Calculatietype 'indirecte kosten' wordt 'overige'

Het calculatietype indirecte kosten, zoals we het nu kennen, verandert naar het calculatietype overige.

Dat lijkt misschien een gewone naamswijziging, maar daar zit meer achter qua berekening.

Doorheen deze powerpoint neem ik jullie even mee doorheen deze feature.

Als eerste zal ik een korte inzicht geven op de theorie, namelijk wat zijn de indirecte kosten, hoe zien wij onze indirecte kosten en waar in de Robo's bevinden ze zich.

Daarna ga ik het probleem schetsen.

Wat is nu de reden waarom het calculatiediepe indirecte kosten verdwijnt en vervangen wordt door overigen?

Ik zal het ook staven aan de hand van een concreet voorbeeld.

Ik neem één offerte en ik zal het verschil uitleggen tussen hoe het vroeger was en hoe het nu zal zijn, cijfer per cijfer.

Daarna een korte uitleg over de omzetting.

Wat gaan wij doen?

Welke offertes worden omgezet en welke offertes blijven ongewezigd?

En tot slot enkele aandachtspunten waar je best op let de komende weken.

Voor we effectief in de theorie duiken, wil ik jullie geruststellen, namelijk aan jullie verkoopprijzen zal er niks wijzigen.

Een bestaande offerte die er iets gemaakt is, die zal mogelijks omgezet worden door ons, maar enkel wanneer het totaal exclusief btw als de prijs van elke post exact hetzelfde blijft.

Dus jouw verkoopprijzen wijzigen niet, wat zal er wel wijzigen is jouw cijfers erachter, namelijk jouw kostprijs, jouw marge en je indirecte kosten.

Daar kom ik later op terug aan de hand van een concreet voorbeeld.

Dat betekent dus dat jouw offertenoverzicht die je ziet op jouw offerten mogelijks zal veranderen, als ook jouw projectfiche en jouw nakalculatie, die kunnen misschien wel andere getallen tonen.

Nu als eerste even terug naar de basis van de indirecte kosten.

Wat zijn de indirecte kosten en hoe zien wij ze?

Indirecte kosten zijn eigenlijk een bepaald budget dat je voorziet om jouw algemene werking te gaan betalen.

Dat kan bijvoorbeeld jouw kantoor, jouw administratie zijn, Eigenlijk, met andere woorden, kosten die je niet kan toewijzen aan één specifieke post of één project die je moet gaan doen, maar die kosten moeten uiteraard wel betaald worden, dus je wil ze gaan meerekenen in jouw prijs.

In Roboast voorzie je dat budget als een percentage bovenop jouw kosten die je maakt.

Je kan dat percentage instellen per calculatietype in de tab indirecte kostenmarge van jouw gecalculeerde offerte.

Zoals je hier ook ziet in de afbeelding die erbij staat.

Dit gaan we niet veranderen, dus dit principe van het toevoegen van je indirecte kosten aan de hand van een percentage, dit blijft werken zoals het vandaag de dag ook werkt.

Nu, waar zaten indirecte kosten en roebouws?

Dat zat op twee verschillende plaatsen.

Namelijk, jouw indirecte kostenmarge, waar ik het net over had, dat blijft bestaan.

Dit zit in het tabblad marges op de offerte.

Een tweede plaats waar het zat, was als een calculatietype.

Dus er bestond een calculatietye indirecte kosten en dit kon je op de onderbouw in een post in een gecalculeerde offerte selecteren.

Dus, Ja, dat is eigenlijk één lijn op een post met een eigen kostprijs.

Waarvoor werd dat gebruikt?

Voornamelijk voor kilometervergoeding, transport, huur van een bepaalde container.

Dit is net hetgene wat we nu gaan verwijderen en we gaan vervangen door een nieuw calculatietype, namelijk overruggen.

Nu, waarom is dat precies een probleem?

Dat was een probleem omdat je die lijn, die onderbouwlijn met indirecte kosten, ging gaan gebruiken als een gewone kost en je wou daarop vaak ook nog een marge nemen.

maar Robhuis zag dat volledige bedrag als een indirecte kost.

