, som du har uploadet.

Her har jeg selvfølgelig et dokument, jeg netop har uploadet, men du kan selvfølgelig også lægge e-mailbillag ind med videre, så kontrakten over tid bliver levende, og du får samlet al relevant information omkring en konkret aftale i systemet.

Med systemet får du også mulighed for at scanne forskellige oplysninger, så du kan scanne en kontrakt og få en rapport, hvor AEN gennemgår væsentlige detaljer i forhold til din best practice og kommer med bud på, hvor en aftale har decideret mangler eller om den har punkter, der er delvist oplyst i den her forbindelse.

På den måde kan AEN hjælpe dig med at spotte vigtige detaljer i dine kontrakter, som du skal være opmærksom på.

Når vi arbejder med kontrakter på den her måde og skriver metadata ind, så gør det, at kontrakten bliver søgebar.

Så vi kan altid søge og filtrere i vores overblik over specifikke aftaler, hvor vi kan søge på nogle specifikke ord, som vi kan finde matches på.

Vi kan lave mere avancerede filtreringer og for eksempel finde alle kontrakter, der slutter i år.

På den måde kan vi søge i de her metadata, men samtidig har vi også muligheden, fordi det ikke er realistisk, at vi nødvendigvis kan få noteret alle informationer, der står i alle dokumenter.

Derfor har vi selvfølgelig også muligheden for at finde specifikke oplysninger og så søge på tværs af alle kontraktdokumenter.

F.eks.

alle de steder, der står noget med service.

Det kan jeg så finde i mine kontraktdokumenter.

Jeg kan se, hvor i kontrakterne det står, og jeg kan selvfølgelig også navigere hen og få et overblik over det.

Så på den måde, når du har din kontraktbibliotek, så er det ikke nok med, at du kan filtrere og få overblik og uddelegere ansvar, men du får selvfølgelig også mulighed for at kunne søge i hele kontraktbiblioteket, når du har behov for at finde en helt specifik information.

Når du har dokumenteret dine kontrakter, har du som sagt mulighed for at oprette forskellige forpligtelser, som basalt set er vigtige opgaver, der skal gøres på de rigtige tidspunkter, hvor systemet sig selv sørger for at få oprettet den specifikke opgave og lagt den ind, og at din kollega så vil få en notifikation på e-mail omkring, hvad det er, de skal gøre.

De kan gennemgå nogle delopgaver og dokumentere, at de har gjort det.

Og så kan de afslutte opgaven, og på den måde får du sat strøm til kontrakterne, således at du hele tiden får fuldt op på de her vigtige forpligtelser, og der ikke er noget, der bliver glemt i en aftale.

Kontrakterne har selvfølgelig en livscyklus, hvor de vil være i en godkendt status, de kan ligge i en klaget status, og så kan du selvfølgelig også arkivere dem, så du kan bruge systemet både til at Læg dine kommende aftaler ind, dem du aktivt sidder og overvåger, fordi de er i en aktiv periode, men også de kontrakter, der er udløbet og som du giver en status som arkiveret, således at du har et historisk bibliotek over alle dine aftaler.