Zoals je ziet in het voorbeeld hier op deze slide, je had bijvoorbeeld een onderbouwlijn met indirecte kosten met een kostprijs voor transport van 100 euro en je wilde daar een marge van 50% op nemen.

Dat bracht op een totaal van 150 euro en die 150 euro werd volledig gezien als een indirecte kost.

Dus zowel het bedrag van de kostprijs als het bedrag van de marge werd door ons gezien als een indirecte kost.

Eigenlijk voor jou was van die 150 euro 50 euro winst, door die 50 euro marge die je genomen hebt.

Maar die winst werd in jouw overzicht een kost, doordat wij dat zagen als een volledige indirecte kost.

Dus jouw verkoopprijs naar jouw klant klopte wel, maar jouw cijfer erachter niet.

Dus jouw marge leek te laag, omdat die marge niet meegenomen werd als een winstmarge.

Jouw indirecte kosten zijn te hoog, want we zagen die 50 euro marge als een indirecte kost en jouw nakalculatie klopte bijgevolg ook niet zoals je het voor ogen had.

De oplossing is heel eenvoudig, we gaan dus de indirecte kosten verwijderen en we gaan dit vervangen door overige.

Het calculatietype overige gedreigt zich zoals materiaal en arbeid en materiaal en onderaanneming, zoals de andere calculatietypes dus.

Concreet betekent dat drie dingen.

Eén, de kostprijs van de lijn taalt als een effectieve kostprijs, dus die komt gewoon bij jouw totale kostprijs terecht.

Jouw marge die je op de lijn neemt taalt als een effectieve winstmarge en wordt niet meer gezien als een indirecte kost.

Dus van die lijn met calculatietype overige wordt er niets gezien als een specifieke indirecte kost.

Nu, gaan we een concreet voorbeeld uitwerken, namelijk we hebben één offerte met vier gegevens.

Dus jouw totale kostprijs van jouw materiaal bedraagt duizend euro.

Op jouw tabblad van de marges hebben we een indirecte kostenmarge op calculatietypen materiaal instellen van twintig procent.

Dat brengt ons dus op tweehonderd euro.

We gaan in de onderbouwlijn een indirecte kosten van transport toevoegen voor 100 euro.

En we nemen ook nog een keer 50% marge op alle lijnen, dus ook op de transportlijn van indirecte kosten.

De verkoopprijs gaat in beide gevallen 1850 euro zijn.

Dus wat de klant ziet, blijft altijd hetzelfde.

Wat verschilt er wel, is eigenlijk hetgeen de cijfers die achter dat bedrag zitten.

Dus zoals je hier bovenaan ziet, vroeger zagen we die 1000 euro als kost, zagen we de 350 euro zijnde van jouw indirecte kostenlijn en jouw indirecte kostenmarge als jouw indirecte kosten en hadden we dus nog 500 euro marge over.

Hoe gaat het nu zijn?

We gaan onze lijn van 1000 euro, dat zijn effectief onze kostprijs van ons materiaal.

Dan hebben we een nieuwe lijn, namelijk 100 euro van je kostprijs overige, die we dus hier zien, die 100 euro van je transport.

Dan hebben we 200 euro indirecte kosten.

Dit komt voort uit die 20% indirecte kosten die we hier nemen op ons materiaal.

Dus dat is eigenlijk die 200 euro die gezien wordt als indirecte kosten.

En dus hebben we een marge van 550 euro.

Die 50 euro extra komt eigenlijk als die marge die we nemen op onze kostprijs, op ons calculatietype overige, die op die manier extra meegetaald wordt en niet meer gezien wordt als een indirecte kost.

In het venster hieronder kan je ook de berekening zien van alles in vergelijking met vroeger tot nu.

Het grootste verschil zit dus inderdaad bij jouw totale kostprijs, jouw totale indirecte kosten en jouw marge.

Dus dit is nogmaals hoe Robous vroeger rekende.

We hebben onze kostprijs van het materiaal van 1000 euro.

We hebben onze indirecte kostenmarge die we via tabletmarge op de offerte instellen van 20% op materiaal, namelijk 200 euro.

We hebben onze transportlijn, dus het lijn met als calculatietype indirecte kost.

Daar gaan we het volledige bedrag met marge zien als een indirecte kost.

Dus eigenlijk de 100 euro van transport plus de 50% marge zijn de 50 euro.

Wordt dus gezien volledig als een indirecte kost.

En dan hebben we ook nog eens onze marge op materiaal zijn de 500 euro.

Dus dat brengt onze verkoopprijs op totaal 1850 euro.

Dus dit is hoe het vroeger was.

Dan gaan we nu even stilstaan bij hoe het nu is.

Dat zijnde ons kostprijsmateriaal van 1000 euro, onze kostprijsoverige van 100 euro, onze indirecte kostenmarge, die 20% op materiaal is 200 euro, onze marge op materiaal is 500 euro, dus eigenlijk de 50% marge op jouw kostprijsmaterial en we hebben ook nog onze marge op overige 50% en dat is dan eigenlijk die 50 euro van jouw 100 euro die we over hebben.

Dus we hebben hier een verkoopprijs van 1850 ook, dus dat blijft hetzelfde, alleen hebben we een lagere indirecte kosten en hebben we dus ook een hogere marge.

Zetten we de cijfers nu dus naast elkaar, dan zal je zien, zoals ik zeg, dat we 50 euro meer marge hebben, dus onze winstmarge stijgt en we hebben dus ook minder indirecte kosten.

Dit is het overzicht van de offerten zoals het er vroeger uitzag, dus als je naar het tabblad overzicht gaat op jouw offerten dan kreeg je daar eigenlijk een totaal beeld van wat je allemaal hebt van kosten in jouw offerten en van marges.

Dit was hoe het vroeger was, dus hebben we hier rechts onze marge, onze kostprijs van het calculatietype die in onze offerten staat en we hebben ook nog onze indirecte kosten.

Dit is hoe we het nu zien, dus we zien hier nog effectief een extra kostprijs van overigen.

Dus tonen we eigenlijk concreet betere cijfers dan bij de vroegere overzichten.

Het blokje in jouw project van financiële planning verandert uiteraard ook mee.

Wat is het grootste verschil tussen vroeger en nu?

Dat is dat jouw gebudgeteerde indirecte kosten gaan dalen van 350 naar 200 en jouw netto resultaat zal dus stijgen met exact hetzelfde bedrag zijnde van 400 vroeger naar 550 nu.

Jouw kosten, jouw opbrengsten en jouw bruto resultaat blijven hetzelfde.

Het is uiteindelijk maar enkel het netto resultaat dat zal veranderd worden.

Ook in het projectenoverzicht verschuiven de kolommen mee.

Dit is de bovenste is hoe het er vroeger uitzag en dit is hoe het nu is.

Dus ja, zoals dat ligt in lijn met de andere aanpassingen.

Jouw gezatte kosten gaan van 1350 naar 1300, dus die 50 euro marge wordt niet meer meegerekend.

Jouw gebudgeteerde marge gaat ook een klein beetje omhoog en jouw indirecte kosten gebudgeteerd gaan van 350 naar 200.

Ook jouw prognoses zullen meeschuiven afhankelijk van de cijfers.

Nu, wij gaan uiteraard ook een migratie zien.

Moet je daar zelf iets voor doen?

Voor het grootste deel niet.

Dus de omzetting gebeurt automatisch door ons op vier verschillende plaatsen.

Dus jouw offertes, elke onderbouwlijn met het type indirecte kosten, zal veranderen naar overige en de totalen van de offerten worden herberekend.

Maar we hebben hier uiteraard ook een veiligheid ingebouwd.

Dat zal enkel gebeuren als het totaal exclusief BTW en de prijs van elke post exact gelijk blijft.

Je zal de omzetting ook altijd terugvinden in de auditlog van de offerte en zal je dus ook op die manier kunnen raadplegen.

Een tweede plaats zijn de artikelen.

De artikelen met calculatietype indirecte kosten zullen omgezet worden naar artikelen met calculatietype overige en dat is ook van toepassing voor alle lijnen in de samengestelde artikelen.

Een derde plaats is de prijsgroepen.

Daar worden alle regels voor indirecte kosten regels worden voor overige.

En ook op je budgetaanpassingen, dat zijn de aanpassingen die je op de prognose van een project doet, worden de indirecte kosten omgezet naar overige kosten.

Nieuwe lijnen die je toevoegt kan je nu enkel nog als overige aanmaken en de indirecte kosten zal niet meer in de keuzelijst staan.

Met de migratie zijn er twee soorten offertes waar we effectief volledig van gebleven zijn, dus die ongewijzigd blijven.

De eerste zijn alle offertes waarop er directe kosten gekoppeld zijn, dus via het tapje directe kosten, en waarbij de instelling afhankelijk van de prijs geactiveerd is.

De reden waarom we deze offertjes niet meenemen is omdat bij deze combinatie de prijs per post eventueel zou verspringen.

Het totaal van uw offerten blijft wel gelijk, maar de prijs per post niet.

Dus daarom zouden de prijzen niet meer kloppen als je die offert al verstuurd heeft.

Dus gaan we die niet gaan omzetten.

De tweede, als offert is waarbij de omzetting de prijzen toch zou wijzigen, bijvoorbeeld door afrondingsverschillen en het totaal van de post blijft niet exact gelijk, dan gaan we de offerten ook niet aanpassen.

Dus dan blijft de offerte ook volledig hetzelfde.

Zo weet je dus dat de offerte die bij de klant ligt exact hetzelfde blijft als degene die in robouw staat.

In die twee gevallen gaan we dus altijd het lijntype nog altijd op indirecte kosten laten staan en de berekening zal blijven zoals vroeger.

Mocht je die toch zelf willen omzetten, dan kan je dit uiteraard doen door ze op overige te zetten.

Dan hebben we hier nog enkele zaken om bij stil te staan, namelijk het tabblad marge.

Dus er komt een veld marge overige bij bij de standaard marge en een percentage voor overige bij de indirecte kostenmarge.

vul ze in als je overige lijnen automatisch een marge of indirecte kostenmarge wil geven.

Als je ze leeglaat, dan is dat net zoals andere andere calculatietypes, dan zal er effectief niets veranderen.

Een tweede, je weergaven, rapporten en exports.

Dus alles wat op totale kostprijsmarge of indirecte kosten gebaseerd is, zal andere cijfers tonen voor omgezette offertes en hun projecten.

Vergelijk de cijfers van voor en na de omzetting niet zomaar met elkaar.

Een derde is jouw nakalculatie en dat is nu misschien wel het goede nieuws.

Gebudgeteerde en gerealiseerde indirecte kosten zijn nu wel vergelijkbaar.

Dus je budget en indirecte kosten liggen lager dan vroeger en dat is het verschil, zit nu waar het hoort, namelijk in jouw kosten en in jouw margins.

En een vierde puntje voor alle mensen die API gebruiken.

Overal waar je het calculatietype meegeeft of uitleest, gaan we nu ook de waarde other in plaats van cost gaan voorzien.

Dus bij artikelen, bij prijsgroepen, bij onderbouwlijnen van een post en bij de budgetaanpassingen van een project.

Nu hier nog even kort een overzicht van welk type kies je wanneer, maar ik denk dat alles in principe doorheen deze PowerPoint duidelijk was, maar dit kan je nog even nalezen als je dat wil.

Dat was het dan, dus even samenvatten, het calculatietype indirecte kosten op een onderbouwlijn gedraagt zich, wordt dus overige en zal zich hetzelfde gedragen als elk ander calculatietypen, namelijk jouw kostprijs is jouw kostprijs en jouw marge wordt gezien als een winstmarge.

Jouw verkoopprijzen zullen dus niet wijzigen, enkel jouw cijfers achterliggend zullen veranderen.

Mocht je hierover nog concrete vragen hebben, mag je uiteraard contact opnemen met onze support en zij zullen jou met plezier verder helpen.

Dankjewel om te kijken.